s项目物业值班经理管理规定

s项目物业值班经理管理规定

项目物业值班经理管理规定

1.0目的

协调、组织、跟进值班经理热线电话来电所反映的问题,做好值班经理热线电话来电咨询解答工作,指导和组织员工来电所汇报的问题,畅通客户反映问题或寻求帮助渠道,使客户和员工所提问题能得到及时、有效的解决,促使做好项目客服和管理工作。

2.0适用范围

**阳光花园、**御景苑、**银湾及公司确定需新增的项目。

3.0职责

3.1项目物业负责人负责组织执行《物业值班经理管理制度》,并对制度执行情况负责。

3.2值班经理由项目部门主管级以上人员当任,当任期间严格履行值班经理应履行职责。

3.3当任值班经理期间必须保证值班经理热线电话24小时开机和通畅,及时接听业主、住宅、员工的来电咨询、求助、投诉和汇报等电话,并负责突发事件的协助处理。

3.4将来电内容及跟进处理情况及时在值班经理工作日志上做好记录。

3.5值班经理作为受理来电内容的首问责任人,必须对来电内容的跟进处理情况、结果和回复全程负责,直至来电所提问题得到解决。

3.6项目物业负责人负责拟定《值班经理轮值表》,10天为一个轮值周期。

3.7每月25日,由当值值班经理负责拟定上月25日至本月24日的值班经理工作报告,总结并分析值班期间的问题,为提升工作和服务质量出谋划策。

3.8项目物业负责人每日审阅《值班经理工作日志》,及时掌握值班经理热线电话来电和首问责任人跟进处理情况,并根据相关内容给予批示。

4.0概念

4.1值班经理是指负责接听值班经理热线电话,并对来电内容进行跟进处理的工作人员。

5.0操作规程

5.1设置值班经理热线电话的项目要通过通告、设置提醒牌等形式告知广大业户和员工电话号码。

5.2项目物业负责人拟定《值班经理轮值表》报公司总经理审阅。

5.3值班经理严格遵守《员工礼仪礼节规范》,礼貌接听来电。

5.4当值期间,对于来电内容无法有效解决的事宜要及时向主管上级汇报寻求支持。如联系不上主管上级,值班经理有权越级请示。

5.5对值班经理热线来电内容,值班经理有权安排、询问、督促、检查责任部门跟进完成,责任部门对完成情况要及时向值班经理反馈。

5.6对于'咨询类'来电,不能及时给予正确解答的要查明后再回电解答,避免误导或错误解答,并将咨询内容和解答情况在《值班经理日志》上做好记录。

5.7对于'投诉类'来电,按《客户投诉处理作业规程》处理,处理结束后由首问责任人负责回访。

5.8对于客户'寻求帮助类'来电,值班经理要根据寻求帮助内容确定是否在我司所提供服务范畴,对于超出我司范畴的内容,要主动指引客户寻找帮助渠道。

5.9对于员工'工作汇报/请示类'来电,立即给予正确的指引或联系相关责任人跟进处理,并跟进处理情况和结果。

5.10当值经理每日早上将《值班经理工作日志》递主管上级审阅。

5.11轮值最后一日下班前与下一任轮值经理办理交接手续,并在《值班经理工作日志》上注明交接事宜和注意事项,如因交接不清而导致下一任值班经理在当值期间出现错误的,要承担相应的责任。

5.12未办理好交接手续前,当值负责人要继续当值,直至与下一任轮值经理办理好交接手续。

6.0相关支持文件

6.1《首问责任制》

6.2《员工礼仪礼节规范》

7.0相关质量记录

7.1值班经理轮值表wy/qr-wy-002

7.2值班经理工作日志wy/qr-wy-003

7.3值班经理工作报告wy/qr-wy-004