学院学校安全档案管理规定

学院学校安全档案管理规定

学院(学校)安全档案管理规定

第一章总则

第一条 为了加强对安全档案的管理、收集和整理工作,有效地利用和保护档案,为学校安全及各项工作的顺利开展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《邯郸学院档案管理办法》及有关法律法规,制定本规定。

第二条 本规定所称的安全档案是指我院安全部门过去和现在在从事日常的治安、户籍、政保、安防、消防、稳定及综合治理等工作中形成的对学校安全及其他各项工作有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 保卫处工作人员有保护安全档案的义务

第四条 安全档案管理坚持依法治档、统一领导、分级管理、专人负责的原则,共同保护档案的完整与安全,为处室及学校工作服务。

第五条 安全档案管理工作接受档案管理部门的监督和指导。

第二章管理部门及职责

第六条 安全档案的管理由保卫处领导班子统一领导。领导班子依法管理本单位档案,明确管理档案的部门和人员,增强职工档案意识,创造条件提高档案管理人员的业务水平,确保档案完整、准确和安全。

第七条 办公室统筹规划本单位的档案管理工作,具体职责为:

(一) 贯彻执行学院档案工作的各项政策、规定;

(二) 在本单位领导和学院档案室的指导下,实施学校档案工作计划、规划;

(三) 根据《档案法》及有关法律、法规,制定本单位文件材料归及档案保管、利用、销毁和移交等有关规章制度;

(四) 负责本单位在工作中形成的文件材料、声像材料、实物资料的收集、积累、整理、立卷和向学院综合档案室移交档案等工作;

(五) 参与本单位档案史料的整理和编研工作;

第八条 各科、室、队指定专人具体负责档案管理工作,管理人员应坚持四项基本原则,认真执行党和国家有关政策和学校有关规章制度,严守纪律,保守秘密,忠于职守,具备档案专业知识和相关的科学文化知识,认真参加学校及其他相关部门的业务培训,不断提高档案业务能力和管理水平。

第九条保卫处各部门定期向保卫处办公室移交档案。

第三章档案的管理

第十条 档案的收集:

(一)属处办公室保管的档案由办公室负责收集,本学年初立上一学年的卷,预立本学年的卷。

(二)重大事件、临时性工作在工作结束后十日收集立卷。

第十一条 档案的整理:

要以事件特征为依据进行分类,特征相同的为一类,根据分类和时间整理归档。文件材料整理要符合规范。

第十二条 档案的立卷:

(一)根据有关规定和案卷的价值分为永久、长期、短期;

第十三条 档案的保存:

按照保存年限和保密级别保存,并编制检索工具,编辑档案参考资料,保存的文件书写和载体材料须能耐久保存。

第十四条 档案的借阅:

(一)因工作需要借阅档案的,应填好档案查阅单,并现场借阅,不得随意带出办公室。

(二)确因工作需要外带,需办理外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。

(三)借阅绝密文件要经处室领导批准。使用人对借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

第十五条档案的销毁:

须报学校有关部门及处领导批准,销毁时应有两人以上负责临销,并做好记录。

第十六条 档案的备份:

处室所有有价值的文件、安全纪录等必须备份。备份与源文件分开保存。

第十七条 档案的移交:按照《邯郸学院档案管理办法》定期向学院综合档案室移交整理好的档案。

第四章档案管理的范围和内容

第十八条 根据《档案法》和《邯郸学院档案管理办法》,安全档案归档的范围包括安全基本情况和安全管理情况。

安全基本情况应包括以下内容:

(一)年度安全工作计划、部署,各种安全文件资料。

(二)单位基本概况,重点部位情况。

(三)安全责任人、管理人、安全员岗位职责。

(四)各种安全制度。

(五)各种安全设施、器材情况。

(六)其他与安全有关的情况。

安全管理情况应包括以下内容:

(一)安全设施、器材定期检查记录,维修保养的记录。

(二)安全隐患及其整改情况的记录。

(三)安全宣传教育培训记录。

(五)安全情况、事件、事故及处理记录。

(六)奖惩情况记录。

(七)其他有关安全管理的情况。

第五章 责任追究

第一十九条 有下列行为之一的,依照有关法律、法规及规章给予行政纪律处分,直至追究法律责任。

(一)毁损、丢失或擅自销毁安全档案的;

(二)擅自向外界提供、抄摘安全档案的;

(三)涂改、伪造安全档案的;

(四)未及时上报归档或档案管理不善的;

(五)未按手续借阅、外带档案的。

第六章附则

第二十条 本规定解释权归保卫处。