某物业园区资料管理措施

某物业园区资料管理措施

物业园区资料管理措施

(1)工程资料

1)要求标准

①分门别类地接收整套(房屋、设施、设备、绿化等)接管验收资料,填写相关表格。

②每年年底对整套资料进行一次核对。

③资料由管理员负责,专人管理。

④借用、归还资料必须登记。

2)管理内容

所有工程技术、维修、改造资料,各种竣工图、各类设施设备使用、说明等资料、施工管线图及交接验收记录等。

(2)业主资料

1)要求标准

①每年年底核对一次,及时更新业主信息。

②资料由专人管理。

③建立业主档案目录。

④借用、归还资料必须登记。

2)管理内容

①《业主基本情况登记表》。

②《房屋交付验收清单》。

③《交付物品清单》。

④《领房手续书》。

⑤《装修前验收表》。

⑥《装修管理协议》。

⑦《装修检查表》。

⑧《业主意见征询表》。

⑨与该业主相关的资料。

(3)财务资料

1)要求标准

①保密性。档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

②除公司领导、公司财务负责人外,任何未经物业服务中心经理同意,他人不得查阅管理中心帐务。

③管理中心帐本隔年上交公司存档。

2)管理内容

财务相关资料。

(4)文件资料

1)要求标准

①收到、发出文件后进行留底存档。

②组织员工学习(经理负责)、传阅。

③受控文件对外保密。

2)管理内容

①外来文件。

②受控文件。

③公司发文。

④管理中心的申请、报告。

⑤管理中心致业主函。

⑥管理中心致开发公司函。

⑦管理中心致其他部门函。

(5)其它要求

①各类档案必须注意保密,各种档案未经许可不准外传、外借和随意翻动。

②文件、档案收集后,应编制档案目录按目录分类装订存放。

③每天应清理来往文件、各种档案,以免资料堆积。

④装订文件、档案要按序排列,每年2月份前将前年档案装订、归档。

⑤归档要注意整洁、资料分类能随手而得,避免盲目的查找。