会议大厦会务工作管理要求

会议大厦会务工作管理要求

会议大厦会务工作的管理要求

(一)负责领导办公室的服务工作;

(二)负责区领导、机关各类会务的安排和服务,及时向机关事务管理局办公室通报会务安排情况;

(三)负责会议登记和提前确认工作,确保会议如期召开:

(四)负责按会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小,采取相应的服务措施:

(五)负责安排工作人员对会议室进行布置,保障会议室整洁舒适;

(六)负责在会议进行期间巡查,及时处理突发事件,确保会议顺利进行;

(七)日常会务工作

l、小型会议的会务工作

(1)服务员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分钟到岗;

(2)到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常,发现异常及时向主管领导报告;

(3)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作,保证有一个舒适整洁的会议环境;

(4)提前将消毒好的茶杯摆放好,准备好茶叶,打好开水,提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员;

(5)参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水,并每隔15分钟加茶水一次;

(6)服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻):

(7)会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况,以便有突发事情时及时应对;

(8)会议快结束时,服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员:

(9)会议结束后,及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作,并关好灯、音响、空调、门、窗等。

2、中、大型及重要会议的会务工作

(1)客户服务部接到中、大型及重要会议通知后,作出详尽的会务安排并及时向机关事务管理局办公室汇报;

(2)客户服务部根据会议需要,提前一天准备好横幅并作好相关协调工作:

(3)提前一天对会议室进行全面检查,应与会议主办单位保持联系,对座位数、名位牌、会标等进行核对,同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查,要求达标后对会议室进行封闭管理,不准无关人员进入会场(会议室);

(4)服务员必须注意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小时到岗;

(5)仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作,保证有一个舒适整洁的会议环境;

(6)提前将消毒好的茶杯摆放好,准备好茶叶,打好开水,提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员;

(5)参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为他们递上茶水。并每隔15分钟加茶水一次并牢记领导饮用茶水的习惯,以便做好个性化服务;

(6)若领导有事交待,应主动热情地走上前去询问,及时办好领导交待的事情。服务工作要细致周到,服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻):

(7)会务部部长必须到场监督会务t作人员的情况,巡视会议室的准备情况和会议的进行情况。以便育突发事情时及时应对:

(8)会议快结束时.服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员;

(9)会议结束后,及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作,并关好灯、音响、空调、门、宙等.

(10)安全管理部在会议期间应加强与机关事务管理局保卫科联系,防止无关人员进入会场扰乱会议,应注意会议期间用电设备的工作情况,防止事故产生,保证走火通道的餐通,紧急情况下,应有服务员在场进行疏导。