x小区物业管理处资料室管理规定

x小区物业管理处资料室管理规定

小区物业管理处资料室管理规定

管理处收发文件、资料实行集中收集、统一管理,由资料室进行科学的分类整理,确保文件、资料、档案的完整、安全,便于查找、借阅,特制定以下规定:

1、资料室除资料管理员以外,其他人士未经允许不得入内;

2、资料室钥匙由资料管理员、控制中心各持一套,行政后勤主办持资料室门钥匙一把,其他人员不得持有资料室钥匙;

3、资料室内存放的物品须放置在合理的位置,资料室管理员须定期对文件、资料、物品进行整理,保持室内环境干净、整洁;

4、任何人不得在室内吸烟、乱丢纸屑,吃东西等;

5、资料管理员下班后要将所有文件柜及资料室门上锁,避免文件、资料及物品遗失;

6、文件、资料本着便于查找、借阅的原则,分类摆放,标识清晰、明显;

7、任何人员到资料室借阅文件,须由资料室管理员负责查找提供,其他人员不得自行取阅,文件资料须经经理或经理授权人批准后,方可借阅。

8、资料员负责催促借阅人及时归还文件或资料,检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符,并登记归还人及归还时间等,归还的文件、资料要及时归档;

9、属保密级文件要妥善保管,不得放于桌面或抽屉内,不得散播其内容,未经领导批准,其他人员不得翻看、借阅,不得复印和带离资料室。

10、文件、资料要定期归档,对过期文件、资料经部门经理批准后,按批准意见进行报废、销毁等处理;

11、对破损、装订不牢固的文件、资料要及时修补,并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施,以防档案损坏,确保档案的完整;

12、使用复印机、打印机时,注意节约成本,杜绝浪费行为,并自觉做好登记。