x小区物业管理处文档管理规定

x小区物业管理处文档管理规定

小区物业管理处文档管理规定

根据国家档案法和档案管理规定,为进一步提高文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本制度:

1、管理处文档管理员负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等)收集、存档和保管工作,做到系统、准确、完整;

2、任何人员借阅文件资料,须经管理处经理批准,文档管理员须将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录;

3、属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,未经领导批准不准给任何人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;

4、员工个人档案材料属秘密材料,他人无机翻阅,保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目;

5、文件资料等要进行合理归档,归档前先把资料分灯,按字田顺序或按内容、按时间等形式分类,且须在档案夹上标识;

6、要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经管理处领导批准可做销毁处理;

7、积极实行档案现代化管理,应用计算机检索手段,做到文档管理标准化、规范化和程序化;

8、管理处购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明材料等,并及时归档;

9、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理好,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交文档管理员及时归档。