某管理处档案管理工作内容

某管理处档案管理工作内容

管理处档案管理工作内容

一、资料的收集:

1、设立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大信息资料的来源渠道。从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料;从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一草一木都有详细的资料收集。

二、资料分类整理:

收集后的所有信息,统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

三、资料归档管理:

1、归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。采用多种形式的文档存储方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能地把各种形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

2、档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任,档案管理人员需要及时收回在外文件,严防文件的流失。

3、档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防霉变。

四、档案的运用:

采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。

1、外部网:与公司总部、广大业主以进外部相关联单位进行联网,所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督、检查和联系。

2、内部网:管理处内部室联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。