顾问物业项目信息传递管理规定

顾问物业项目信息传递管理规定

物业顾问项目信息传递管理规定

1.目的

为规范管理处信息收集、分析及反馈流程,提高信息对管理处经营管理应用水平。

2.范围

****物业管理处

3.职责

3.1综合管理部:负责管理处信息管理工作的整体规划及指导、监督及信息流程的制定,所有管理处相关经营和管理信息的整合、收集、传递、跟踪及监督工作;

3.2部门主管:负责部门内业务信息的流转、管理和处理,根据职能指定专人对信息进行分析、反馈工作;

3.3全体员工:对个人涉及到的管理处相关信息均有收集、传递、反馈和按规定保密的义务,对信息在流程中出现任何问题,有权及时反映或提出合理化建议。

4.方法及过程控制

4.1各部门应保持开放心态,及时、准确地将信息传递给管理处相应部门和人员;

4.2各部门之间及部门内部应以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实地加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播信息对管理处造成不良影响的人员,管理处将追究其相应责任;

4.3管理处员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控信息向无关人员泄露;

4.4综合管理部负责通过各种媒体收集、发布有关物业管理行业信息及管理处的内部管理信息,并有针对性地进行深入分析;

4.5综合管理部负责接收、转发与地产及其他外部往来的信息和文件,及时传递给相关领导及责任部门(人),并负责有关工作的落实、反馈;

4.6管理处各部门负责收集来自客户的投诉、建议、需求等信息,负责本部门日常管理过程中的经验、举措等管理信息的搜集、报送;

4.7各部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求及时报送给管理处相关领导或职能部门;

4.8各部门对发生的重大、突发事件信息,在事发后半小时内上报综合管理部或经理,所采取措施及处理情况应在三天之内汇报;

4.9各部门须在每月30日前汇总本部门当月工作完成情况和下月工作计划,报管理处综合管理部。综合管理部须在每月30日前制定管理处下月工作计划;

4.10综合管理部负责对各部门反映的问题,及各部门需要管理处或其他部门协调解决的问题的处理情况进行跟踪,并将结果及时反馈给相关领导及部门;

4.11各部门须在每年12月30日前汇总部门本年度工作完成情况,制定下年度工作计划,报管理处综合管理部。综合管理部在每年1月20日前制定管理处年度工作计划。