公司员工出差管理规定16

公司员工出差管理规定16

公司员工出差管理规定(十六)

一、目的:明确公司员工因公出差所必须遵循的规章制度以及报销步骤,确保公司资金使用得当。

二、适用范围:

本规定适用于全体员工(副总裁以下级别)。

三、定义

(一)出差:离开原办公地点异地(跨区/县/市/省)办公,当日无法返回或当日能够返回。

(二)出差至同一分公司或业务区域(办事处)并连续工作时间超过一月以上(节假日不计)视为派驻,按员工派驻管理办法执行;派驻人员出差按本规定执行。

(三)出差天数统计:

出发:中午12点前出差(上车、船、飞机)的,当日按照1天计算;

中午12点后出差(上车、船、飞机)的,当日按照半天计算。

返回:中午12点前销差(下车、船、飞机)的,当日不按出差计算;

中午12以后销差(下车、船、飞机)的,当日按照1天计算。

四、申请程序

(一)出差必须是因工作需要予以提出的,申请出差的工作目的应非常明确和清晰。

(二)出差员工在出差前必须向其直接主管提出申请,详细说明出差的目的、地点和所需的时间等相关事宜。

(三)员工出差,需本人填写《出差申请表》(见附表一),由直接主管、上级主管签批(《出差申请表》一式二份,审批完毕后一份交考勤管理人员备案,一份员工留存)。办事处主任以下级别销售人员,不需填写《出差申请表》,按照经审批通过后的《月行程计划表》(核销依据)中的计划行程执行。区域经理以上销售人员,根据业务需求提出出差申请。

(四)出差至分公司或办事处者,须提前通知分公司或办事处做好相关接待工作(特殊情况另定)。

(五)如需借款,凭签批后的《出差申请表》,按照借款管理规定办理。

(六)如需派车,按照现行派车管理规定办理。

(七)所有外出培训申请,必须经由本部门总监(或被授权的指定人)和人力资源总监审核批准后,方可借款。

五、交通

(一)原则上,公司对交通工具的选择要求依次为:火车、客车、轮船、飞机,员工应根据出差路线及路程等,选择适当的交通工具。各交通工具标准要求如下:

飞机经济舱

火车/动车硬座/硬卧

轮船三等舱、二等舱(经理级及以上职务)

市内交通公交车、地铁、出租车(经理级及以上职务)

(二)乘坐火车或长途汽车,连续乘车时间超过8小时的,可购同席硬卧铺票。

(三)长途:始发站至终点站往返的路费,不在补贴标准之内,按发票核销(始发、终点站指出差起止车站、港口、机场等)。凡火车票、汽车票均以微机票为准。出发地至始发站往返、终点站至目的地往返的交通工具按市内交通工具标准执行。

(四)飞机:

1、部门经理(区域经理/ka经理/分厂厂长)及以上级别员工,因紧急公务需要可乘飞机经济舱。

2、从公司所在地出发的机票或能确定回程的往返机票一般由行政部门负责办理。

3、从其他地区出发或返回的机票可以自购。凡自购机票报销时,必须同时提供登机牌存根。财务部对不能提供有效登机牌存根的机票不予票面全额报销。

(五)如果员工选择的交通工具超出了允许的范围,员工本人将承担超出部分的费用。如有例外情况,必须先经部门经理认可,并同时获本部总监的批准(乘坐飞机须总裁批准)。在补贴标准内凭票核销,超出部分不予核销。

(六)因公前往市(县)内各类场所,属于常规工作且能于工作日内往返,不属出差范围,交通工具乘坐及核销标准按本规定执行。

(七)多人(2人及以上)出差起止地点相同时,若共同乘座同辆计程车出(返)差,交通费仅能由一人代表申报。

(八)低阶员工随同高阶员工出差,视实际需要,可搭乘同级标准交通工具。

(九)出差时有直达车、船的须乘坐直达车、船,不准无故绕道,否则当日所有发生费用不予核销。

(十)经理级(区域经理)以下级别员工,乘坐公交车。因紧急公务需要可乘坐出租车,须事先征得上级主管同意后方可按票实销。

(十一)异地调动或因事至总部、分公司办事人员,只核销路途费及车站、港口、机场往返路费,无交通/用餐补贴。

(十二)在出差过程中发生的交通费用,员工必须在票据背面或出差报告中注明细节,包括不限于:日期、从哪里到哪里等事项(包括出租车费及租车费用)。不注明细节的交通费,公司将不予报销。

(十三)销售人员出差开会、培训等期间,视同非销售人员,参照非销售人员相关管理规定,按同级别非销售人员出差标准核销,提供相关票据亦同。区域经理/ka经理同部门经理/分厂厂长级,办事处主任/城市经理同部门主管级。

(十四)销售人员至所属郊县办理业务,须当天往返,按标准凭票报销路途费。

(十五)(包括但不限于)以下情况无交通补贴:

*中午12时以后出差或中午12时以前销差者(员工出差不论当天能否往返,中午12时以前出差或中午12时以后销差者,按出差全日补贴交通/用餐标准)。

*乘坐公司交通工具或由出差处提供交通工具者。

*司机人员驾车出差无交通补贴,不予核销路途费用。

六、住宿

(一)按员工级别入住,凭正规住宿发票在规定标准内按票面金额实销,超出部分不予核销。

(二)由出差处所免费提供住宿者,无住宿补贴。

(三)出差至分公司或办事处,均由驻地公司或办事处提供住宿,无住宿补贴(区域稽核人员除外)。如不能提供住宿时,须由当地主管提供未安排住宿签字证明作为核销依据。

(四)低阶员工随同高阶员工出差,视实际需要,可入住同级标准旅馆,予以核销。

(五)出差到家庭所在地(区/县/市),无住宿补贴。

(六)经理级以下两人(同性别)同时出差同一地点时,应同住一房,只由一人报销住宿费用。

(七)至所属郊县办理业务,须当天往返,无住宿补贴。

(八)出差地有公司的签约宾馆时,原则上必须入住签约宾馆。若特殊情况入住非签约宾馆,费用核销时,按签约宾馆价格予以核销。

七、用餐

(一)按补贴标准与出差天数予以补贴,凭票核销。

(二)员工出差1天者,当日餐费补贴按正常标准给予核销;出差半天者无餐费补贴。

(四)员工因参加学习、培训、会议等事宜出差,如主办单位免费提供一餐,无用餐补贴

。

(五)普通员工随同高层管理人员出差,一起用餐则由高层管理人员按标准报销,员工不得额外提报补贴。

(六)出差至分公司等,如有免费提供用餐,则无用餐补贴。参加由本公司自己组织和筹办的会议或活动,因公司通常都有就餐安排,所以对参加者不再给予额外伙食津贴。

(七)伙食费报销,原则上需提供相关的餐饮或食品类的有效凭据。

(八)旅馆住宿费用已包含用餐的;出差人员出席或陪同招待客户就餐的,在申请出差伙食费时应做相应的扣减。

(九)在宾馆或旅馆内的迷你吧,酒吧,小商场等场所所消费的食品、饮料或商品等个人费用由员工自理。

八、其他费用

(一)邮费以邮局的证明为报帐凭证。

(二)因公携带的行李运费以正式的运费收据为报帐凭证。

(三)出差期间,因工作需要发生的通讯,电讯费,必须提交宾馆旅店结算清单或移动电讯电话局出具的有效通讯结算清单。电讯电话局出具的费用通知单不能作为有效清单,用做通讯费用报销的依据。财务会计部将对不能提供有效清单的出差手机通讯费用不予认可和报销。

(四)出差期间,酒店住宿费以外的个人消费(如洗衣消费、小酒吧消费等)不予核销。

(五)与出差有关的招待费按公司相关管理办法执行。

九、考勤

(一)出差期间按实际工作时间记录考勤。

(二)因工作需要延期出差,须事先以电话请示部门主管同意;返回后,由主管补签《出差申请单》。

(三)员工不得借出差之便,办理与工作无关的私人事项,否则视为旷工,且不报当日任何补贴。

十、出差报告、总结

(一)返回后,须在3日内完成员工《出差报告》,详细说明起始地点、时间、任务完成情况、每日工作情况等,交直接主管审核检查。

(二)出差期间取得的技术、培训等资料,须及时交存相关部门存档。

十一、核销

(一)核销标准:

1、具体见《销售人员出差标准一览表》(附表二)、《非销售人员出差标准一览表》(附表三);城市级别划分见《出差城市级别划分一览表》(附表四)。

2、凡出差补贴,均在标准范围内核销,超出不支。出差费用申请人在费用报销时应自觉扣减超出的部分。若有在规定范围之外申请核销的特殊费用,必须经过人力资源总监、财务总监会签,或总裁批准。

3、不得在差旅费中附带核销其他费用,否则不予核销差旅费用。

(二)核销票据:

1、费用核销时,必须提供帐单或原件发票。

2、每位员工必须详细单独填写、提交自己的差旅费用报销单。填写时应根据具体分类归类并填写每项费用发生日期、地点、事由、金额和内容。如所发生的差旅费是以借款,或公司直接划款方式支付的,还必须在费用报告相应栏目中列示。

(三)审批流程:

1、差旅费用单据由出差员工的直接主管、上级主管批准,若直接主管不在,则由部门更上一级领导批准。其他经理的签字则不予认可。

2、审批者应按要求最大限度的进行有效控制。通过检查每张附件,仔细查看每个费用报销单,评估每笔支出的有效性,并注明审核日期。任何不合乎情理的费用,审批者必须提出质疑。

3、在实际审批时,审批者应参照以下几点:

*该笔费用是必须的。

*发生费用的项目是符合本规定中的标准。

*所报销的数额是合情合理。

*所有必须附上的文件是否已齐全。

*所有与人力资源部政策有关的费用申请,例如特殊情况下的搬迁费、探亲费等,都必须经过人力资源总监,或人力资源总监所授权的二级审批者的批准。

4、经过批准的出差费用报销单应交财务部作以下核查:

*该报销单是否获得正确的审批。

*数字计算是否正确,包括汇率的计算。

*是否遵照公司有关出差费用的规定。

*有关会计人员在审核无误后应签字,然后在递交财务总监进行审批,审批完成后转交另外会计进行报销和相关账务处理。

(四)非销售人员核销:

1、出差返回后,须在一周内将各项费用、借款一并核销,特殊情况亦不得超过两周。

2、若可以把几个连续性的费用报销单放在一起报销,还公司款时间可适当放宽,一般不超过一月。否则,不允许把现金余额保留在费用报销单上,必须结清余额。

3、差旅费用报销时,由员工本人填写《差旅费报销单》与《费用报销单》,以《费用报销单》作为封面,依次附相关单据,并附《出差报告》,经部门经理或上级主管审签后到财务部核销。

4、如属个人原因拖欠或延迟归还剩余借款的,将作为个人诚信不良记录备案,财务部将在1年之内取消其出差暂借款的资格。

5、差旅费的报销和其他费用一样,除特殊情况外,都将在财务部收到费用报销单15个工作日之内(遇节假日顺延),通过现金形式给予员工。

(五)销售人员核销:

销售人员费用核销按《业务人员费用核销流程》执行。

(六)其它:

1、凡外出培训、学习发生的差旅费、参训费、课程费等费用,应逐项由人力资源经理(总监)签批。

2、事先经领导批准的,参加会议或培训等由主办方统一安排的相关费用实报实销,其余个人费用不予核销。

3、外出培训有具体协议规定者,按协议规定核销费用。

4、未按公司规定提前填写、报批《出差申请表》的;未按计划行程出差的,差旅费用不予核销。

5、私人外出、旅行等费用,应与因公出差分开,此类费用不予报销。

6、邀请或委托本公司外人员出差(培训、咨询、调研等),应报送相关职能部门审核后交总经理批准。

7、员工出差购车票/机票/船票时,购买意外伤害险的费用自理。

8、公司将不负担出差过程中发生的任何健身和娱乐方面的费用,例如健身俱乐部、客房内的娱乐设施、收费电影或电视等。

9、任何没有实质业务而杜撰、虚报费用的行为都属违纪行为。弄虚做假者一旦被查实将视为“偷窃或骗取公司或其他雇员财物”(详见奖惩制度)的行为,按公司规定处置。

10、自备车出差者,公司给予报销过路费、燃油费。

(七)出差费用报销无原始凭据或预支款遗失:

1、原始凭据确属被盗,被抢,可出示当地公安或治安部门,宾馆,旅店保安部门的有效证明,由员工本人提出书面报告经部门经理审核批准后

提交财务会计部作为费用报销依据。

2、原始凭据属于员工自己保管不善而遗失,员工可与开票单位进行协商,以取得票据重新开具或取得开票单位的有效证明。不能取得重开票据或获得有效证明的,财务会计将按照费用票据管理规定不再给予认可。为减少个人不必要的损失,希望出差员工妥善保管好原始凭据,视同自己的物品和钱包。

3、一旦员工收到预支款(或备用金)后就应该对该款项负责。如有遗失,该员工应对此负责并交还该款。如果是帐单或发票遗失,有关费用也不予报销。除非该员工能提供相关可证明的报告,(例如公安局提供的证明、或酒店、旅行社提供的可证明该偷窃发生的证明文件),或者其他充足证明(例如所遗失帐单、发票的复印件)。

十二、职务等级确认:出差员工职务等级由人力资源部确认备案,并正式发文通知相关部门、员工本人和财务部。员工职务若有变更,由人力资源部重新确认并通知财务部及相关部门。

十三、本规定下发之后,原各分公司/本部的出差管理规定如与本规定条款发生冲突时,以本规定为准。

十四、本规定由人力资源本部负责解释、修订。