g园物业档案资料管理规定

g园物业档案资料管理规定

佳园物业管理有限公司

档案资料管理规定

根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高管理处文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:

1. 管理处文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。

2.保密级文件由资料管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。

3.文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期检查存档文件,过期的文件资料,经管理处领导批准后,做销毁处理。

5.管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。

6.管理处各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。

7.政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。

8.管理处内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。

9.文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由资料员负责完善借阅手续。