基建档案资料管理规定

基建档案资料管理规定

基建档案资料管理办法

为使基本建设档案资料管理工作规范化,科学化,收集、整理和归档有据可依,做到档案工作有序、安全、规范、科学,特制定有关基本建建工程建设项目档案资料管理办法。凡借阅、领取基本建设工程的资料及图纸,基建档案管理员必须予以登记,借阅、领取人必须签字,办理借阅移交手续。在资料及图纸归还时,基建档案管理员应进行核对,确认完整后才可予以核销;若不完整,则不予接收

*基本建设工程前期资料,有关人员在办完相关手续后,必须及时将文件、资料原件移交给基建档案管理员,不得拖延或不移交,移交时需移交2份(如只有1份原件,同审批部门协商在复印件上加盖印章)。原则上文件、资料原件不再借出,只提供复印件。

*在签订“施工合同”和“监理合同”时,应有工程资料的整理、归档条款,明确报送套数及时间,待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时,由基建档案管理员签字,财务处予以结帐。

*在工程竣工验收前应做好基建档案资料的验收准备工作,由基建档案管理员通知市城建档案馆和院档案馆人员对该工程竣工档案资料进行专项验收,合格后方可组织工程竣工验收。竣工验收必须通知基建档案管理员参加。

由施工技术科负责催促施工单位在工程竣工验收合格后,在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。如遇特殊情况,应向建设单位说明情况,经同意后可在延长的期限内报送。

*施工技术科项目负责人负责施工期资料及竣工图的验收审查工作,对不符合要求的应予以退回整改,直到符合要求。施工技术科在移交资料前,需将所有资料和图纸认真核对,在资料移交表(清单)上签名,并及时把工程资料移交给基建档案管理员。

*归档的施工期资料、图纸均应为2套,必须是原件,且满足以下要求:

*资料必须真实、完整,准确、清洁、整齐。纸张大小不一的,需进行粘贴等处理使之一致。若是复印件需加盖单位公章。

*文字资料须装订成册,页面尺寸为a4,卷面应清洁,无撕破,对破损材料要裱糊,用铅笔编页码,不可用号码机编页码,技术文件材料的盖章,签字手续须完备。

*报送资料按专业分:a、土建 b、给排水 c、电气 d、暖通 e、装饰等

*竣工图须装订成册,规格尺寸为a4。图面须整洁、无破损,字迹工整。变更内容要盖变更图章,设计图签折在右下角。如有破损,要裱糊整齐,避免随意切破图纸,要保证竣工图的完整。

*归档顺序严格按《建设工程档案审核意见表》中的相关内容报送。

*归档的监理资料应为2套,要求装订成册,一套必须是原件,另一套可为复印件(但必须加盖图章),要清楚、整齐。具体要求同第7条,顺序严格按《z市档案馆归档内容及排列顺序》报送。

*对于移交的工程资料,凡不符合档案资料归档内容和要求的,基建档案管理员有权拒收,并要求限期整改。

审核人员在交还基建档案资料时,应使资料及图纸完整,如不完整,应补齐后再返还。基建档案管理员要查看图纸是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齐。基建档案管理员需提醒审核人员审核结算时,不要把图纸撕破或自行拆除装订线,使图纸遗失,要注意保护图纸的安全性,完整性。

*其它

(1) 未尽事宜应由基建处负责解释。

(2) 本办法自公布之日起执行。