x小区管理处办公用品管理规定

x小区管理处办公用品管理规定

小区管理处办公用品管理规定

为了做好办公用品的管理工作,使管理处办公用品的申请及领用规范化、标准化,本着降低管理成本,提高工作效率的原则,特制定本规定。本规定中的办公用品是指工作过程中必需的文具及用品,其价值小,种类繁多,多为一次性消耗品。

一、办公用品的申请计划:

行政后勤对办公用品进行日常管理,办公用品采购一般每月申请一次,每月25号之前各部门根据工作情况经部门主办同意后提出申请,行政部门根据使用部门的申请及办公用品的库存情况,详细填写《物资申请单》,送经理审批。

二、办公用品采购:

由行政后勤将《物资申请单》报经理批准后,并严格按照申请表所列要求到公司指定供应商处采购,采购办公用品所取得的票据必须符合深圳市税务部门的有关规定。

三、办公用品验收:

采购人员备齐《物资申请单》、采购票据、所采购的办公用品,及时到行政部门进行验收登记,验收合格并在票据上证明签字后送财务部门做帐务处理,行政部门按所采购办公用品分类登记。

四、办公用品领用:

1、新到岗的管理员在报到七日后到行政管理员处,可领取32k信笺纸一本、

铅笔一支。

2、打印纸的领用:

打印纸由资料员到行政管理员处统一领取,各人员日常所需的打印纸由使用人到资料管理员处登记领取,复印须每次登记,超过30 张由经理同意后方可复印。

3、磁盘的领用:

管理处根据管理员的职责发放磁盘,用于保管备份重要文件,但最多不超过3张,若需超出限量领用,须经经理同意后方可领取。

5、文件夹的领用:

除资料室按文件的类别不同领用文件夹外,其他岗位若有新类别的文件可到行政管理员处领取,但最多不得超过3个,若同类文件需增领须经理同意后方可领取。

6、软抄本的领用:

只限于管理人员新设科目时领用,各班班组长,只限于领用小记事本。

7、信笺纸的领用:

信笺纸的发放只限于管理人员,除经理每月领用16k信笺纸以外,各部门均以每二个月领用一本32k便笺纸(包括信息员)特殊情况需增领,经经理批准后方领取。

8、浆糊、大头针、回形针、订书针、图钉、涂改液、订书机只限于前台领用,打孔机只限于前台、人事、行政、仓库管理员领用,其他部门使用以上物品到前台索取。

9、职员、工调离或辞职时,首先需到行政管理员办理办公用品交付手续,由行政后勤管理员签字后方可办理其它手续。

10、行政管理员严格按照办公用品发放标准进行发放,不得超额,凡离职人员交回的办公用品还能使用的,仍可继续发放。

五、领用检查:

本着节流原则,行政部门每月25号对所领用的办公用品进行监督,若发现有异常领用情况,应要求该部门负责人作出合理解释,并向经理汇报。

六、计划外的零星采购:

特别活动或特殊工作需要购买办公用品的,必须提前1天申请。