物业管家服务中心文书管理规定

物业管家服务中心文书管理规定

山庄管家服务中心文书管理规定

1.0目的

规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

2.0适用范围

适用于zz山庄管家服务中心的文书管理工作。

3.0职责

3.1管家服务中心经理助理负责本中心文件的拟制和审核。

3.2管家服务中心经理负责所有管家服务中心文件的复核并报公司领导审批,负责对客服务文件的审批。

4.0程序要点

4.1公文格式

4.1.1公文种类。根据物业管理服务特点,引入以下公文类别:

上行文:请示、报告、计划、总结;

下行文:批复、决定、通知、通报;

平行文:函、会议纪要。

4.1.2文件标题

a)发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;

b)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。

4.1.3发文字号。简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容:

a)根据发文顺序及发文时间对文件编号;

b)管家服务中心文号作以下统一规定

如:zz发[2006]009号,是指zz山庄管家服务中心2006年发的管家服务中心第9个文件。

c)文号统一使用5号字体,放在文件标题下一行的居中位置;

d)管家服务中心文号由管家服务中心经理助理统一编号。

4.1.4秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必须在文件左上角位置注明'秘密'或'绝密'字样;

c)急件必须在文件的左上角位置注明'急件'字样。

4.1.5主送机关。是用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关:

a)应放在文号下方,正文之上,专行顶格,用冒号':'结尾;

b)主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间应顿号'、'隔开;

c)一般情况下,选择小四号宋体字。

4.1.6正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:

a)正文文字一律从左至右横排;

b)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开始空两个中文字符空格;

c)正文字体与主送机关保持一致。

4.1.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:

a)如果该文件有附件的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明'附件:×××'字样;如果附件较多,还须编上序号1、2、3……末尾用分号,最后一个附件用句号结束;文件无附件的,无须注明;

b)要写明附件的全称;

c)附件字体与正文相同。

4.1.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;

b)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,应在其上面加注一行'此页无正文'字样;

c)落款字体与正文相同。

4.1.9日期

a)一般应写发文日期;

b)会议通过的文件写会议通过的日期;

c)重要的文件应写签发的日期;

d)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10盖章。是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效和的标志,一般情况下文件都应加盖印章:

a)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手登记;

b)印章应盖在落款和年月日中间,即'骑年盖月'位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的页面部分,位于末页下端,包括:抄送机关、印刷机关、印刷份数等内容:

a)公文文尾与文件日期中间应有间隔,一般需用一条直线分割以示区别;

b)公文文尾字体与正文相同,另行顶格;

c)抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关,再写抄送机关;

d)印刷时间指开印的时间,印刷机关和印刷时间排在一行,通常用两条黑色横线夹住,与版头摇相呼应;

e)印刷份数指的是印刷的总份数,位于底线的偏右位置。

4.2发文办理。包括交拟、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等一系列工作:

4.2.1交拟和拟议

a)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员;

b)拟稿人员接受任务后,对所要撰写的文书进行酝酿和构思:

--深入领会意图,掌握其精神实质;

--注意提炼观点,选择材料;

--安排文稿的结构、搭好文件的骨架;

--如果对原交拟意图不清或需要有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自作主。

4.2.2撰写与审核。 (正规文件须打印,拟稿人进行校对):

a)拟稿人在拟议的基础上,按照拟议的设计撰写文稿,撰写时应注意;

--不与国家法律、法规相违背;

--把握各种文书的特点、规律和写作方法;

--坚持观点与材料相统一。

b)交拟人对拟稿人的文件进行审核:

--审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟愿意,是否违法;

--所提的任务、措施或方法是否切实可行;

--所规定的步骤和期限是否恰当;

--主送和抄送单位规定的是否恰当;

--文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确;

--发文符合标准的,管家服务中心发文由管家服务中心主任在《公文处理单》上签署审批意见后发文。

4.2.3签发:

管家服务中心发文:管家服务中心经理对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语;同意签发的,注意'同意发文'字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还相关部门或拟稿人重新撰写。

4.2.4盖章和发放:

a)盖章部门管理人员(一般为行政人事部经理/管家服务中心经理)依据总经理签准的意见加印:

--总经理未签准的公文一律不能盖章;

--盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;

--须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);

--对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

b)发放。发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全:

--发文登记:由管家服务中心经理助理将要发放的文件进行登记后,依据发送范围(包括:主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《文件发放登记表》;

--采用快捷方式(电子邮件、信件或亲自送达)发放文件,并落实收到情况;

--将发放情况登记在《文件发放登记表中》;

--次年2月底将当年的《文件发放登记表》与所发文件底稿移交档案室保管;

--重要文件接收方需签收。

4.3收文办理。一般包括:收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。

4.3.1收拆。指文书的收进和拆封:

a)管家服务中心经理助理为收拆工作的主要负责人;

b)凡封套上写明由管家服务中心收启的由管家服务中心经理助理拆封;写明为具体部门或具体人收启的信,由收信部门/人拆封,拆封时应注意:

--检查信封内文件是否齐全,发现问题,要做出必要的记载和及时处理;

--取净封内的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门经理拆封。

4.3.2登记:

a)凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文,都要登记;

b)以下文件无须进行登记:

--各种无机密性的出版物;

--一般性的简报、资料;

--告知性的广告;

--事务性的便函等。

c)文书管理人员(一般为管家服务中心档案资料管理员)将文件登记在《收文登记表》内,内容包括:总流水号、收文日期、发文机关、发文标题、发文字号、发文日期、份数、处理情况、备注等,登记时应注意:

--要将收到的文件编列总流水号,每年编一次;此编号应与《收文登记表》上的总流水号相同;

--需要办复的文件,还要填写《公文处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理;

--字迹要清晰整洁;

--及时登记,不错登、漏登、积压。

4.3.3拟办与批办:

a)拟办是对收文如何处理提出初步意见,供领导或业务部门经理审核裁决;

--拟办工作一般由管家服务中心经理助理或部门主管办理;如果来文内容专业性很强,也可以直接由相关部门经理拟办;

--拟办时要仔细阅读来文,同时要掌握本机关各部门的职责范围、业务分工和工作情况;

--拟办意见要准确恰当,明确具体,切实可行,简明扼要。

b)批办是管家服务中心经理针对拟办意见作出的批示意见:

--属管家服务中心文件的,由管家服务中心经理批办;

--批办意见应当比拟办意见更明确、具体、肯定;

--对拟办意见中内容不全面、不妥当的地方,应加以补充和修改;

--要求几个部门合办的,应指明由哪个部门牵头主办;

--需要传阅的,应当写出传阅的对象和范围;

--需要传达贯彻的,应写出由谁传达和传达范围;

--如果拟办意见有两种以上方案,批办时应有所裁决。

4.3.4承办和传阅:

a)承办是有关部门根据批办意见对收文的处理。包括办文与办事两种情况。办文是整理文字材料、制发文件;办事是以实际行动落实收文内容,如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等;

--承办时应认真阅读来文和批办意见,有时还要提出承办方案送有关领导审核指示后再着手办理;

--属本部门独立承办的,要及时认真办理,不能推诿、拖拉;

--由本部门牵头主办的,应准备好有关文件和办理意见,主动与有关部门协商,整理、综合协商意见,报送有关领导审批;

--承办完毕,把承办情况填写在《公文处理单》的'处理结果'栏内,并签署姓名及日期。

b)传阅工作一般由公司行政人事部或管家服务中心经理助理办理:

--安排传阅应先主后次,对主要领导、主管经理应优先安排阅读;

--传阅范围要适当,不能随意扩大或缩小;

--各阅读人收退文件均应直接与行政人事部或管家服务中心经理助理联系,切不可在阅读人之间传递和交接;

--阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

4.3.5催办包括对内催办和对外催办两种情况:

a)催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办、用催办单催办等;

b)催办时应注意催办的时机和方式,讲究礼貌,表示对对方的信任和尊重。

4.3.6归档:

文件办理完毕后,由行政人事部文员或管家服务中心经理助理将文件报档案室按《档案管理规定》办理归档工作。

5.0相关支持文件

5.1印章管理规定

5.2档案管理规定

6.0质量记录

6.1qp-01-08-f001 公文处理单

6.2qp-01-08-f002 文件发放登记表