化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理程序

1.目的

为确保本公司质量文件的一致性、正确性、有效性、适用性,确保质量制度之相关单位(人员)持有最新之文件,以及防止不适当的文件被误用。

2.适用范围

凡本公司与质量管理体系相关之内部(质量手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动相关之文件均属之)。

3.职责

3.1本程序由iso办公室制定,管理者代表审查,总经理批准,相关人员配合执行。

3.2文件的制定:由部门(各部门之最高负责人)制定或专人制定。

3.3文件的审查:质量手册、程序文件、三级文件由管理者代表审核。

3.4文件的批准:

3.4.1质量手册、程序文件由本公司总经理批准。

3.4.2三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等),由管理者代表批准。

4.定义

4.1质量手册:有关本公司经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。

4.2程序文件:有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明,如采购管理程序。

4.3作业指导书:为执行质量要求,在技术上所规定之具体方法、手段与判定要领,如作业指导书等。

5.作业内容

5.1文件的分类与编号:

5.1.1本公司质量体系文件从内容上分为四级:即一级为质量手册;二级为程序文件;三级为作业指导书等;四级为记录、外来文件等。

5.1.2文件编号:

5.1.2.1质量手册的编号为qm01,其各代号是指:'qm'为手册文件;'01'代表文件序号。

5.1.2.2程序文件的编号为qp□□,其各代号是指:'qp'代表二级质量文件;其'□□'代表文件序号。

5.1.2.3三级文件的编号为wi□□,其各代号是指:'wi'代表三级质量文件;其'□□'代表文件序号。

5.1.2.4外来文件的编号为wl□□□□□□-□□□-□□,其各代号是指:'wl'代表外来文件,其前八个□代表外来文件接收的年月日,其后的四个□代表文件序号,最后的两个□代表外来文件版本,该文件需登录于'文件总览表'并注明'外来文件'字样(备注:该种序号可根据需要升为更多位)。

5.1.2.5各种表单的编号原则:文件编号加序号加版次。

5.2文件的制定、审查、批准及分发层次:

文件名称制定审查批准分发单位

质量手册iso办公室管理者代表总经理各部门负责人

程序文件各负责人管理者代表总经理各相关负责人

三级文件单位负责人管理者代表管理者代表/总经理各相关场所备注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人员。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二级文件的制定格式(见如下):

1.目的:说明制定该文件之用意。

2.适用范围:说明该文件适用工作范围。

3.职责:说明该文件的制定与执行相关单位。

4.定义:说明该文件之专有名词在文件中之特有意义(质量手册不需该项)。

5.作业内容:说明该文件之责任参与作业之人员,以及工作范围步骤,其中内容详细说明,有流程图则依流程图说明(质量手册的该项为4.)。

6.附件:说明该文件所派生的表单格式或流程图等(质量手册不需该项)。

7.参考文件:指明制定该文件所参考之相关文件(质量手册的该项为5.)。

5.3.2一、二级文件的封面格式、内页格式见附件。

5.3.3三级文件的内容格式及封面内页格式不做具体规定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部门依质量体系作业需要制定草案,经相关权责人审查,相关权责人批准,由文控人员作打印和发行。

5.4.2文件制定的格式依5.3进行作业。

5.5文件的修订,各部门依质量管理体系作业需要,由原制定单位人员填写'文件变更申请表'说明原因及变更内容后,由相关权责人审查、批准,将'文件变更申请表'交至文控人员,文控人员将原文件作文件修订并于修订记录中作登记。

5.5.1外来文件的变更由相关权责人直接在原文件上上注明'作废'字样,必要时以相应的'内部联络单'通知原件作废及执行的新件的编号。

5.6文件的分发与销毁:

5.6.1文件的分发统一由文控影印分发,文件的分发需加盖'受控文件'章,受控文件的发放统一由文控负责,接收方在'文件分发控制表'上签名确认。

5.6.2文控需将变更后的文件除保留原稿作参考外(需在原稿上盖'文件作废'章以做识别,保存期限视实际需要而定),其它作销毁处理(如作废文件用于再生纸,每一页须盖上'文件作废'章或写上'作废'字样或者打叉)。

5.6.3由文控视文件的相关与否,确定文件的分发范围和对象。

5.6.4文控负责文件的发放和回收、变更以及原件等记录的保存。

5.7文件的版本、版次、变更、编号与作废:

5.7.1新制定的文件由各部门制定,由文控打印交相关权责人审查、批准即可。

5.7.2如因作业改变或业务需要,需变更文件及编号。

5.7.2.1小变更:如文件需要局部修改,但不影响其文件主内容,由提出人员用'文件变更申请表'的方式写明需修订内容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不变,该修改只在相应的需修改页的版次做升次即可(如'a0'变更为'a1';该变更只在内页换页,'a9'后若再变更则变更升为大变更,此大变更便升级为b0,依次类推。

5.7.2.2大变更:文件内容的修改改变了原内容主题或小变更在一页有五章节以上或小变更涉及有两页以上时,需作直接大变更处理;需更改文件版本号须在文件封面修改版本号(如'a'版本大变更后变成'b'版本,依次类推);备注:单页文件可以只有版本不设版次。

5.7.3.3文件在变更时,由提出人员填写'文件变更申请表'说明原因及变更内容后,由相关权责人审查、批准后,将'文件变更申请表'交至文控,文控在接到有批准之'文件变更申请表'后,将文件修改变更,即收回需作修改的文件,分发新的文件,并记录在'文件分发控制表'中。

5.8文件的调阅与补发:

5.8.1如因业务需要领用文件,应填写'文件分发控制表',并由相关人员批准。

5.8.2文

件破损或遗失,须填写'文件分发控制表'说明申领原因,并由相

关人员批准后,携带破损文件到文控办理申领手续,文控将损坏之文件作废销毁,并在'文件分发控制表'中注明。

5.8.3由于业务需要需借用文件,但不需带出文控部门,须经文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供应商、客户或认证机构时由文控办理相关手续,并填写'文件分发控制表'。

5.10印章的管理

5.10.1印章分为受控文件、文件作废、外来文件,并由文控管理。

5.10.2印章遗失,重新刻制时应与原印章区别特征,并在涉及范围内通报。

5.11文控须制订'文件总览表'控制管理文件,以说明现行版本。

5.12记录与保存:文件分发控制表、文件变更申请表、文件申领表、文件借用登记表、有关内部联络单由文控保存一年。

6.附件

6.1附件一、文件分发控制表

6.2附件二、文件变更申请表

6.3附件三、印章格式

6.4附件四、文件总览表

7.参考文件