大厦物业管理中心文件管理规定

大厦物业管理中心文件管理规定

物业管理中心文件管理规定

1目的

对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

2范围

适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作;中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。

3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。

3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。

4程序

4.1文件分类及保管

4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。

4.1.2作业指导类文件分为两类

a.管理中心(处)工作手册,管理处运行体系的常用实施细则:包括管理标准(员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等),工作标准(岗位任职要求、岗位工作标准等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等),质量记录表单等,由管理中心(处)自行使用、保存。

b.其他质量管理体系文件:可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存,重大质量计划(涉及多部门或公司的计划)报公司行政与人力资源部备案。

4.2文件的编写、审核、批准、发放。

4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。

4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写,中心综合管理部负责审阅,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。

4.2.3经审核批准的文件,均需报公司行政与人事部备案,中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放,文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。

4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时,文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。

4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时,须进行登记,中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》,管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》。

4.3文件受控标识

文件分为:'受控'和'非受控'两类,凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖'受控'章、分发号章(整套文件在封面上加盖,无封面的单份文件在文件首页右上角加盖)。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖'受控'章但属受控文件。非受控文件不进行标识。

4.4文件的领用

4.4.1质量管理体系文件发放时,文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。

4.4.2因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门做好相应发放签收记录。

4.5文件的保存、作废与销毁

4.5.1文件的保存

a.文件经审核批准后,文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》;

b.中心综合管理部文员(管理处客服)负责中心(管理处)与质量管理体系有关的文件保存,并编制《受控文件清单》。

c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;

d.管理中心(处)公用文件由管理中心文员(管理处客服员)保管。

e.管理中心文员(管理处客服员)应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》;

f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借,以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。

4.5.2文件的作废与销毁

a.所有失效或作废文件,由管理中心文员(管理处客服员)及时从所有发放或使用场所撤出,交由中心综合管理部,统一上交公司行政与人力资源处理,防止作废文件的非预期使用;

b.为某种原因需保留的作废文件,由行政与人力资源加盖'作废'印章保存;

c.对要销毁的作废文件,由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后统一销毁。

4.5.3文件的借阅、复制

借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录,应填写《文件借阅、复制记录》,由管理中心(管理处)负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制(复制文件必须由客服员标识登记后发放)。

4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

相关质量记录

1.《文件发放、回收记录表》zc-01/b01

2.《受控文件清单》zc-01/b02

3.《文件更改申请单》zc-01/b03

4.《文件会签单》zc-01/b04

5.《文件借阅、复制记录表》zc-01/b05

6.《文件销毁申请单》zc-01/b06

7.《文件修改控制页》zc-01/b07