发展总公司合同管理规定

发展总公司合同管理规定

**发展总公司合同管理规定

第一章 总则

第一条为了加强合同管理工作,建立、健全合同管理责任制度,规范签订、履行、变更、解除和终止合同的行为,及时解决合同纠纷,维护公司合法权益,根据国家有关法律、法规规定,结合公司实际情况,制订本规定。

第二条本规定适用于中国ee发展总公司各部门、各专业公司、驻外分支机构(以下统称业务单位),其他所属公司应参照本规定执行。

第三条本规定所涉及的合同是指经贸类型的各种法律文件。涉及项目投资的法律文件按照投资管理部的有关规定办理。

第四条总公司综合计划部(以下简称计划部)是经贸类合同的归口管理部门,负责合同编号的申领、合同履行情况的统计、合同档案的管理。

第五条总公司法规室(以下简称法规室)具体负责客户资信调查、建立客户档案;提供规范的合同文本;负责合同审核及审批程序的完成;对合同履行情况进行监督、检查、跟踪管理;指导所属各业务单位建立和规范合同管理机制。

第六条各业务单位的负责人是合同管理工作的第一责任人,全面负责其职责范围内的合同管理工作,承担合同的业务风险审核责任。法规人员协助负责人从法律角度对合同进行审核,提供法律咨询意见。

第二章 资信审查

第七条总公司将对所有业务合作对方按其资信情况实行三档a级管理。

第八条第一次与我公司合作的国内外中小型企业属于a级企业。对于与a级企业合作的合同,必须在业务操作上采取可靠的保障措施,使我方不承担风险。

对于a级企业必须提供法人营业执照、特殊行业执业许可证、技术等级证书;可相应提供法定代表人或负责人的简历、财产所有权证明、财务报表、银行资信证明等文件。

第九条在一年内与我公司合作过,商业信誉良好,资信状况较好的中小型企业和第一次与我公司合作的国内外大型企业属于aa级企业。对于与aa级企业合作的合同,也应在业务操作中要求对方提供一定的保证措施,将我司风险控制在一定范围内。

对于aa级企业应提供一般性的企业资料。

第十条与我公司合作多次,已形成亲密伙伴关系的企业以及世界知名的大企业均属于aaa级企业。对于与aaa级客户合作的合同,可适当提供相应资料。

第十一条对于a级及aa级企业应根据具体情况提供相应的保证措施,保证措施包括:合法有效的财产抵押担保、具有担保能力的第三方提供的连带责任的履约担保书、银行保函、履约保证金等。

第十二条各业务单位在签订合同前,应当认真考察、调研、论证其所经办的合同项目,细心准备有关业务资料,详细调查、了解对方当事人的主体资格、资信状况和履约能力。

合同经办人自行调查对方当事人主体资格、资信状况确有困难的,可以要求法规室协助调查。调查费用由业务单位承担。

第十三条法规室将依据业务合作方的资信材料及合同履行情况建立客户档案。

第三章合同的报审

第十四条属于总公司审核并管理的合同:

(一)需要以总公司名义对外签约的合同;

(二)需要占用总公司资金的合同(包括需要总公司代为开出信用证或出具担保的合同);

(三)涉及知识产权的合同。

属于上述任何一种情形的合同都必须报送总公司审核,建档管理。

第十五条所属各业务单位以自己的名义对外签约的合同,各业务单位负责人要严格按照本规定承担签约责任,经咨询法规人员意见后签订。

第四章 合同审核内容

第十六条业务单位的负责人从以下方面对合同进行审查:

(一)各方当事人的资信状况;

(二)各方当事人的履约能力;

(三)履行合同的商业风险及其防范措施;

(四)与合同有关的业务问题和技术问题的解决方法;

(五)与合同有关的财务及税务问题。

第十七条财务人员、法规人员及其他审核人员应针对以下内容进行审核:

(一)履行合同的经济合理性;

(二)收付款方式的可行性及风险防范;

(三)财务单据及税务方面有无问题;

(四)签约对方的主体资格;

(五)合同文本的标准化,违约条款及诉讼管辖条款;

(六)合同编号及许可证文件。

第十八条业务人员、负责人员、财务人员、法规人员及其他有关审核人员均有责任使合同不违反《贸易经营过程中的禁止性规定》。

第五章 合同审批程序

第十九条各业务单位应在合同内容确定后,向综合计划部申领合同编号,填写《合同审批表),连同资信材料,经审核程序,由负责人签批同意后,再由印章管理人员在合同文本上用印。具体审核程序如下:

(一)属于总公司审核范围内的合同,应先报财务本部及综合计划部审核,再转交法规室审核。审核通过后,由法规人员在审批表及合同文本上骑缝加盖法规审核专用章,各业务单位或总公司的印章管理人员凭盖有法规审核骑缝章及主管领导签字的合同审批表在合同文本上用印。

(二)不属于总公司审核范围内的合同,由各单位的负责人在合同审批表中签批决定是否在合同文本上用印,各业务单位的印章管理人员凭负责人的签字用印。各单位负责人应向法规等有关人员咨询意见后再决定是否签署合同。

第二十条特批程序:对属于总公司审核范围内的合同,如审核人员与业务人员意见不一致,须经主管业务单位的总公司领导签批,并报总公司总经理审批后方得签约;对不属于总公司审核范围内的合同,经主管业务单位的总公司领导审批后即可签约。

第二十一条为了确保合同的审核质量,业务人员应在正式签约前三天报审,不得将已盖有对方印章的合同报审。

第二十二条对于风险较大,背景比较复杂的拟签合同,法规室有权提交计划部召集'ee经贸业务论证小组'开会进行专题讨论,报总公司总经理决定。

第六章合同文本

第二十三条法规室负责起草、汇编合同的正式文本。各业务单位在使用合同正式文本过程中,不得随意删改,如有需要,可做增补。如确需使用其他公司的合同文本,应按第二十条的规定申请特批。

第七章 合同的签署与用印

第二十四条签约人必须是依《对外经济活动权限证书管理规定》享有签约资格的人,任何人未经授权不得在合同上签字。

委托代理人代表本单位签订合同,必须在授权委托书规定的权限和时间范围内行使代理权,禁止越权代理。

第二十五条非经法定代表人批准,合同经办人不得携带空白合同书和合同专用章外出签订合同。

第二十六条在签订合同时,应当认真查验对方签约人的《法定代表人身份证明书》或《企业事业单位代表人身份证明书》、《授权委托书》及其《居民身份证)或其他具有同等效力的证件,以及对方当事人的《企业法人营业执照》、《营业执照》副本或其他具有同等效力的证照,并与对方交换上述证、照的原件或复制件。

第二十七条签订合同必须以法人名义进行。国内合同除了各方当事人的法定代表人或其委托代理人签字外,还应加盖双方单位的合同专用章或公章。涉外合同必须取得对方当事人法定代表人或其委托代理人的签字原件,不得以传真件代替。

合同中设定了担保条款,或者规定由第三人享受权利,承担义务的,应由担保人或第三人签字、盖章予以确认。

第二十八条法律、法规和规章要求公证、签证、登记、批准或办理其他手续的合同,合同签订以后还应及时办理相应的手续。

第二十九条总公司的合同章由法规室管理使用,总公司的公章由总公司办公室管理使用,各业务单位应设专人、专柜负责管理使用各自的公章、合同章。

第三十条负责总公司及业务单位印章管理的人员,应严格遵守本规定,没有负责人或主管领导的签字,不得在具有合同性质的法律文件上加盖公章或合同章。除非法律另有规定,不得以财务章、部门章替代公章或合同章签署法律文件。

第八章合同的履行、变更和终止

第三十一条合同生效以后,业务单位应当及时行使合同规定的权利,认真履行合同规定的义务。发生影响合同履行的不可抗力事件时,应当在法律、法规或合同规定的期限内通知对方当事人,并收集、提供相应的证据。

第三十二条在合同履行过程中,我方当事人发生违约或者发现对方当事人违约的。合同经办人员应当及时报告本单位负责人和法规人员,以便研究对策,采取措施,妥善解决违约问题。

第三十三条合同履行终结后,合同经办人应当认真填写《合同履行终结报告表》,交合同管理部门备案。

第三十四条在合同有效期内,需要变更、解除、终止合同的,合同经办人员应当认真填写《变更、解除、终止合同审批表》,说明原因并提出处理意见,按照签订合同的审批程序报批。然后再书面通知对方当事人,说明理由并明确作出答复的方式和期限,与对方当事人造行协商,达成变更、解除或终止合同的书面协议。

第三十五条对方当事人要求变更、解除、终止合同的,合同经办人员应当及时报告本单位负责人及法规人员,并提出处理意见,经审批后,在法律、法规或合同规定的期限内向对方作出加盖合同专用章或公章的书面答复,并采取有效措施,避免或减少经济损失。

对方提出变更、解除或终止合同给我方造成经济损失的,除了依法可以免除对方责任的情况外,应当积极向对方索赔。

第三十六条财务人员在办理合同项下的开证、改证、议付等对外结算时,必须以附带审批表的正本合同和有关主管领导签字的'进出口贸易项目忖款申请表'作为依据,否则,财务人员应拒绝对外办理结算手续。

第九章合同纠纷解决

第三十七条在履行合同过程中如产生纠纷,属于总公司审核范围内的合同,合同经办业务员应立即通报法规室采取措施以避免损失、维护总公司的利益,如因经办业务员延误通报而造成损失由该业务员负责。

第三十八条不属于总公司审核范围内的合同纠纷由总公司决定是否参与解决。在处理所属业务单位的合同纠纷过程中所发生的费用应由该业务单位承担,对有过错的人员应给予一定的经济处罚。

第三十九条发生合同纠纷时,合同经办人应当及时报告本单位主管领导,如需要法规人员介人,应填写《合同纠纷处理意见表》,如实全面反映情况,提供所有材料和证据,经主管法规室的公司领导批准后,共同处理合同纠纷。

第四十条因处理合同纠纷而发生的各种费用,由业务单位承担。法规人员参与处理合同纠纷的差旅费用及其他费用按总公司规定的标准在业务单位报销。

第十章合同档案和统计资料的管理

第四十一条所有合同都应建立档案。合同签订以后,业务单位自留合同正本及其附件和合同审批表各一份。随着合同的履行、变更、解除或终止,各业务单位应将相应的文件存入档案,使之成为一个完整的合同档案。属于总公司审核的合同档案,计划部留存一套。

第四十二条各业务单位应有专人负责合同编号的申领,合同的立卷、归档及档案管理。业务人员应当妥善保管签订、履行、变更、解除、终止合同过程中形成的各种文书、信函、电报、电传、传真、电话记录、洽谈笔录、会谈纪要、备忘录、表格、图纸、单证及有关业务和技术资料,于合同履行完毕后交本单位合同管理人员按照时间顺序统一建档立卷。

第四十三条各业务单位合同管理人员应当妥善保管尚未立卷的合同档案材料,严格保守商业秘密。非经本单位负责人批准,不得私自出借合同档案材料。

第四十四条各业务单位的合同管理人员应于每年的一月将过去一年的合同档案进行整理后,经计划部统一交总公司办公室档案管理部门保管。合同档案的保管期限与会计档案相同,发生纠纷的合同档案永久保存。

第十一章奖惩

第四十五条各业务单位的业务人员、合同管理人员及法规人员有下列情形之一的,由总公司法规室向人事本部提议,按照有关规定,给予奖励:

(一)在合同管理工作中认真负责,取得显着成绩的;

(二)在签订、履行、变更、解除、终止合同过程中,努力维护企业权益,避免或减少经济损失数额巨大的;

(三)勇于检举合同签订、履行、变更、解除、终止过程中的违法行为,避免造成不良后果的;

(四)其他应当予以奖励的情况。

第四十六条有关单位和个人违反本办法的规定,有下列情形之一的,总公司法规室有权向人事本部提议,按照(职工奖惩条列)及其他有关规定,根据情节轻重,予以相应的行政处分和经济处罚,直至移送司法机关追究刑事责任。

(一)不认真进行合同项目的考察、调研,盲目签订合同,造成合同不能履行或不能全面履行,被对方追究违约责任的;

(二)不认真调查、了解合同当事人的主体资格、资信状况和履约能力,引起合同纠纷或被他人诈骗的;

(三)擅自越权签订、变更、解除、终止合同,情节严重的;

(四)不认真查验对方签约证明文件,造成严重后果的;

(五)不认真调查有关情况,盲目为他人提供担保,并给本单位造成经济损失的;

(六)疏乎大意,造成签约证明文件、合同书及其他有关文件、资料、证据损毁、丢失,后果严重的;

(七)出现违约行为以后,不及时采取补救措施,不积极追究对方违约责任,造成重大经济损失的;

(八)隐瞒事实真相,欺骗领导和合同管理人员,或与他人恶意串通,骗取本单位财产,造成严重后果的;

(九)利用签订合同之机,索贿、受贿或进行其他违法犯罪活动的;

(十)不认真审查合同,或者有意规避合同审批程序,导致合同纠纷,造成较大经济损失的。

第十二章附则

第四十七条总公司属于行政事务性对外签约的,原则上按本规定执行。

第四十八条本规定由总公司法规室负责解释。