某物业项目业主档案资料管理规定

某物业项目业主档案资料管理规定

物业项目业主档案资料管理规定

1.职责范围

1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。

1.2档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。

1.3业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。

1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。

1.5档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。

1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《档案资料调出登记》,并督促借调人及时归还。

1.7档案的管理环境必须做到'三防'即:防火、防潮、防变质。

1.8日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。

2.质量记录:

2.1《档案资料调出登记》c7.5.1-5.20-a