天中花园业主入住管理方案

天中花园业主入住管理方案

中天花园业主入住管理方案

1筹建物业服务中心

为了使今后能有序地对物业进行管理,在物业正式交付使用前,物业管理公司将设计物业管理模式,制订相应的规章制度及编制有关文件,印制各种证件,进行机构设置、人员聘用、人员培训等前期工作。

*筹建物业服务中心,建立组织架构、岗位职责及人员配备,

*制定管理公约、物业使用须知(或称物业手册)、装修管理办法、入伙手续表、房屋验收表、业主信息表等,

*制定入伙的各项程序及收费项目,

*与开发商约定业主收楼验房的操作和整改程序,

*制定业主或使用人收楼后进行二次装修的管理规定,

*招聘或选聘物业管理人员,

*制定物业管理内部运作的各项文件和规章程度及人员考核标准,

*筹备社区管理网络各项工作,

*制定物业管理各项达标目标计划,并组织实施。

2入住管理

规范业主入住和装修管理,确保业主顺利入住,保障公共设施、共用设备的正常使用,楼宇安全和房屋外观统一美观。

3入住资料准备

*根据小区的实际情况编写和印制《住户手册》,《消防安全责任书》、《入住通知书》,

*《入住通知书》的内容要求列明物业服务中心办公地点,业主办理入住手续时应带的资料,证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。

*印刷以下各类入住表格:

-《(业主)领用登记表》

-《装修申请表》

-《住宅使用说明》

-《住宅质量保证书》

-《钥匙领用登记表》

-《入住验房表》

-《入住登记表》

4入住环境布置

*区内环境

-入口处挂欢迎横幅,插彩旗,营造热烈的气氛。

-插指路牌,由入口处到物业服务中心,指路牌表明“中天花园物业服务中心”字样。

-入口处表明物业服务中心的办公地址和办公时间。

*物业服务中心办公环境

-摆放花盆、盆景给人以隆重喜庆的感受。

-张贴醒目的“办理入伙手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”。

-管理人员着装整洁,精神饱满。

-办公室内资料摆放整齐有序。

5入住流程

*发出入住通知

客户服务部依照项目物业服务中心办公会议设定的时间,向业主发送入住通知,内容包括:

-《关于办理入伙手续的通知》。

-《致广大业主信》

业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到物业服务中心办理入伙手续,如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客户服务部应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续,超过规定期限未办理入住手续的,客户服务部应将情况向物业经理汇报决定是否再发函催办。业主办理入住手续须带以下证件:

-《关于办理入伙手续的通知》。

-《购房合同》原件和复印件各一份。

-业主的身份证原件及复印件各一份,一寸彩照每人各两张。

-单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份。

-委托他人办理的,须带业主委托书。

*办理入住手续

管理员在办理业主入住手续时,应首先对以下证件进行检查:

-《购房合同》原件。

-业主的身份证原件。

-单位购房的还须检查其单位营业执照副本。

-委托他人办理的,还须检查业主的委托书。

检查无误后,管理员将《购房合同》原件,业主的身份证原件,单位营业执照副本返回业主,证件复印件及业主委托书存入档案。

将业主提供的照片中的一张贴在《业主情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。

*交纳入住费用

客户服务指引业主到财务部交纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据,一般情况下,入伙费用包括以下项目:

-煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费

-有线电视初装费,属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费。

-装修垃圾清理费。

-管理费:预收一年物业费等。

*验房收档

-客户服务在业主交完入住费用后交于工程部,由工程部带业主验收房屋,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入伙验房表中》。

-房屋经验收合格的,管理员应请业主在《业主入伙验房表》中签字确认。

-验收中发现问题,应立即协商整改。

-整改完毕,再通知业主二次验收,二次验收不合格的,由客户部跟踪改进,至合格为止。

*发放钥匙

-业主收楼无问题,根据业主要求,由事务部将钥匙全部交给业主。

-业主收楼有问题,事务部将钥匙交给业主的同时,征得业主同意后留一把大门钥匙,以供整改时使用。

-业主领取钥匙时,应在《钥匙领用表》中签字。

*签署《管理公约》和《消防安全责任书》。

-管理员将《管理公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主并请业主详细阅读。

-请业主签署《管理公约》、《消防安全责任书》。

-管理员将签署后的《管理公约》、《消防安全责任书》其中的一份存入业主档案,另一份随其他资料交业主保存。

*资料发放:管理员将以下资料发给业主保存:

-《住户手册》。

-《服务指南》。

-签署后的《管理公约》。

-签署后的《消防安全责任书》。

-《住宅使用说明》。

-《住宅质量保证书》。

*开通水电