分公司商品管理规定范例

分公司商品管理规定范例

分公司商品管理规定

分公司存货管理,应确保分公司存货资产的安全、完整、准确,及时、真实地反映存货资产的结存和利用状况,提高存货使用效率,促进存货保值、增值。

分公司负责人对分公司仓库、门店等分公司存货的安全、完整负总责。

一、分公司仓库的管理:

(一)、商品入库管理

1、分公司根据库存及销售状况,制定《采购订单》向总公司审请发货;

2、分公司发货申请经总公司营销中心、财务中心批准后,物流中心仓库发货至各分公司;

3、总公司发货后,及时通知分公司,分公司仓库人员做好入库前期工作,安排商品摆放的地方;

4、商品从总公司运至分公司仓库时,收货员必须严格认真检查商品外包装是否完好,若出现破损、是原装短少等情况,收货人有权拒绝收货,并及时上报分公司营销部门,营销部门应及时与货运公司交涉;若因收货员未及时对商品进行检查,出现的破损,原装短少,所造成的经济损失由该收货员承担;

5、收货员依照相关订单、随货同行联,对进货商品品名、等级、数量、规格、金额、单价进行核实,核实正确后方可入库保管;若单据与商品实物不相符,应及时上报相关部门;若进货商品未经核对入库,造成的账、实不相符,由该收货人承担因此造成的损失;

6、入库商品明细必须由收货员和仓库管理员核对签字认可,做到帐、实相符。商品验收无误后,仓库管理员依据验收单及时记账,按商品的各项分类(如服装、鞋类、配件等)详细记录商品的名称、年份、季节、性别、品名、数量、规格(按尺码)、入库时间、单证号码、验收情况、存货单位等,做到帐、实相符。若不按照该制度执行验收造成的经济损失由仓库管理员承担。

(二)、商品出库管理

1、分公司营销部门根据经审批的门店、客户(加盟商)的要货申请开具送货清单(出库单)、调拨单或者退货单;

2、仓库收到以上单据后,对出库商品必须认真清点核对准确、无误,方可签字认可出库,否则造成的经济损失,由当事人承担;

3、出库手续要完备,以分清实物负责人和承运者的责任,在商品出库时双方应认真清点核对出库商品的品名、数量、规格等以及外包装完好情况,办清交接手续,因手续不完备造成损失由仓库管理人员负责;

4、商品出库后仓库管理员在当日根据正式出库凭证销账并清点货品结余数,做到账货相符。

(三)、库存的管理

1、商品堆码要科学、标准、符合安全第一、进出方便、节约仓容的原则。仓库的要合理规划,干道,支道要画线,垛位标志要明显,要编顺序号;

2、合理安排货位,商品分类存放。商品入库验收后,要根据商品的性能、特点和保管要求,安排适宜的存储场所,做到分区、分库、分类存放和管理;

3、在同一仓间存放的商品,必须性能不抵触,养护措施一致,灭火方法相同。严禁互相抵触、污染、串色的商品、养护措施和灭火方法不同的商品存放在一起。仓库不能存放危险品、毒品和放射性商品;

4、仓库建立库存数量帐,每日根据出入库凭单及时登记核算,月终结帐和盘点完毕后与财会部门对帐;

5、经常检查商品,存放时间长、已损坏的商品要及时上报相关部门进行处理;

6、商品进库及出库时间必须遵循先进先出的原则,否则造成过期等经济损失,必须由仓库管理员承担;

7、仓库中存放的商品还应注意做好各种防患工作,确保物资的安全保管。预防内容包括:防火、防盗、防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘、防爆、防漏电,否则造成的经济损失必须由责任人承担;

8、经常进行盘点,做到日清月结,按规定时间编报库存日报和库存月报;

每月必须对库存物资进行全面盘点一次,并填报库存盘点表。发现盈余、短少、残损或变质,必须查明原因,分清责任,写出书面报告,提出处理建议,呈报上级和有关部门,未经批准不得擅自调帐;

积极配合财会部门做好全面盘点和抽点工作,定期与财会部门对帐,保证帐表、帐帐、帐实相符;

9、实做好安全保卫工作,严禁闲人进入库区。建立和健全出入库登记制度,对因工作需要出入库人员、车辆按规定进行盘查和登记。夜间定时巡逻,提高警惕;

10、确实做好防火安全工作,库区内严禁吸烟、携入易燃易爆物品和明火作业。对库区的电灯、电线、电闸、消防器具、设施要经常检查,发现故障及时维修排除,不得擅自挪动或挪用消防器具。

二、直营店存货管理:

1、各直营店应根据验收单、入库单、调拨单、日销售报表编制商品进销存报表;

2、各直营店应做好商品的验收、销售出库、盘点工作,每周一编制上周商品的进销存报表(若有存在残次、滞销,应单独注明或另行造表报送),经直营店负责人审核后报送给分公司财务及相关部门,每月对库存商品进行全面盘点,由分公司派人监督;

3、各直营店应根据日/周/月报表所呈现的销售走势、配合新品上市及促销活动需要、商品销售周期、店铺容量(仓位及sku容量)、商品缺码情况、商品到店的配送周期以及节假日高峰期销售量预测、商品库存情况等因素及时填写补货申请,经直营店负责人审核后报给营销部门或区域负责人审批,转给物流部门备货或调拨。营销部门根据各直营店的销售、库存情况,并征求各相关直营店负责人意见后调拨,并需填写商品调拨单(一式四联:调出联、调入联、商品部联、财务联),转发给各相关调拨店,据以调拨商品;

4、各营业终端(包括直营店和加盟店)发现残次品,应根据公司残次认定标准,填写退残申请表,上报给营销部门主管审核。营销部门主管将审核完毕的'退残申请表'归集到物流部门。物流部门派物流人员到店柜收回残次品,回收时要将残品及'退残申请表'内容进行核对,并确认入库,如有异议,反馈给营销部门主管或确认不符合退残标准的,退回原店柜;

物流人员收回各店柜退回的残次品后,整理、汇总、填写'退残申请表'经部门主管审核后转发营销部门;

营销部门填写'退货单',向总公司申请退货,并根据总公司审批意见,要求物流部将残次品转发给总公司仓库。若总公司拒绝接收,营销部门负责与总公司磋商。若磋商未果,营销部门将残次商品汇总,并上报给总公司营销负责人签发处理意见,而后按照负责人意见执行;

5、各直营店发现损品(损品指即销售会影响公司品牌形象所不接受且无销售价值的待报废商品,具体包括:(1)由于店柜人员保管不当而致损的商品;(2)顾客在购买后三个月内退回的符合其它退货条款,但超过总公司规定'质保期限'的残品;(3)不符合'退残标准'但应'商场管理要求'予以顾客退货的残品,须附有商场出示的证明),应查明原因,分清情况,认定责任,并填写商品报废申请单,经直营店负责人审核后,上

报给分公司营销部门审核,上报给分公司负责人审批,审批后,将商品申请单转给营销部门,按照分公司负责人的审批意见处理;

6、各加盟店根据双发签署的合同规定,根据销售情况,在规定的期限内需要换货或退货的,应事先填写换货、退货申请,转发给分公司营销部门审核,由营销部门转交分公司负责人审批,然后由营销部门根据审批意见转发有关部门执行;

7、其他涉及商品发送、调换、退回、报废等事项,一律由向相关部门填写申请,后上报给分公司负责人审批。

三、盘点管理:

(一)、各部门职责:

1、总公司营销部门:可以对各分公司行使货品管理的权利,指导分公司制定盘点时间、内容、盘点工作安排,对盘点工作盈亏的调整、审核工作,进行盘点奖惩;

2、总公司财务:可以对分公司货品盘点抽查,对盘点盈亏进行检查,定期或不定期对各项存货进行稽核、盘点;

3、分公司仓库、门店:负责所管理的仓库、门店盘点实际操作,以及查找差异原因。对所管理的存货数量、安全、完整负责;

4、分公司物流部门:对分公司货品执行调配管理,指导、督促、协助仓库、各门店完成存货管理;

5、分公司财务部门:负责分公司货品盘点抽查,对盘点盈亏进行检查,定期或不定期对各项存货进行稽核、盘点;

(二)、盘点时间:

1、常规例行存货盘点:每月26日-31日,各分公司对仓库、门店进行盘点;

2、分公司抽查盘点:根据各分公司实际情况,由分公司物流相关部门、财务部门安排;

3、总公司抽查盘点:总公司根据各地实际业务状况,安排对各分公司进行一至四次盘点;

4、各分公司有特殊情况,不能按规定时间进行盘点的,必须每月22号向总公司提出申请,经批准后方可变更时间;

(三)、盘点方法及要求:

1、盘点方式:包括动态盘点(即不停业)和静态盘点(即停业)相结合;全面盘点和抽样盘点相结合;自盘与复盘相结合;

2、盘点方法:分公司可根据本单位的业务状况,自行安排动态盘点或静态盘点;每月进行的常规盘点,各单位必须实行全面盘点;分公司物流部门、财务部门可根据实际状况自行安排全面盘点或抽样盘点;

3、盘点要求:

(1)、盘点过程中,根据盘点方法,明确盘点范围,要彻底、不重复、不遗漏的进行盘点;

(2)、盘点的目的要及时、准确反映库存实际状况,保持实物与账面一致;

(3)、发现问题及时注明,有质量问题、退货、使用过的、损坏的等异常情况,均要注明在盘点表中;

(4)、每次盘点完,参加盘点的人员均要签名确认,以示负责,本单负责人也要签名确认;

(四)、处罚规定:

1、查找盘点差异原因,分清责任,对丢失物品进行赔偿;

2、由于串号、串码造成的差异,且未造成实际损失的,可以不进行赔偿,但要记录到相关责任人的绩效考核;

3、各分公司有权独立对盘点结果进行处罚、处理,处理结果上报总公司;