检疫局档案工作管理办法

检疫局档案工作管理办法

检验检疫局档案工作管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强*检验检疫局(以下简称'*局')档案管理工作,充分发挥档案在检验检疫工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)的有关规定,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指本局在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录(文书、科技、会计、声像等各类档案)。它是检验检疫系统机关职能活动的重要查考依据。

第三条 *局的档案工作,是维护本局历史真实面貌的重要工作,是机关工作的组成部分,对提高工作效率和质量有重要作用。

第四条 *局档案工作实行统一领导,分级管理的原则。在工作活动中形成的档案均由局档案室统一管理。*局档案工作受国家质检总局和*省档案局的指导、监督和检查。

第五条 档案室必须加强对档案工作的领导和科学管理,建立健全各项规章制度,提高工作质量,保证档案工作的规范性、系统性和延续性。

第六条 对在档案工作中成绩显着的单位和个人,应给予表彰和奖励;对工作失职,造成损失的,要追究责任,给予一定行政处罚,构成犯罪的,按《档案法》有关法律责任的规定进行处理。

第二章 档案工作机构和职责

第七条 *局档案室负责指导、监督、检查局机关及下属各分支机构档案管理工作,各分支局、企事业单位应配备专职或兼职档案人员管理本单位的档案工作。

第八条 档案工作的基本任务是:

(一)宣传贯彻《档案法》及有关规定,提高干部职工的档案意识及档案工作管理水平。

(二)负责管理*局的全部档案,建立科学的管理制度,做好档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索及编研工作,积极提供利用,为检验检疫各项工作服务。

(三)指导文书或业务部门文件材料的立卷归档工作,并按规定时间向档案室移交。

(四)对分支机构的档案工作进行指导、监督和检查,负责对专兼职档案人员的业务技能培训。

(五)加强档案现代化建设,负责档案数据库的建立、完善和维护。

(六)进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案提出存毁意见。

(七)收集、整理、保管与本局工作活动有关的参考材料。

(八)贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案安全。

(九)定期向档案馆移交档案。

第九条 各级档案人员要坚持党的路线,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,刻苦钻研业务知识,努力提高政治思想觉悟和业务水平,以保证档案工作的顺利进行。

第三章 文件资料的立卷、归档

第十条 *局在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料,均由文书人员收集齐全,分类整理、立卷,按规定时间(次年第二季度)向档案室移交,集中统一保管,任何单位或个人都不得将应归档的文件资料据为己有。移交档案资料时应填写*检验检疫局档案移交清单(见附件1)。

第十一条 文书人员应在次年五月底前将上一年度应归档的文书档案移交档案室;其他门类和载体的档案接收,按有关规定执行。

第十二条 文件整理原则是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)归档文件以件为整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

(三)归档文件应按件装袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

(四)分类。归档文件采用年度--机构(问题)方法分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

(五)排列。归档文件应在分类方案的最低一级目录内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(六)编号。归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

(七)编目。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

(八)装盒。将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

(九)归档文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱。

(十)归档文件目录、备考表、档案盒、档章的格式,按照《归档文件规则》(da/t22-2000)执行。其他门类和载体的档案格式,应按有关规定执行。

第十三条 应根据档案的来源、产生时间、内容和形式的不同进行科学分类、系统排列。文书档案按年度--组织机构进行分类;科技档案按项目进行分类;声像档案、实物档案按年度--载体形式分类;会计档案按年度--名称进行分类,设备档案按仪器设备项目进行分类。

第十四条 *局文书档案的保管期限,分为永久和定期.定期一般分为30年.10年。科技档案保管期限,分为永久、长期、定期三类。会计档案保管期限分为永久、定期二类。定期保管期限分为五年、十五年、二十五年三类。声像档案、实物档案的保管期限分为永久、定期二类。

第四章 档案的管理、鉴定、销毁和移交

第十五条 *局在工作活动中形成的全部档案为一个全宗。档案室按照有关规定,科学合理地分类、整理和保管。

第十六条 档案部门应建立健全档案规章制度,做好档案的保管工作。

第十七条 采用科学的方法做好档案材料的保管工作,以确保档案材料的安全和最大限度地延长档案的寿命。档案材料如有破损或字迹模糊,应及时进行修补或复制。

第十八条 根据保存档案资料的数量,设置必需的档案库房和柜架,做到档案库房、办公用房、阅档室三分开。库房要坚固,并配有通风、防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等设施。档案库房温度要保持在18-24℃,相对湿度保持在40-60%。可根据档案工作需要,增配复印机、计算机、碎纸机、温湿度计、加湿器、去湿机、吸尘器、空调设备;还应逐步增置照相机、碎纸机和扫描仪、刻录机等设备。

第十九条 档案库房应由专人负责管理,并建立定期检查和清点制度。

第二十条 应不断加强档案信息化建

设,实现档案一体化,以提高档案的科学管理水平和服务效率。

第二十一条 档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定工作,应在办公室负责人的主持下,由档案室和有关处室组成鉴定小组共同进行。凡经过变动的案卷,都应将鉴定工作的情况(包括剔出文件内容、鉴定时间、经办人姓名等)在案卷备考表上注明。

第二十二条 鉴定工作结束后,应提出档案鉴定工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经本局领导审批后,予以销毁。

第二十三条 销毁档案时,必须严守保密制度,指定两人负责监销。监销人在完成任务后,要在销毁清册上签字,并注明'已销毁'字样和销毁日期。

第二十四条 单位撤销、合并或有重大变动时,其档案材料应由原单位按规定整理好,向上级档案部门指定的单位移交。

第二十五条 临时机构形成的档案,在工作结束后,必须进行系统整理,向档案室移交。

第二十六条 档案工作人员调动时,必须在离职前将所整理的档案数量和状况交代清楚,履行签字手续,办好交接工作。

第五章 档案的利用

第二十七条 档案工作人员应积极开展档案的编研、开发和综合利用工作,为本局各项工作服务。

第二十八条 档案利用工作应严格按规定执行,根据档案密级程度,确定不同的利用范围及审批手续。查阅档案需填写*检验检疫局档案查阅申请单(见附件2),经领导审批后方可查阅。查阅党组会议记录须经党组书记批准,查阅文书、声像、基建档案须经办公室主任批准,查阅科技档案须经科技处处长、办公室主任批准,会计档案只有财务工作人员经财务处处长批准方可查阅。

第六章 附则

第二十九条 各分支局及*局所属企业可根据本办法,结合具体实际,制定本单位的档案管理办法,同时报*局备案。

第三十条 本办法由*局办公室负责解释。