某项目物业管理费收缴管理规定

某项目物业管理费收缴管理规定

项目物业管理费收缴管理规定

第一章 总 则

为了规范管理费、代收水电费的收缴程序,保证收费工作的及时性和准确性,保证物业公司正常的经济运行,特制定本规定。

第一条 本规定适用于公司服务中心及工程部。

第二条 服务中心是公司管理费代收水电费收缴和管理的职能部门,负责相关制度的制定、水电表的抄录、管理费和代收水电费的分摊、收缴、核算、统计工作。

第三条 工程部负责每月水电表读数的抽查复核以及园区水电表分布图的更新完善工作及配合服务中心采取催缴措施。

第二章 管理费单据的生成

第四条 新业主办理完收楼手续后,同意接收房屋和领取房屋钥匙的,自收楼当日起开始计收物业管理费。对于收楼时间不足一周的房号不予收取当月管理费,对于拒收楼的业主,经部门经理审核签字确认同意后,暂不收取管理费。在保修工作完成后,通知业主验楼,业主同意收楼按新收楼业主同等对待,计收管理费。

第五条 生成管理费单据的时间为每月的24日。在生成当月管理费单据之前,收费管理员应认真核对新生成费用的房号及其面积等数据。

第六条 对于原集团规定因介绍买房而优惠减免管理费的业主,收费管理员应根据集团公司相关文件上提供的房号给予减免,其他任何人不得私自减免。对于因其他原因,如投诉、维修等经证实属实确需减免管理费、滞纳金的,应由该栋楼宇物业助理以专题报告的形式经逐级审批,减免滞纳金须报服务中心主管副总经理(或总经理助理)核准,减免管理费须报公司总经理核准同意后方可减免。相关报告与文件必须一式两份,收费管理员和物业助理各执一份,各自须做好存档和统计工作。

第七条 对于退房、换房和转让的业主,收费管理员须凭经营部的《二手楼交易登记表》,查清是否欠交管理费、水电费等其他费用后方可签字,然后办理其它相关手续。在收到集团销售部关于退房的《业务联系通知单》后,从次月开始按空置房或新收楼计收该房间的管理费。

第八条 管理费单据的生成应与住宅的房号或商铺的铺号一一对应。

第三章 水电表的抄录

第九条 物业助理每月17-20号完成抄录分管楼宇的水表读数及暂未实施永久用电工程楼宇的电表和商铺的水、电表读数工作,并将水表读数登录在《 号楼水电表抄表记录》(见附表1),并于每月30号以前登陆在自来水公司专用的账册上。商铺的电表读数登录在《 号楼水电表抄表记录》和《 期商铺水电表抄表记录》(见附表2)上,并注明抄表人和抄表时间。首期无法入户抄录的,应根据业主入住情况及入住人员予以估收,估收户数不得超过首期总户数的20%。估收的房号要在《 号楼水电表抄表记录》、帐册及收费单上予以特别注明。

第十条 物业助理在读取水电表读数过程中,如发现异常,首先应对照上月读数进行复核。如读数确定无误,应及时知会业主(住户)。如不能确定异常原因,当月可按前三个月平均数收取水、电费。对于不能确定原因的,待观察一个月时间后,视具体情况报服务中心领导批准后予以处理,并将相关情况及时知会收费管理员。

第十一条 水电表抄录必须及时、准确,抄表差错率为0。物业助理抄表时如发现表不转、快转、慢转、自转或倒转等异常现象的,应立即通知维修中心或业主(住户)予以换表,并向业主说明换表情况,当月水、电用量按该业主(住户)前三个月的平均数,经业主确认同意后收取水、电费,并在《 号楼水电表抄表记录》或帐册备注栏予以说明。业主更换水表或者电表,物业助理应及时到达现场,抄录换表底数和新表起数、倍率等数据,并登记在《水(电)表更换记录表》(见附表3),将换表情况书面通知收费管理员。

第十二条 物业助理应关闭园区空置房水、电表,如抄表时发现空置房有用水、用电情况,应查明原因并上报空置房当月水、电用量报部门经理予以处理。

第十三条 园区公用水电表的抄录工作由服务中心咨询中心指定专人负责,并在每月的22日以前完成。25-30日对外单位和物业公司的水电费进行核算和催收,核算结果经部门经理审核后,上报公司领导。电费公摊按照'谁受益,谁分摊'的原则进行,具体按《广州市居民住宅公共用电电量摊分办法》、关于实施《委托查抄用户水表的协议》的操作程序等相关规定执行。

第十四条 对于因保修工作而借用的空置房,物业助理须抄录空置房及维修房的水电表起止读数,核算其水电费。空置房的水、电费由物业公司垫付,维修房的水电费由业主自己缴交。如该维修房水电费多于空置房水电费,由物业公司补足差额给业主;如少于空置房水电费,由业主补足差额交回物业公司。维修房的水电费由工程部计入该房工程维修款,将以《工程项目鉴证单》形式转扣回物业公司。

第十五条 工程部每月21日现场抽查物业助理10%的抄表数据,并详细填写《水(电)表抄表记录抽查表》(附表8),记录表上须有具体的抽查人姓名和抽查时间等记录,抽查时间要求精确到小时。每月的22日需将其抽查结果填写到抽样检查记录报服务中心经理。

第十六条 物业助理和负责抄录公用水电表的专人须在每月的22日前将《 号楼水电表抄表记录》、《 期商铺水电表抄表记录》交于收费管理员录入电脑。

第十七条 工程部在每次新交完楼后一个月须出稿一份《园区水(电)表分布图》资料一份,如遇更改,须及时知会服务中心,每半年更新一次,所有资料服务中心须存档。

第四章 收费单据生成及派单

第十八条 收费管理员每月20-23日将水电表读数录入电脑,采取一人报读,一人录入的方式,数据录入差错率保证在0.5‰以下。

第十九条 收费管理员每月26日前打印完收费单并分派给各物业助理。

第二十条 物业助理应在两天内对收费单按房号及时地进行撕分。在撕分过程中,须每栋抽样10户核查单据上的水电费、管理费等费用有无明显错误,并填制《管理费单据抽样情况表》(见附表4)。如有明显错误,应及时知会并确认收费管理员进行复查和更改。

第二十一条 物业助理撕分完收费单据后,应在每月28日前将分管楼宇所有业主的收费单据派发至该户的信箱中。

第五章 银行划账

第二十二条 收费管理员在每月划帐前将新登录的中行账号输入电脑,帐号的输入正确率为100%,确保新登录账号与所登记房号一致,确保当月划账工作顺利进行。

第二十三条 收费管理员每月2日前将中行和农行划账软盘制作完毕,经收费主管审核无误后,并于3日前送达银行进行当月的划账工作。如遇节假日,顺延至假后第一个工作日。

第二十四条 银行划账前,收费管理员须检查上月的《现金收费台帐》(附表5),核查欠费房间是否有已交费而未录入电脑的情况,并生成各欠费房间的滞纳金。

第二十五条 收费管理员每月4日填制《银行进账单》,根据银行返回的划

账情况进行当月的费用明细分解工作,制作《银行划帐分解表》,交部门经理和财务一分部审核,然后报公司领导。

第六章 欠费催缴

第二十六条 收费管理员每月8日前打印出各楼宇、商铺的欠费台帐。

第二十七条 物业助理按打印出来的欠费台帐,两天内填写《欠费情况明细表》(见附表6),统计分管楼宇业主(住户)的欠费情况。欠费台帐上如有金额不清楚者,须及时与收费管理员进行核对。

第二十八条 物业助理统计完欠费房号及其金额后,填写欠费条,并核实欠费金额与欠费时间准确无误后,将欠费条派发至业主信箱中。物业助理派发欠费条前,应详细查阅现金台帐,对划账前后已经缴交现金的业主(住户),不得再派发欠费条,以免引起业主投诉。

第二十九条 对于欠费的业主(住户),物业助理必须首先上门或打电话进行回访,摸清欠费原因,督促业主尽快缴纳现金。在进行上述催缴措施一个星期后,对于已入住户,欠费时间超过三个月或者欠费金额在400元以上的业主(住户),经公司领导审批同意,可分批采取非常措施,非常措施由相关部门执行。

第三十条 收费管理员每天须登记《欠费催交日报表》(见附表7),一式两份,经收费主管审核无误后,其中一份在每天下班前上报财务一分部,另一份自留底存档。

第三十一条 对于未入住的欠费大户,物业助理应想办法与业主取得联系,动员业主抽时间到物业公司开单缴纳现金。对于无法催缴的情况,应做好详细记录,填写《欠费情况明细表之未缴大户名单》,由收费主管汇总并于每月25日上报公司领导。欠费累计三个月以上或累计金额达800元的欠费户,由部门经理亲自负责跟进;欠费累计四个月或累计金额满1000元的欠费户,部门经理必须上报主管领导,同时要查清欠费原因,并做出合理的解释。

第三十二条 收费主管每月10日统计《欠费大户名单》和《集团公司员工欠费情况表》,呈报公司领导阅示。

第三十三条 业主(住户)交费时,部门经理及以下职务人员无权减免滞纳金、水费、电费和住宅管理费。根据实际情况,如确需减免管理费的,按4.1.3条执行。如减免滞纳金的,由公司主管领导签字同意后方可减免。

第三十四条 业主在任何时间来缴纳现金,收费管理员都必须受理。收费管理员每天必须在下班前登记完当天的《现金收费台帐》,并且做好与银行、财务及物业助理的核对工作,以便物业助理及时进行催缴。

第三十五条 收费工作必须严格按收费程序进行。严禁任何人情收费,欠费金额超过400元,物业助理本人不催收、不知情、不上报者,个人承担欠费金额的10%,业主交90%。

第三十六条 收费主管每月月底制作每栋楼宇的应交费金额、实收金额、欠费金额统计表,并核算每栋楼宇、商铺当月的催缴率,报部门经理审核后呈报公司领导。

第三十七条 各楼宇、商铺的催缴率规定按照《物业管理费收缴率考核办法》执行。

第七章 水电费收支平衡分析

第三十八条 服务中心应每月做好水电费收支情况的统计工作,及时催缴外单位的欠费,及时查找水电费的漏洞和缺口,并向公司提出有关'节能降耗'的合理化建议。

第三十九条 收费主管每月统计当月住宅、商铺用水、电总量及入住情况,以便进行水电费的平衡分析工作。

第四十条 服务中心于次月初制作《园区月度水电费收支情况平衡分析表》,经部门经理审核后报公司领导。

第八章 附 则

第四十一条 本规定自发布之日起执行。

第四十二条 本规定由公司服务中心负责解释。

附表1:《住宅水电表读数抄录本》

附表2:《商铺水电表读数抄录本》

附表3:《水(电)表更换记录表》

附表4:《管理费单据抽样情况表》

附表5:《现金收费台帐》

附表6:《欠费情况明细表》

附表7:《欠费催交日报表》