工程项目文件资料管理规定

工程项目文件资料管理规定

1、内容

工程项目文件资料管理包括整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、施工资料、科研项目资料,竣工图等。

2、由资料员负责项目文件资料的统一管理并督促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。

3、文书与资料处理要点

1) 项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。

2) 项目经理部的文件收、发由项目资料员统一登记,视公文内容和性质,准确及时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。

3) 对于不符合国家有关法令、法规与违反制度的文件,可拒收或不予办理。

4) 按照iso9002标准对项目的文件资料进行管理,做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目成本、技术、质量及其它必须保密的公文与技术资料,未经项目经理同意,任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件,项目不准擅自翻印。

4、文件往来与信息传递

1) 外发出的所有文件,都纳入编号系统并实行分级管理,并将来函的收入文件也纳入编号系统,以便统一管理。

2) 文件签发分三级管理

① 一级文件:必须由项目经理或项目副经理签发,所有经项目经理审阅的施工组织设计;季、月度计划;重要的会议记录[[(必须由参加会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效)。

② 二级文件:备忘录,整改通知;业务联系单;催款通知;技术核定单等。(须由业主和监理部门负责人签字后方有效)

③ 三级文件: 会议通知等。

3) 文件的分发与传递

① 一级文件由项目部办公室分发;二级文件由各部门自行分发。

② 外来文件,必须由项目部办公室统一收文,逐一处理,原则上各部门不直接收文。

③ 有关工程的传真文件统一由项目部办公室收文、编号并分送有关部门。

4) 发文规则

① 所有文件使用统一文稿纸,由办公室印制。

② 文件署名签发必须用钢笔书写,不使用原珠笔或铅笔。

5) 归档时间

施工过程中的各种资料在施工过程中由资料员收集,工程竣工后一个月内由资料员提供竣工资料,归档。

6) 档案的借阅

为充分发挥工程档案作用,因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续,档案不得带出本项目。

7) 档案的检查、核对及移交

工程档案定期进行检查核对,做到帐物相符,待工程竣工后,工程评定结束,按有关规定向有关档案管理部门移交。