某设备公司档案管理规定

某设备公司档案管理规定

设备公司档案管理规定

第一章总则

第一条为保证公司档案的完整、准确、系统,更好地为日后查考、利用服务,依据《中华人民共和国档案法》,结合本公司实际情况,制订本规定。

第二条本规定适用于公司所有档案的管理,对于财务、人事档案、质量文件管理,国家和地方政府及公司质量管理体系有专门规定的,按专门规定办理。

第二章确定归档范围

第三条立卷归档的范围

(一)公司印发的各种文件、函件、简报、总结、请示、报告、资料(包括底稿及办文依据的有关附件)。

(二)公司召开的各种会议的文件资料,包括领导讲话、会议纪要、翻印文件、参阅文件、代表名单等。

(三)公司拟订的各种计划、规划。

(四)公司签订的合资、合作、中外合资和参股等合同和协议,包括可行性研究、项目建设书、初步设计、开工和竣工验收等报告及批复。是我方拟稿的,应连同底稿,由各部门负责内勤的员工收集整理齐全,定期移交办公室归档。

(五)公司参加上级或有关单位召开的会议带回来的文件资料。

(六)中央和国务院、政府机关的有关政策性文件。

(七)公司员工录用、转正定级、调资、退职、退休、离休、病残、抚恤、死亡等有关材料。

(八)公司党委、工会、团委在工作活动中形成的文件资料,包括年度计划、总结、工作的请示报告和批复,以及党员、团员、干部、工人名册、统计报表等材料。

(九)干部任免、人事调动、奖惩、福利和工资、行政、党、团组织关系介绍信及存根等材料。

(十)公司的财产、设备档案等交接凭证和清册。

(十一)公司下属单位报送的工作计划、请示报告、工作总结、典型材料、统计报表等文件资料。

(十二)政府机关对公司请示、报告的批复文件。

第四条不归档的文件材料范围

(一)公司印发的无查考利用价值的临时性、事务性文件。

(二)重份文件。

(三)专项会议讨论,未经领导审阅签发的未生效文件、电报签证,一般性文件的历次修改稿(重要法规文件、定稿除外),铅印文件的各次核对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

(四)无特殊保存价值的一般性表态,提出一般性建议或意见的信函。

(五)公司负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。

(六)非下属单位抄送、不需要办理的文件材料。

(七)公司下属单位送来参阅的简报、情况反映,不应抄报或不必备案的文件材料。

(八)公司下属单位抄报备案的一般性文件材料。

第三章管理办法

第五条立卷归档的方法

(一)为方便日常查阅,有利保密,凡当年度的文件资料在经办完毕后,应及时交办公室档案人员保管。

(二)根据档案的机密程度,将档案分为绝密、秘密、保密、普通、其他五个级别,分类保存。

(三)参加上级组织召开的会议带回来的文件资料,由出席会议的员工交办公室档案人员归档。

(四)为方便工作,有的需要立卷归档的文件资料,可由本部门经办人暂时保管,但当年文件必须于第二年度一月移交办公室归档。

第六条档案借阅办法

(一)公司工作人员需要查阅与其业务有关的文件,可向档案员直接借阅,因工作需要外借时,要办理登记手续,限期三天。

(二)档案的原始稿件一般不予外借。

(三)外单位向本公司借阅档案,须凭介绍信,并须公司办公室主任批准。

(四)借阅档案人员要爱护档案,注意安全和保密,禁止在文件上作标记、图点,折角;不准在档案室吸烟。

(五)摘抄档案文件资料,要经档案人员审核同意。如需加盖办公室印章,必须使用16开材料纸抄录,经档案人员签字,否则不予盖章。

(六)对于电子文档,借阅人员只能借阅电子文档的打印稿,不能借阅电子版本。

第七条档案鉴定小组

(一)公司成立档案鉴定小组,由分管副总经理、办公室主任、文秘专职人员及专职档案员组成,分管副总任组长。

(二)鉴定小组负责公司档案的自查、鉴定和销毁等工作。

(三)协调各部门兼职或专职文书管理人员的档案事务。

第八条做好档案的安全防护工作,进行严格的防火、防盗、防潮、防鼠工作,保持档案管理场所整洁。

第九条档案的保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者,以下列规定办理:

(一)永久保存:公司章程、股东名册、组织章程及办事规则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、重要的技术资料、其他经核定须永久保存的档案。

(二)10年保存:预决算书类、会计凭证、事业计划资料、重要合同文本、其他经核定须保存10年的档案。

(三)5年保存:期满或解除之和约、其他经核定须保存5年的档案。

(四)1年保存:结案后无长期保存必要者。

第十条对于保存期限已满的档案,给予销毁。销毁前应将销毁档案造册呈总经理核准,销毁工作在相应权责主管或档案评审小组的监督下由总经理办公室进行。

第十一条关于公司合同档案管理

(一)经济合同档案在公司档案中单独设置,集中管理。凡公司签订的合同、协议,统一由办公室编号立卷。

(二)职能部门起草的经济合同、协议的稿件(包括合同、协议要求的附件),在合同、协议生效后归档。

(三)合同协议文本在公司发放的范围和数量:档案室二份,营销副总一份,财务部一份。分送文本由办公室固定编号,便于查考,各部门要设专人负责管理。

(四)凡公司签订的合同、协议文本,盖有合同、协议双方法人代表和单位印章的,不再以'正本'、'副本'区分,因工作需要印发'副本'的,应不盖法人代表和单位印章。

第四章附则

第十二条本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。

第十三条本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。