学校物业公司档案管理规定

学校物业公司档案管理规定

学校物业公司档案管理规定

为加强对公司档案工作的管理,使档案工作各环节实现规范化、制度化和科学化管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司各项工作中的作用,为公司的发展提供服务,特制定本制度。

一、组织管理

(一)机构设置

1.公司行政办公室下设档案室,负责全公司档案管理工作。由公司行政办公室专人负责管理。

2.公司各部门办公室人员,负责本部门的日常档案材料的积累和归档工作,受公司档案室指导。

(二)管理职能

1.执行国家及学校有关档案工作的方针政策。

2.统筹、协调、组织和管理全公司的档案工作。

3.保证档案的完整、准确、系统和安全。

4.做好档案的收集、整理、分类、保管、统计、销毁、保密、补充、修改及提供利用工作。

5.参与主要项目和技术引进项目档案材料的审查、验收、整理及设备开箱验收资料的归档工作。

二、档案的收集、立卷、归档

1.凡以公司名义发出的公文一律由行政办公室统一收集管理。

2.如有某项工作由几个部门共同参与办理,在工作中所形成的材料,应由主办部门收集归卷。

3.公司工作人员外出学习、考察、参加上级机关召开的会议等公务活动,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。

4.本公司召开会议,由会议主办部门专人将会议材料和档案等向档案室办理归档手续。

5.归档工作应做到主动、及时、手续齐备。文件材料按年度、机构问题和保管期限进行分类,要求分类准确,组卷合理,案卷装订及编目符合要求。

6.公司档案室按年度搜集、催交各部门未按时归档或归档不全的文件材料。

三、档案的借阅

1.建立借阅登记簿,按规定办好借阅登记和借阅手续。涉及密级档案或查阅非本部门档案时,须填写《档案查阅审批单》。

2.查阅档案中有关本单位会议记录簿及核心机密档案,须经总经理批准方可查阅。外单位借阅档案须持介绍信,注明查阅档案的内容和用途,总经理或行政办公室主任同意方可查阅,并要求在档案室内查阅,密集资料一律不外借。查阅本部门档案需由部门负责人同意,借阅本部门业务以外的档案时,须由行政办公室主任同意方可查阅。

3.从档案室借出档案材料,档案员要讲明注意事项,借阅人不得自行转接他人,不准拆毁、涂改、标记、抽页、污损、拍照和复印等。

4.各部门人员只限查阅本部门档案,摘录档案内容,须经主管领导同意,方可摘录。

5.借阅档案一般不超过三天,如有特殊情况不能归还时,要申明理由办理续借手续。对无故不按期归还者,要视其情节给予一定处罚。

6.借阅人归还档案时,档案员应逐卷逐页清点检查。如果发现缺页或损坏,必须向当事人当面提出,经双方核准后,方可履行手续。

7.证书和奖状等实物档案一般不借阅原件,只借影印印件。凡正在研制的科研项目的技术文件材料,一律不准对外借阅。

四、档案的保管和鉴定

1.归档后的档案应按专业特点和文件材料形成规律进行分类、编号、组卷、登帐、入库、上架管理。

2.档案上架要按年度、保管期限分别排列,做到排列系统,主次分明,便于查找。

3.底图档案一律装袋平放,严禁折叠,蓝图档案装订成册。

4.档案人员要熟悉和掌握各类档案,每季检查核对一次。发现丢失、泄密、霉烂、虫蛀、鼠咬等要及时修复,采取补救措施,底图因年久破损而影响复制质量,应由归档部门重新描制。

5.档案室内应保持适宜的温度(14-18)、湿度(50%-60%),严禁烟火和存放食物,要经常除尘、通风。坚持做到七防:防火、防光、防尘、防潮、防虫、防污染、防盗。

6.对已到保管期限和失去保管价值的档案,要按规定进行鉴定销毁,并填写清册,档案室应组织鉴定小组进行鉴定。

7.档案人员要爱护档案,不准随意折卷、撕页、涂改勾画,对违反档案管理标准的行为,有关部门要严肃处理。

五、档案的保密和销毁

1.档案工作人员要严格遵守党和国家安全保密守则,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得向外透漏档案机密。

2.公司的历史资料、图纸和重要资料等,不准到处乱放。档案的销毁由档案室会同有关部门,对超过保管期限的档案,依据国家有关规定和档案的本身利用查考价值提出存毁意见。

3.档案的销毁须鉴定小组严格审查鉴定,编制销毁清册,由批准人、鉴定人和销毁人签字后方可销毁。

4.档案销毁的有关手续要注明立卷永久保管,销毁的案卷必须在《案卷目录》、《统计帐》上注销。

六、档案的交接

1.公司档案管理主要范围为文书管理、人事资料管理、公司执照、工程资料等。文书管理包含党群、行政转发或下发的各类文件、会议记录、会议纪要、照片、音像等材料及公司制订的工作条例、章程、制度等文字材料;人事资料管理包含人事部下发的各类文件、制定的各项管理规定、聘任决定、员工人事档案等;公司执照包含**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本);工程资料包含工程合同、工程验收报告等资料。

2.**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本),由行政办公室档案室负责保管。各部门因办理公务时需要提供以上证照的原件或复印件时,须填写《物业公司证照借用审批单》。使用过程中妥善保管,一般借用期限为三天以内,做好借用登记。

3.公司员工档案实行人事代理制在市人才中心代理。

4.存档流程:公司各部门指定专人负责各部门的日常档案材料的积累和归档工作,由公司档室指导。公司各部门的文件材料均由各部门自行收集、积累、整理、立卷,对本部门制定的规章制度或收到涉及公司或本部门相关的学校及校外文件,按文件要求进行处理后,按年度在次年年初送交公司档案室存档,部门领导要对存档文件进行把关。归档应是原件,份数为一份,要求材料完整准确,有保存价值,有历史记载性,不重复。认真履行交接手续,档案员与各部门要在交接凭据上签字,以便存查。

5.公司各部门在本年度年终时,对本年度涉及公司或本部门相关的学校及校外文件尚未归档及仍在处理流程中的文件进行等级,