大学后勤服务集团进一步加强物资财产管理规定

大学后勤服务集团进一步加强物资财产管理规定

大学后勤服务集团关于进一步加强物资财产管理的规定

本办法所指物资财产是固定资产、低值易耗品和材料的总称。总公司的物资财产是保持正常生产、工作的基础,是保证总公司各项管理工作及生产经营活动顺利进行的必要条件。为进一步做好总公司物资财产管理规范化工作,特制订本办法。

一、总则

总公司物资财产管理必须认真做好物资财产的计划、采购、验收、保管、使用、保养、检修、更新和核算等工作,达到供应好、消耗低、费用省的目标。总公司所有固定资产、低值易耗品及材料(包括学校购买、总公司或部门自行购买、捐赠、调拨的)均纳入物资财产管理范围。

(一)物资财产管理的原则

1、服务原则

以灵活多样的方式将品种规格齐全、数量合理、质地优良的物资财产及时、有效地供应给各部门,以促进工作。

2、效益原则

在物资财产的购置、验收、使用、维护、报废过程中,必须加强计划管理、经济核算,使物资财产充分发挥效益。

3、制度原则

实行规范的企业物资财产管理,制订符合总公司实际的物资财产分类、管理目录和编号,实行物资管理部门、财务部门和使用部门相结合的物资财产管理体制,做到分工明确,各司其职。

(二)物资财产管理的范围和分类

1、固定资产:指能够独立使用一年以上且单位价值较大,在使用过程中保持原有物质形态的资产。包括房屋及建筑物、机电设备、电子设备、办公设备、家具等;

2、低值易耗品:是指单位价值较低或使用年限较短,但一般在一年以上不做固定资产管理的办公文具、柜台、清洁卫生用品、餐具等;

3、材料:指使用后就消耗或逐渐消耗而不能复原的物质资料,主要包括原材料、燃料、辅助材料、修理备用件等。

(三)物资财产管理要点

1、固定资产

①固定资产的采购、保管、记账、付款工作,应由不同人员担任;

②固定资产的添置申请、采购验收、报废清理、内部转移、调拨出租要由相关部门审核批准;

③固定资产增减变动要及时向有关部门反映并及时记账;

④建立统一的固定资产目录、明细账和卡片,做到账、卡、物相符;

⑤加强固定资产的日常管理,对闲置的固定资产及时办理封存和申报手续,并及时反映给资产管理部门;

⑥组成资产核查小组,定期盘点,对盘盈、盘亏、毁损等情况要查明原因,分清责任;

⑦正确计算折旧,与各部门经营情况、成本核算挂钩。

2、材料及低值易耗品

①材料及低值易耗品的申购、采购、验收、付款、记账必须由不同的人员担任;

②采购员应按照批准的采购计划进行采购,不得擅自改变采购内容;

③材料及低值易耗品的验收要严格,根据采购计划逐项验收,一经验收,一般不得提出退货、更换等要求;

④发票价格、运输费、税款等,必须凭证齐全,并与合同复核无误后方可办理结算、支付货款,如有退货,应从原发票中扣除后办理结算;

⑤货款必须通过银行办理转账,除财务明确规定的情况外,不得以任何借口支付现金或现金支付,特殊情况应经相应授权后方可使用;

⑥纳入配送仓库或部门二级仓库管理的材料及低值易耗品,应由专人负责,按财务要求做好材料的入库、出库、领用、发放、保管、周转记录,做到有数据、有凭据、有手续、有制度;

⑦对库存材料及低值易耗品规定合理的贮存定额,对超储积压的材料要积极处理,加速资金周转;

⑧500元(含500元)以下的仓库材料及低值易耗品的报废、报损,由部门经理审批,500元以上由总经理审批;

⑨各级仓库要建立定期实物盘点制度,财务结算中心会同配送中心建立实地抽查制度。

3、总公司所有涉及物资资产管理的人员,在采购配送、验收保管、使用维护、成本核算各环节均应严格执行各项规章制度,规范操作,廉洁奉公,恪尽职守,密切配合,切实做好总公司物资资产管理工作。

二、固定资产管理细则

(一)管理范围

1、能够独立使用一年以上的房屋、建筑物、机器和机械运输工具及与经营服务有关的设备、器皿、工具等;

2、能够独立使用两年且单价在1000元以上(含1000元)办公设备及所有家具或大批同类物资。

(二)分类

本细则所称固定资产包括房屋及建筑物、仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、文体设备、工具量具和器皿、家具、行政办公设备、被服装具等十六类。

(三)管理部门

总公司办公室代表总公司负责整体管理事务;各使用部门承担具体使用、保管、养护等日常管理责任。

(四)计划与申购

1、每年年底各部门上交申报计划,大型贵重设备需提交论证报告,由办公室汇总,经总公司办公会讨论确定全年设备添置计划;

2、固定资产的申购应由使用部门根据总公司批准后的设备添置计划填写资产设备申购单,明确申购原因、用途及经费开支渠道,经总经理审批后由配送中心统一购买。与申购单上资产名称、品种、型号、价格不符的,需重新办理申购手续。

(五)经费开支

总公司出资,以计提折旧方式纳入各部门经费,逐月逐年回收成本。

(六)折旧年限及折旧方法

1、快速折旧法。除土地、房屋外一般以五年为折旧年限,按月等额计提折旧;

2、平均年限折旧法。按固定资产不同类别、不同使用年限按月等额计提折旧;

3、根据各部门上年末资产总额的百分比计提;

4、使用部门与财务结算中心协商具体折旧方法,报经领导同意后实施。

(七)固定资产的计价

1、学校拨入的固定资产以评估价为计价依据;

2、购入的固定资产,按买价加运输费、包装费、安装费及税金等计价;

3、自行建造的固定资产,按造价或决算价计价;

4、改扩建的,以原固定资产价值,加上用于改造、扩建而发生的支出,减去改扩建过程中发生的变价收入后的余额计价;

5、盘盈的固定资产,按照同类固定资产的重置价值计价。

(八)固定资产的验收

1、资产、设备到货后一周内,使用部门应组织有关人员进行验收,并办理相关手续,一经验收,一般不予退货;

2、超过一周未办理验收手续的,按已验收办理。

(九)固定资产的入账

1、总公司办公室根据《高等学校固定资产分类及编码》对总公司购买的每件固定资产进行编号,并填写一式四联资产设备入库单,一联由办公室按品名登记固定资产明细账和卡片,一联随发票交财务结算中心办理付款手续并做好固定资产的总账,一联交使用部门做好部门固定资产明细账,一联备查;

2、学校承担出资购买的固定资产,总公司办公室及各部门仍需登记明细账,原则上不记总账、不计提折旧。

(十)固定资产的维修

1、日常检修(含零修)的经费由各部门自行开支。数额在200元以上的,可分摊进入成本,但不得超过十二个月。报办公室备案;

2、大修要上报总公司办公室,经批准后进行,纳入固定资产原值,以折旧方法回收成本。

(十一)固定资产的日常管理

各部门应有明确的资产管理负责人,由专人负责资产的使用、维护保养、维修处理、内部调拨、报失、报废等。日常管理工作因工作变动需更换保管人的,应及时办理移交变更手续。

(十二)固定资产的出借、调拨

1、固定资产的出借,必须由总公司办公室初核,明确借用期,总经理审批后方可出借;

2、使用部门间固定资产的调拨需由调出单位填写“固定资产调拨单”,并经调入部门签字验收办妥交接手续。

(十三)固定资产的报废

1、因自然损耗而无法使用的固定资产,由使用部门填写报废审批表,报总公司办公室,经总经理审批后予以报废处理(学校出资的报学校处理);

2、因使用不当造成无法修复或遗失、被窃需报废、报失的,使用部门报分管副总审核,经总公司办公会讨论,明确责任后办理报废手续。

(十四)固定资产的清查盘点

1、每季度末,财务总账与办公室登记明细账进行核对,办公室登记的总明细账与部门明细账核实;

2、总公司领导,部门负责人,办公室、财务、配送等相关职能部门人员组成的核查小组,每年对固定资产的实有数与账面数进行核查;

3、对核查中发现的盘盈、盘亏查明原因,报领导审查批准后调整账面金额。对核查中发现的保管不善、使用不当、修理不及时等情况,将追究部门责任人及保管人责任。

三、低值易耗品管理细则

(一)管理范围

单位价值在200元以上1000元以下,使用年限一年以上,不属固定资产管理的办公文具、柜台、清洁卫生用品、餐具、办公家具等。

(二)分类

1、经营服务类低值易耗品,如电扇、脱水机、微波炉、货架、餐具、一般维修工具等;

2、管理类低值易耗品,如办公用品、电话机、文具、计算器、办公桌椅、饮水机等。

(三)管理部门

1、总公司办公室负责对低值易耗品进行审核监督,做好登记管理工作;

2、使用部门建立低值易耗品的进出领用登记账和日常管理工作。

(四)申购

使用部门填写低值易耗品申购单,注明名称、型号、价格、摊销期限,经分管副总审批同意报总公司办公室,由配送中心定期编制购置计划并组织采购。

(五)验收

配送中心会同使用部门有关人员进行验收,并办理相关手续,一经验收,一般不予退货;

(六)领用

1、使用部门领用低值易耗品应填写一式三联的低值易耗品入库单,一联报总公司办公室专门登记,归口管理,一联报财务做入账处理,一联供使用部门备查;

2、对各类专用工具的领用,应建立登记领用制度,明确领用及归还日期、领用人、审批人等。

(七)摊销方式

1、原则上采用一次摊销法,直接计入各部门成本或费用;

2、一次性进入费用过大,会影响当期损溢发生较大波动的,可采用分期摊销法(一年内);

3、各部门可以根据自身工作特点选择摊销方式,形成制度后在同一会计年度内不予变动。

(八)报废

1、使用部门填写低值易耗品报废单,总公司办公室根据报废单进行检查和核对;

2、财务部门计算报废品的已提摊销额和应补提的摊销额,及时进行账务处理,并及时收回报废残值。

(九)清查盘点

1、使用部门有专人负责低值易耗品的日常管理,进行定期或不定期的盘存;

2、总公司办公室对各部门的低值易耗品使用情况和数量进行实物与登记本的核实。

四、材料(含库存材料)管理细则

(一)材料的分类

按材料在生产经营活动中的作用分为:

1、原料,指经过加工后构成产品主要实体的各种材料;

2、辅助材料,指虽不能构成主要实体但与主要材料使用密切相关的各种材料;

3、燃料,指经营过程中产生能量转换的物资;

4、修理备用件,指用于修复各种物资设备的零配件;

5、其他材料。

(二)材料的采购

根据总公司[2001]第16号文件《配送管理暂行办法》的规定,使用部门根据工作需要填写申购单,注明品种、规格、数量、用途、价格等,经符合财务管理的审批程序,由配送中心坚持适用、经济和标准化原则组织采购。配送中心根据库存物品情况,经使用部门同意后,可用仓库内相应的闲置材料替代拟采购物品,以加速库存流通。

(三)材料的验收

1、入库保管的材料由仓库保管员负责验收,直接交给使用部门的材料,由使用部门验收;

2、验收时必须对实物验质、点数或过秤,仔细检查所收到的材料是否与进货凭证相符,对质量不好、数量短缺以及与申购单不符的,应拒绝接受;

3、填写入库单应注明材料的品名、数量、单价和金额,交财务结算中心办理入账手续,如从集贸市场购买或个私经营户定期送上门的材料,进货凭证经采购人、验收人签章,交由配送中心于月底统一填写汇总入库单,财务结算中心凭此办理入账手续;

4、材料经验收入库后一般不得再提出退货、更换等要求。

(四)材料的领用

1、各部门领用材料必须填写出库单或内部调拨单,并要有保管员、领用人、审批人的签字,经审核无误后发放;

2、鲜活原材料经保管员验收后直接使用,进货凭证代替出库单;

3、在材料领发中,应坚持“先进先出,后进后出”的原则。

(五)库存材料的保管

1、进库的材料要按性能、用途和保管要求进行科学分类存放和保管;

2、公司的各种材料应由专人负责,尽可能集中保管,以防止材料流失;

3、仓库管理员应熟悉材料的特性,根据仓库的温度、通风等因素,考虑存放时间,做好防潮、防霉、防水、防爆等工作。

(六)库存材料的核算

配送仓库及部门二级仓库按永续盘存制建立数量、金额材料明细账,根据出入库单记录库存材料的进、出、存动态。

(七)库存材料的盘点

1、各级仓库须每月盘点,随时掌握库存材料的变动情况,月末做好盘存表上交财务结算中心;

2、财务结算中心协同配送中心每月进行实物抽查核实,包括账面数与实存数有无错误、有无超储积压损坏变质、安全措施是否到位和库房设备有无损坏等;

3、对抽查发现的问题,如盘盈、盘亏、毁损或其他各种损失,分析原因,明确经济责任,个人造成的损失应由个人赔偿,部门管理不善造成的损失追究部门经理的责任。

(八)库存材料的损耗

根据以往资料或仓库管理人员实际经验合理确定材料损耗度,并报经总公司同意后执行。经营部门的损耗计入经营成本。