物业公司质量记录控制管理工作程序

物业公司质量记录控制管理工作程序

物业公司质量记录控制管理程序

1.0目的

为证明项目质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据.

2.0适用范围

适用于质量管理体系及产品、项目所要求记录的控制。

3.0职责

办公室负责对公司各部门产生的质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置予以控制。

1.0过程识别

拟定目录--设计/选择--表式--标识--分发--运作--收集--分类整理--保管--移交/归档--处理

5.0 行为准则:

a)运作过程中记录应:及时准确、内容齐全、手续完备;

b)各种记录标识应具有唯一性;

c)按规定及时收集,保证其连续性、完整性;

d)保管应分类、编号并拟列目录/清单,便于检索;

e)保管和储存条件要适宜,保证干燥通风,有防护措施;

f)体系记录保存日期为三年,工程质量记录竣工移交长期保存.

6.0 程序要求:

6.1 记录的分类管理

6.1.1 体系运行记录包括:管理评审记录、内容审核记录、工程要求评审记录、供方评审记录、培训记录、工程施工及交付记录等,由工程科归口管理,有关责任部门分别管理.

6.1.2各种检验和验证记录、不合格项及纠正记录、管理部作业记录等,由各管理处分别收集、汇总、保管。

6.2 记录编目、编号

记录表式作为一种特殊文件,执行《文件控制程序》中编目标识规定;收集后由责任部门依次编号,确保唯一性.

6.3 记录填写

记录应在过程活动中及时、真实的形成,字迹清晰,不准涂改,保证易于识别,且内容齐全,各种审核手续齐备.

如因笔误需修改,应采用单杠划去,在其上/下方写出更改内容,由更改责任人签字或盖章.

6.4 记录的保管、储存和检索

各部门形成的记录,由本单位专人负责保管,分类存放.

保存环境条件应干燥通风,装袋/装盒.列出记录清单以利于检索,有必要时可设卷内目录.

各种记录需移交或归档保存的,应按公司要求定期移交主管部门或归档保存.存储时间较长(一年以上)的,存放记录处所必须干燥通风,有防潮、防霉、防鼠、防破损措施.

接着外来传真件,应先复印,复印件连同传真件一并存放.

6.5 记录保存期及处置

体系记录保存期为三年,需移交或存查的记录长期保存.

不需保存或到保存期的记录,应填写记录处理申请单,保管理者代表批准,由专人负责销毁(视不同情况可焚烧,粉碎或作纸厂原料等).

6.5 记录复印、借阅、修改

记录复印、借阅原则上当天送还,如外单位复印、借阅或超过一天难以送还的应进行借阅登记.无论借阅或复印需经管理者代表批准.

记录作为一种特殊文件,修改时应执行《文件控制程序》中有关规定.

7.0 相关文件

《文件控制程序》

《管理策划控制程序》

《改进管理程序》

8.0 记录

质量记录清单

文件发放回收记录

文件借阅、复印记录

文件销毁申请/记录处理申请单