监理公司档案管理规定

监理公司档案管理规定

建设监理公司档案管理规定

第一章 总则

为建立健全公司档案工作,规范档案管理,更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务,根据国家有关法规,结合公司具体情况,制定本制度。

第一条 公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和,包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。

第二条 公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。

第三条 公司档案工作采取集中统一管理。

第二章 文件材料的形成和归档

第四条 公司经营和管理活动中形成的文件材料(含胶片、照片、录音、录像和磁卡等)由责任人积累、整理后归档。

第五条 文件材料归档的基本要求

1.归档的文件材料必须完整。

2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3.归档材料必须层次分明,符合其形成规律。

4.归档文件必须编制目录。

第六条 文件材料的归档范围主要有以下几个方面:

1.建设行政主管部门来文。

2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。

3.监理咨询合同、协议。

4.向政府有关主管部门的报告或复文。

5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。

6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。

7.有关公司人事管理档案。

8.公司经营业务档案。

9.公司会议纪要及决议。

10.其他。

第七条 归档时间

1.工程项目及科研项目,在项目告一段落或项目完成后,责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档。

2.各类文件材料归档一式一份,重要文件及自制文件应将原件归档。

3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料,要按照归档范围的规定,及时交档案管理部门归档。

4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。

第八条 公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

第三章 档案管理

第九条 档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并且便于保管利用。

第十条 公司档案分类

1.工程监理及咨询类

2.财务管理类

3.人事管理类

4.行政文书类

5.董事会类

第十一条 档案鉴定

档案保管期限分永久、长期、短期三种,其确定保管期限的基本原则是;

1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。

2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

3.符合国家有关档案管理的规定。

第四章 档案利用

第十二条 档案借阅手续

1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》

2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的,并在登记簿加以记载,由档案管理员提供服务。

3.借阅涉及公司秘密的档案,应经总经理同意,方可借阅。

4.未经总经理同意,不得向非公司人员提供档案。

第十三条 公司合同档案由合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司,若确因工作需要须查看或带出公司,必须经合同统管机构批准,并出具借条,注明合同类型、编号方可借走,完后即时归还。

第十四条 非档案管理人员不得擅自提取档案。