某小区总经理信箱使用管理规定

某小区总经理信箱使用管理规定

小区总经理信箱使用管理规定

1.0目的

1.1为进一步推进小区和谐建设,增强公司及服务中心的服务理念,通过公司总部与广大客户沟通,全面地掌握客户需求和意见,及时督促公司、职能部门或服务中心改善服务质量,特制定本规定。

1.2鼓励全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映存问题,实现全员管理目标,促使公司不断提高管理水平,特制定本规定。

2.0范围

公司所服务的全体客户和全体员工。

3.0权责

3.1物业品质部是总经理信箱的归口管理部门,每半月由物业品质部开启信箱一次,开启时间为上半月15日前和下半月28日之前。

3.2物业品质部负责告示总经理信箱使用管理说明,负责将所有投放于信箱内的书面材料整理并呈报公司总经理。

4.0内容

4.1对客户

4.1.1《总经理信箱》面向所服务的全体客户,其功能定位是:听取客户对我司物业管理服务的意见和建议;促使服务中心提高服务意识和质量;达到全体客户共同监督物业公司服务工作的目的,共创和谐小区。

4.1.5来信人必须遵守中华人民共和国各项法律、法规的规定,反映问题实事求是,不得发表含有猥亵、色情、人身攻击和反政府的言论。

4.2对员工

4.2.1全体员工可针对公司的经营、管理提出合理的建议,提出意见,反映不良问题。

4.2.2总经理信箱用于反应员工意见、心声之用,不得借以对公司同仁、上司进行个人人身攻击,诬陷、报复等,一经查实对具有上述行为人员作严肃处理。

4.3为有效发挥《总经理信箱》的效率,来信人在反映情况时,要力求将投诉叙述清晰,意见表达清楚,字迹清晰、实事求是和署名,以便准确及时地掌握情况,便于追溯和尽快做出处理。

4.4廉政举报信可以实名亦可匿名,由于调查和取证的时间等不确定因素,廉政举报信可不回复处理的结果和意见。

4.5物业公司办公室门口、服务中心办公室室门口、小区主出入口及社区文化宣传栏等位置须设置'总经理信箱',其他需设置总经理信箱的视具体情况而定。

4.6《总经理信箱》由公司品质指定专人负责每月开启两次,并负责登记、办理、回复等工作。对重要的信息及时摘报、专报公司领导,并根据领导的批示督促相关职能部门和所属相关单位跟进处理。一般情况按照'属地管理、分级负责,谁主管、谁负责'的原则转送有关职能部门和所属有关单位妥善处理。

4.7特殊情况要在总经理的指导下成立专项调查小组跟进,调查结果直接向公司总经理汇报。

4.8一般情况下,在接到来信后的7个工作日内完成处理程序,并将有关处理情况知会来信人。如牵涉到有关政策层面,需要与集团其它单位协调解决等特殊情况,在接到来信后的15个工作日内完成有关处理程序,并将结果知会来信人。

4.9对有益于公司经营管理的建议、意见,经公司内部管理小组评定等级,将会对提出者作一定的奖励。

4.9.1具有一定的创新性,完全可以实施并且具有重大回报价值的奖励1000元;

4.9.2具有一定科学性、可行性,但公司短期内不于实施奖励300元;

4.9.3对不良管理者进行揭发经查属实奖励200元;

4.9.4其他有价值的建议奖励10-100元不等;

4.10为有效监督公司《总经理信箱》的运行情况,实行月度总结制度,对反映问题的数量、类别和办结等情况进行分类统计,及时对客户、员工投诉意见或建议进行反馈,对具有典型性的问题作出情况通报。

4.11可以公开的处理结果来信,并具有一定宣传或教育意义的,经总经理批准,将在《**物业人》、《**》杂志或集团网站上给予公布。

4.12公司对员工揭发、检举等事项作严格保密。

5.0相关记录

5.1《总经理信箱开启记录》

5.2《总经理信箱信件登记表》

5.3《总经理信箱来信处理记录》

5.4《总经理信箱来信月度总结》