煤矿公文管理规定

煤矿公文管理规定

某某煤矿公文管理规定

一、发文管理

(一)行文格式

公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报抄送机关等部分组成。

1、发文机关应当写全称或者规范化简称。

2、机要公文分“绝密”、“机密”、“秘密”三种,紧急文件分“特急”、“加急”、“平急”三种。

3、发文字号由机关代字、年份、序号组成。

4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关、公文种类。除发布和转发政府规章性文件外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。如转发上级党政或部门的文件和批转下级文件,原标题文字过长,可重新概括确定标题。

5、公文如有附件,应在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。

6、公文成文时间以领导签发的日期为准,联合行文以最后签发领导的签发日期为准。

7、公文主题词标注在文件末页下部,抄报抄送范围上方。使用公文主题词以省委、省政府颁发的主题词表为准。

8、矿行政及矿党政(行政)办公室发文格式,主送单位为:基层各单位、机关各部室,抄送单位为:矿领导、副总、井领导;矿党委及党政(党委)办公室发文格式,主送单位为:各党(总)支部,抄送单位为:矿领导、副总、井领导、机关各部室。主送单位为部分单位的,应限定发文范围,抄送可直接写明单位或部门。

(二)行文规则

1、*某某煤矿委员会、徐州矿务集团有限公司某某煤矿、某某煤矿党政办公室、*某某煤矿纪律检查委员会、某某煤矿工会、共青团某某煤矿委员会、某某煤矿张小楼井、*某某煤矿张小楼井总支委员会、某某煤矿东城井、*某某煤矿东城井总支委员会可以单独行文,矿(井)党政也可以联合行文,联合行文须经矿(井)党政主要领导签发。党政联合行文的编党委(党总支)文号。党委、行政、党政办公室文件由党政办公室履行审批、核稿、签发、存档程序,纪委、工会、团委文件由各部门起草,履行审批、核稿、签发程序,统一归矿党政办公室建档管理。两井文件由各井自行管理。

2、基层单位及机关部室上报的报告、请示按文种分别处理。“请示”应当一文一事,“报告”中不得夹带请示事项。如涉及多个部门、多个事项,原则上应退回原单位重新行文。

3、原则上不越级行文,如需越级行文,应视内容抄送被越级的机关。

4、“报告”或“请示”只能写一个主送机关,如涉及有关部门可以抄送,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人,必须交矿党政办公室按程序办理。上级机关对下级机关请示的问题必须在规定期限内给予批复。

5、凡矿职能部门和党群办事机构的一般性工作安排,可以以某某煤矿党政办公室文件向基层行文,纪委、工会、团委可以单独行文,由矿分管领导签发,重要事宜需经矿主要领导签发。

(三)公文形成

发文办理程序为:起草人拟稿→部门主管审核签字→党政办公室秘书核稿→主管领导签发(视情况有时先由分管领导会签)或分管领导签发→机要文书登记编号→打字室根据领导审核意见修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→盖印装订。

1、公文起草

矿党政和党政办公室下发或上报的所有公文由矿职能部门、党群办事机构代拟或由矿党政办公室负责组织起草。拟写公文应遵守以下几点:

(1)拟写公文必须符合国家法律、法规,符合党和政府的文件、政策及有关规定。如提出新的政策规定,应加以说明。

(2)内容真实,观点鲜明,条理清楚,层次分明,文字精练、通顺,标点准确,篇幅力求简短。

(3)用词准确、规范,人名、地点、专用术语、数字、事物名称准确无误,使用简称应规范,并加以说明,日期应写具体的年月日。

(4)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数码书写。

(5)引用材料应核对原件,做到准确无误。引用公文还应注明所引用公文的发文日期、机关、标题和发文字号。日期应写具体的年月日。

(6)正文部分如需使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

(7)必须使用国家法定计量单位。

(8)根据公文的内容和行文规则,准确使用文种,标明主题词。根据需要标明紧急程序和密级。

(9)所有文稿一律使用计算机打印。

2、公文核稿及签发

(1)草拟好的公文,应先由党政办公室秘书进行核稿,填写发文标签。拟稿人、主办部门负责人和核稿人要分别在发文标签上签字,并注明日期,不得违反程序越级直接送矿领导签发文稿。核稿的重点是:是否需要发文,以什么名义发文;是否符合国家的法律、法规及有关规定,提出的意见和办法是否切实可行;需要同有关部门协商的事项是否已协商一致;内容是否准确属实;文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。对内容杂乱、主题不清或修改较乱的文稿,矿党政办公室一律退还拟稿人重新起草。

(2)公文从起草到签发所使用的笔、墨要符合存档要求(用钢笔或毛笔及蓝黑、炭素墨水、墨汁书写)。对不符合要求的文稿,应按要求重新处理。

(3)矿党政上报集团公司党委、行政及上级有关部门的请示、报告,由党政办公室秘书审核后,根据具体情况报送有关矿领导审签。

(4)矿党委、行政下发的政策性、综合性文件,干部任免文件,奖惩决定,全矿性工作意见,重大事件、项目、工程批复等,经党政办公室秘书核稿后,由矿党委书记或矿长签发,或由党委书记、矿长委托的副矿级领导审核、签发。

(5)以党政办公室名义下发的一般性文件或批转部门工作意见,经党政办公室秘书核稿后,根据文件内容,由业务对口副矿级领导签发。

(6)公文签发后,由矿党政办公室机要文书根据文稿内容,核对文种、签发人、发放范围等项。符合发文要求的,进行登记编号。公文编号一文一号,按年依次编注,不得重复编号或空号。

(7)以矿党政或党政办公室印发的专业会议纪要,由办公室秘书核稿,会议主持人签发;涉及重要内容的,报请党委书记、矿长或其他副矿级领导签发。

(8)矿党政办公室下发的会议通知,由办公室主任签发。需要基层各单位党政主要领导、机关负责人出席会议的,事前要报请党委书记或矿长审批;需要基层各单位和机关部门副职干部参加会议的,事前要报请分管矿领导审批。

(9)付印前的公文,由拟稿人负责校对。校稿人要按照公文处理规范格式认真细致校对文稿,经确认无误、签字后,交付打字室工作人员印刷。

(10)公文要严格按规定格式打印。机要公文密级和紧急字样分别标在公文眉首的右上角,字体为3号黑体,紧急字样列秘密字样之上。公文标题字体为2号小标宋体,正文为3号仿宋体。“主题词”用3号黑体字,词目用3号宋体字。正文一般每页排22行,每行排28个字,字体行距符合规范要求,公文用纸用us型纸(条件具备后逐步过渡到规定的a4格式打印),付印的文头纸与发文机关应相符。公文页数超过两页的,必须编印页码。涉密文件应指定专人打印,所使用的计算机软盘专用并加密,必要时要做消除处理。

(11)缮印后的公文在用印前,由主办部门相关人员负责与文稿核对准确后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部边缘压盖成文日期。公文用印后,不再另署发文机关名称。

(四)公文分发及报送

1、以矿党委、行政、党政办公室名义下发的公文,无论何部门起草,成文后一律交矿党政办公室统一分发;其它各类文件由成文单位负责发放,严禁在各类会议上发放文件。公文发放要建立《文件发放清单》。基层各单位和机关各部室应有专人负责文件领取,如有紧急文件应根据党政办公室通知随时领取。

2、凡主送集团公司党委、行政的请示或报告,只报送一份给集团公司党政办公室机要科,严禁多头报送。抄报、抄送集团公司党委、行政或有关部室的文件,由党政办公室机要文书定期集中报送,紧急情况下须随时报送。

(五)公文归档

1、公文形成后,由矿党政办公室机要文书负责将领导签发原件及3份正式文件暂集中保管,次年3月底前由机要文书向档案室核对交清。归档的公文必须符合存档要求。

2、矿党政及矿党政办公室召开的各类会议所形成的会议文件、材料,由承办部门人员负责收集整理后,及时交档案室归档。

(六)随着无纸化办公的逐步推行,今后纸质文件将逐步取消,改由网上审批、签发、发放,以电子文档传输,相关管理规定届时另行下发。

二、收文管理

(一)矿党政办公室接收的外来各类文件、电报、传真、公函等公文,由党政办公室机要文书负责签收、分类、登记、编号、传阅、办理、保管、存档等工作。所接收公文由党政办公室主任提出拟办意见,送矿有关领导批示后按顺序传阅或办理。

(二)对集团公司通过办公网络下发的各类文件材料,机要文书应及时接收,原则上当日下发的文件必须当日接收,紧急文件随时接收。同时,要根据领导批示的意见,及时转有关领导和部门办理。

(三)公文承办部门(人员)要将公文办理情况及时向领导和党政办公室反馈,并在公文处理单上签字注明。

(四)公文处理必须准确、及时、安全,运转的每一个环节应建立登记、签字制度,避免延误或丢失。未经领导批准,不准对外提供公文,不准随意复印文件。

(五)矿党政领导及职能部室参加国家、省、市及外地区召开的各种会议所发的文件、材料,原则上由随行人员或相关职能部室人员收集后,交矿党政办公室机要文书按收文程序处理,次年初交档案室分类归档,以便调阅和使用。

三、考核规定

(一)矿党政办公室为全矿公文管理的主管部门,负责公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。

(二)公文主办部门违反公文审核程序的,每出现一次对所在部门罚款100元。

(三)对手续不完备的公文,党政办公室机要文书不得予以编号,否则每发生一次,对机要文书罚款50元。

(四)公文校稿人要认真对照核稿修改的意见,对付印前的文稿认真细致地校对,并履行签字手续。否则,每出现一次错误没有校对改正,对校对人罚款50元,并责成改正。

(五)公文印刷人员要严格按规范要求进行公文打印。否则,每出现一次不符合规范,对责任人罚款50元。

(六)公文凡发生漏盖、错盖印章或装订不规范的,每次对责任人罚款50元,并责成整改。

(七)党政办公室要加强文件的发放管理,建立健全文件发放台帐,落实专人负责,及时督促机关各部室和基层单位领取文件。否则,凡出现文件漏发或错发的,每次对责任人罚款50元。

(八)党政办公室机要文书要加强收文管理,确保准确、及时、安全。否则,每发生一次延误,对责任人罚款50元。

(九)党政办公室秘书要增强工作责任心,做好全矿各类公文的核稿工作,确保公文处理的质量和效率。否则,每发生一次失误,对责任人罚款50元。