加强应收账款管理工作

加强应收账款管理工作

试论如何加强应收账款管理工作

应收账款是指企业因销售商品、产品或提供劳务而形成的债权,即由于企业销售商品、产品或提供劳务等原因,应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项或代垫运杂费,是企业在信用活动中所形成的各种债权性资产。

近几年来,不少企业应收账款居高不下,长期不能收回,使企业资金周转发生困难,资产的流动性下降,加大了企业的经营风险,甚至陷入财务危机,因此如何有效地控制应收账款的增长,已成为企业管理和生死存亡的重要议题。笔者结合企业造成应收账款增长的因素试论述如何加强应收账款管理工作。

一、巨额应收账款给企业带来的影响

1、影响企业短期偿债能力。企业的流动资产是影响企业资金流动性和短期偿债能力的重要因素。应收账款能否实现,直接影响流动资产的质量。大量的应收账款不能及时回收,势必削弱短期偿债能力。

2、增加企业资金占用额。企业把货发出去取得债权,即被视为收入的实现,要收回货币需要一定时间,这就导致企业当期现金净流量减少,而且增加了当期纳税义务,使得企业当期现金流入流出不相匹配。

3、致使企业存在利润风险。如果企业应收账款数额过大,其实现的利润就会包括大量的应收账款。一旦形成坏账,就会影响企业的利润水平及经营发展。

二、造成目前各企业应收帐款上升的主要原因有内外部两个方面

㈠、从造成企业应收帐款上升的外部因素上看,大致有以下几方面的原因。

一是经济体制转轨中老体制惯性使然。在计划经济时国有企业应收账款很少存在坏账,一进入市场经济体制,原来的供销体系发生了重大变化,由于缺少应变能力等原因而遗留了大量应收账款,相当部分形成死账呆账。二是经济法制建设相对滞后。欠债不还现象蔓延,打官司即使胜诉也无法收回的事司空见惯。三是一些地方政府不合理的干预行为和地方保护主义在作怪。

从当前国家经济改革的发展形势上看,国家正在深化国有企业各项体制配套改革,国有大中型企业越来越成为产权明晰,政企分开、权责明确、管理科学的法人实体和市场主体。同时,国家还加大宏观调控力度,加快法制建设,经济环境和秩序趋于好转。因此寻找企业应收帐款上升的主要原因和根治措施还应从企业内部着手。

㈡、应收账款不断上升的主要原因还是在企业内部

1、企业缺乏风险意识。经济体制转轨后,产品、供应、销售完全取决于市场,特别是中国加入wto,市场更是瞬息万变,企业的经营风险增大。在日益激烈的市场竞争中,为了抢占市场,扩大销售,一些企业在进入当地市场之初,为了尽快地打开营销局面,在事先未对付款人资信度作深入调查、对应收帐款风险进行正确评估的情况下,采取与客户签订短期的、一定赊销额度的销售合同来吸引客户,扩大其市场份额,于是产生了较高的帐面利润,忽视了大量被客户拖欠占用流动资金不能及时收回的问题,因此形成了一部分具有周转性的客户应收帐款。

2、对应收帐款管理责任部门不清。在各企业中,销售部门和财务部门都知道企业有大量的应收帐款或对不上或收不回,但具体该由谁来督办、谁来清查管理并不都十分清楚。

3、没有有效的内部控制制度,使相应的管理和监督没有跟上。不少企业对应收帐款的管理缺乏规章制度,或有章不循,放任自流,形同虚设。销售部门只管产品销售,财务部门只管拿到销售清单进行账务处理,财务部门不及时与业务部门核对,对客户欠款的清收缺少必要的沟通和配合,销售与核算脱节,问题不能及时暴露,使得应收帐款居高不下,帐龄老化,却任其发展,无人问津。以致相当一部份债权债务失去控制,给企业带来严重的经济损失。

4、考核制度不合理,约束机制不健全。在有些企业中,管理层领导为追求当期求高收入、高利润,不惜以加大应收账款为代价,片面、盲目扩大商业信用,给企业经营带来风险。或为了调动销售人员的积极性,往往只将工资报酬与销售任务挂钩,而忽略了产生坏帐的可能性,未将应收帐款纳入考核体系。因此销售人员为了个人利益,只关心销售任务的完成,导致应收帐款大幅度上升。而对这部分应收帐款,企业没有采取有效措施要求有关部门和经销人员全权负责追款,应收帐款大量沉积下来,给企业经营背上了沉重的包袱。更有甚者,有些心怀不轨之徒钻空子,恶意加大应收账款以暗中捞取好处。

5、对客户帐不及时。由于经营过程中货物与资金流动在时间和空间上的差异以及票据传递、记录等发生误差的可能,所以,经营过程中债权债务的双方就经济往来中的未了事项进行定期对帐,可以明晰双方的权利和义务。然而有的企业由于不及时与客户对帐,有的即使是对了帐,但只是口头上的承诺,并没有形成合法有效的对帐依据,打起官司拿不出确凿证据,给某些不讲信誉、违反经营合同,恶意拖欠货款的债务人以可乘之机。

6、未对应收帐款按风险程度进行分类管理。客户的资信程度如何目前对方经营形势处于什么状态被占用的资金风险有多大形成逾期的原因是什么是恶意的逃债还是临时的困难或是确无偿还能力不得而知。许多企业没有对应收账款进行辅助管理或者仅按账龄进行辅助管理,在企业回款好的情况下,基本能满足需要,但在企业回款不畅的情况下就不能满足管理的需要。

7、合同签定不规范。如对签约双方资格、权限合法性,对合同协议有关条款是否明确、合理,以及合同履行能力缺乏必要的审查和认定,以致于经常造成不必要的合同纠纷,产生应收帐款甚至呆、坏帐。

三、建立健全降低和控制应收账款的内控制度

在目前市场经济环境下企业存在一定数额的应收账款是必要的,并能对企业产品的销售工作起一定的促进作用,但一些企业依然存在着巨额应收账款以及应收账款金额讯速庞大的现象。通过前述,我们认为要防止和控制这些现象,为企业创造良好的经营环境,应在产品的销售管理及财务监控过程中不断健立和完善以下内部控制制度。

(一)、明确应收帐款具体由谁来管理

应收帐款究竟由谁来管理有的人认为理所当然应该由销售部门或销售人员管理。但如果真是这样,又如何来监控销售人员呢让一个销售人员自己对业务进行评价,这样的结果有多大的可靠性销售人员的异动,造成了其原来管理的客户应收帐款回收的困难,又如何解决呢因此仅仅由销售部门自己来管理并不妥当。另一种观点认为应该由财会人员来管理。会计人员虽然对企业销售帐务处理比较清楚,但对具体客户的情况也不是十分了解,所以简单地归由财务部门来管理也并不合适。应收帐款的管理,是企业全程信用管理的核心所在。如果一个企业对自己的客户没有了解,又怎么能作出赊销的决定什么样的客户才能够赊销,应选取多大的额度才合适什么样的客户宁可降价也不能进行赊销各种情况应该有一个认真仔细的分析。灵活运用赊销手段,合理确定现金折扣与折让及比例,是市场经济条件下企业快速占领市场和发展壮大自己的一项基本策略。因此,各企业应认真组织不同部门的专业人员,专门研究企业的营销策略,调查了解客户的资信程度,真正建

立起一套适合自身特点的信用管理制度。

(二)、销售阶段:主要是要做好赊销客户的资信调查和确定赊销的总体规模,加强对赊销工作的控制。

1、制订合理的信用政策

所谓信用政策,是指企业对应收账款管理所采取的原则性规定,包括信用标准、信用条件和信用额度三方面。

首先,确定合理的信用标准。信用标准是企业决定授予客户信用所要求的最低标准,也是企业对于可接受风险提供的一个基本判别标准。信用标准较高,能使企业遭受坏账损失的可能性减小,但会不利于扩大销售。反之,如果信用标准较宽,虽然有利于刺激销售增长,但有可能使坏帐损失增加,得不偿失。

第二,采用合理的信用条件。信用条件是指导企业赊销商品时给予客户延期付款的若干条件,主要包括信用期限和现金折扣等。信用期限是企业为客户规定的付款期限。适当地延长信用期限可以扩大销售量,但信用期限过长也会造成应收账款占用的机会成本增加,同时加大坏账损失的风险。为了促使客户早日付款,企业在规定信用期限的同时,往往附有现金折扣条件,即客户如能在规定的折扣期限内付款,则能享受相应的折扣优惠。

第三,建立恰当的信用额度。信用额度是企业根据客户的偿付能力给予客户的最大赊销限额,但它实际上也是企业愿意对某一客户承担的最大风险额,确定恰当的信用额度能有效地防止由于过度赊销超过客户的实际支付能力而使企业蒙受损失。

2、加强客户信用管理

企业应设立客户信用管理中心或者类似的机构,客户信用管理中心根据制定的信用政策,负责对每一个拟赊销客户进行信用评价,包括评估其品质、偿债能力、资本、抵押或担保条件,并掌握该客户在工商、税务等部门的有关资料,据以建立客户信用等级档案。例如:优为企业规模大,以往业务往来中信誉较好的企业;合格为资产状况和财务状况一般,财务制度比较规范,有一定的资产作抵押,在以往业务往来中经催交后能结清货款的客户;差为资产状况和财务状况不佳,财务制度混乱,没有资产抵押,以往没有业务往来或有业务往来但信誉不佳的客户。赊销客户的信用等级评定工作应每年一次,特别情况可随时调整。同时根据不同用户的信誉差别,结合产品市场占有率、市场需求状况及趋势变化等,合理确定每一个客户的赊销额和赊销期,努力把好第一关。

3、建立赊销审批制度,加强合同协议审查

要制订相应的销售奖励政策,鼓励经销商采取购销、现款现货等方式合作,尽量减少赊销、代销的方式。对确有必要发生的赊销业务,均需经过有审批资格的经办人员审批后,方可进行。企业可根据自身特点和管理要求,设立一个赊销审批制度,赋予不同级别的人员不同金额的审批权限,各经办人员只能在各自的权限内办理审批,超过限额的,必须请示上一级领导同意后方可批准,金额特别巨大的,需报请企业最高领导批准。

同时,必须重视销售合同、协议的审查和管理工作,要注意以下事项,以避免日后处理应收帐款时与经销商产生分歧而带来经营风险:

⑴明确各项交易条件,如:价格、付款方式、付款日期、运输情况等;

⑵明确双方的权利和违约责任;

⑶确定合同期限,合同结束后视情况再行签订;

⑷加盖经销商的合同专用章(避免个体行为的私章或签字)。

4、制定合理的激励政策,调动催收账款的积极性

在制定营销政策时,要将应收帐款的管理纳入对销售人员考核的项目之中,营销人员不但要推销产品,还要负责收款;货款收不回来,任务就不算完成,把催讨货款与销售人员的经济利益挂钩。要求其对自己经办的每笔业务进行事后监督,直至全部收回资金为止。并由单位财务部门监督货款回收情况,使应收帐款处在合理、安全的范围之内,以达到内部控制的目的,减少舞弊行为的发生。只有这样,才能把大家的积极性调动起来,把应收账款降到最低限度。

(三)、会计核算和监控阶段:主要是加强应收账款的监控,加强催收力度,尽快回笼金。

1、对应收账款实行辅助核算,建立应收账款核销制度

企业的财务部门应按赊销客户区域建立核算应收账款明细账,对赊销业务及时进行会计核算,并定期统计应收账款各客户的金额、账龄及增减变动等赊销总情况,及时反馈给企业主管领导和销售部门,为评估、调整赊销客户的信用等级提供可靠依据。同时还应对应收账款实行辅助核算,按照应收账款发生的先后次序,以及货款回收的先后次序逐笔核销,以准确确认每笔应收账款的账龄;对于因质量、数量合同纠纷等没有得到处理的应收账款单独设账管理。

2、实施应收账款的追踪分析

应收账款一旦形成,企业就必须考虑如何按期足额收回的问题。一般而言,客户逾期拖欠账款时间越长,账款催收的难度越大,成为呆坏账损失的可能性也就越高。企业必须要做好应收账款的账龄分析,密切注意应收账款的回收进度和出现的变化。

通过对应收账款的账龄分析,企业财务管理部门可以掌握以下信息:(1)有多少客户在折扣期限内付款;(2)有多少客户在信用期限内付款;(3)有多少客户在信用期限过后才付款;(4)有多少应收账款拖欠太久,可能会成为坏账。

如果账龄分析显示企业的应收账款的账龄开始延长或者过期账户所占比例逐渐增加,那么就必须及时采取措施,调整企业信用政策,努力提高应收账款的收现效率。对尚未到期的应收账款,也不能放松监督,以防发生新的拖欠。

3、建立切实可行的对账制度

企业财会部门应制定有效的对帐制度,定期向赊销客户寄送对账单和催交欠款通知书。通过对帐获得经双方供销、财会经办人确认无误并签章的对账单,作为双方对账的原始依据;对超过期限的赊销客户,在发出对账单的同时,需分发催交欠款通知书,及时催收欠款。企业供销部门及有关经办人员应积极配合财会部门做好此项工作。

以下几种单据、金额等方面误差的容易造成对账困难或失败,避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,应及时处理,防止产生呆、坏账。

⑴产品结构为多品种、多规格;

⑵产品的回款期限不同,或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同;

⑶产品出现平调、退货、换货时;

⑷经销商不能够按单对单(销售单据或发票)回款;

⑸要主动拒绝用货款垫支其它款项(客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等)。

4、不断完善收账政策

企业在制定收账政策时,要在增加收账费用与减少坏账损失、减少应收账款机会成本之间进行比较、权衡,以前者小于后者为基本目标,掌握好宽严界限,拟定可取的收账计划。

当企业应收账款遭到客户拖欠或拒付时,企业应当首先分析现行的信用标准及信用审批制度是否存在纰漏,然后对违约客户的资信等级重新调查摸底,进行再认识。

对逾期未结清欠款的

赊销客户,企业应组织力量督促经销人员加紧催收,特别是对一些信誉较差,欠款时间较长,金额较大的赊销客户,需有专人负责,兑现落实经办赊销人员的奖惩。催收时,企业财会部门应及时提供这部分赊销客户的详细原始资料,如销售合同、销售发票、对账单、欠款金额及发生时间等,为催收工作提供方向和依据;企业供销部门应组织人员,积极与对方进行联系,及时收回欠款。对近期暂不能还款的赊销客户,应要求对方制订还款计划并提供担保,争取在延续、增进相互业务关系中妥善地解决账款拖欠的问题。对于那些既不制订还款计划又不提供担保,恶意拖欠、信用品质差劣的客户应当从信用清单中除名,不再对其赊销,并以强硬态度加紧催收。催收无果,应及时通过法律途径给予解决。

5、加强客户管理

在日常经营、管理中,经销商和客户出现的一些信息,对企业货款的安全性是有警示作用的。如:

经销商、客户的办公地点由高档向低档搬迁;频繁转换管理层、业务人员,公司离职人员增加;受到其他公司的法律诉讼;公司财务人员经常性的回避;付款比过去延迟;经常超出最后期限;多次破坏付款承诺;经常找不到公司负责人;公司负责人发生意外;公司决策层存在较严重的内部矛盾,未来发展方向不明确;公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如:股票、期货等;不正常的不回复电话;开出大量的期票;银行退票(理由:余款不足);应收帐款过多,资金回笼困难;转换银行过于频繁;以低价抛售商品(低于供货商底价);突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售能力);发展过快(管理、经营不能同步发展)。

当经销商和客户出现以上危险信息时,企业应采取果断、迅速的应变措施,降低应收帐款的回收风险。

6、建立应收账款坏账准备制度

不管企业采用怎样严格的信用政策,只要存在着商业信用行为,坏账损失的发生总是不可避免的。因此,企业要遵循稳健性原则,对坏账损失的可能性预先进行估计,积极建立弥补坏账损失的准备制度。根据《企业会计准则》的规定:应收账款可以计提坏账准备金。企业要按照期末应收账款的一定比例提取用于补偿因债务人破产或死亡,逾期未履行偿债义务,已无法收回的坏账损失,以促进企业健康发展。