地产公司文件管理规定

地产公司文件管理规定

地产有限公司文件管理规定

为使我司的文件管理更加规范化,制度化,科学化,在行政管理过程中,形成具有法定效力和规范体式的文书,特制定本管理规定。

一、文件处理

1、发文程序

1)发文程序是指以本公司名义制发文件的过程,包括:草拟、拟办、审批、签发、用印、登记、下发。

2)公司各部门草拟的文件,要求情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

2)草拟文件部门,对涉及其他部门职权范围内的事项,应先协商取得一致意见后方可行文。

4)草拟文件部门按照公司文件格式排版、字号进行打印,经分管领导复核后,送行政部做文件处理。

5)行政部秘书将草拟文件登记编号,送交行政副总提出拟办意见,由公司总经理审批。

6)对审批后的文件由行政秘书负责签发、用印、下发。

2、收文程序

1)凡外来公文信件由行政部统一收拆(亲收件除外)由秘书进行编号、登记。收文登记当日送公司行政部副总提出拟办意见,并送公司总经理批示。

2)根据公司领导批示,由行政秘书及时送有关部门阅办,急件随到随办,不可过夜。

3)承办部门收到交办公文后应当及时办理,不得延误、推诿,对不属本部门及职权范围办理的文件,应及时退回行政部门并说明理由。

4)行政秘书对收文负责跟踪催办。

二、文件归档

1、处理完的外来文件及本公司文件,应按规定及时整理、归档,加强保管。档案分为文书档案、工程技术档案、人事档案、财务档案、实物档案等五类。(详见公司档案分类表)

2、公司各部门文档,由专人负责管理,按类别存放,第二年一月经检查齐全后,整理立卷归档,要求在二月底以前全部装订完毕。

3、公司行政部是档案管理工作的主管部门,负责定期培训监督。检查各部门的档案管理情况,发现问题及时解决。

4、各部门负责档案的专管员必须做到:

1)借阅档案必须履行登记手续,借期不得超过两周,到期必须返回,属实需要,办理续借手续。

2)做好保密工作,发现档案丢失或出现文件泄密时,及时上报,不得隐瞒,对玩忽职守造成损失泄密的严肃处理。对视情节追究法律责任。

5、根据档案材料保管期限和效用,定期对档案进行鉴定,对己失去作用和保存价值时效的档案要进行销毁。

6、档案销毁必须经公司负责人审批后方可进行,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,销毁册应存档。

三、文件格式

1、公司文件中各组成部分的标识、规格见附表。

2、文件用纸一般采用国际标准a4型,左侧位装订处。

3、文字号:标题二号,正文四号;字体:宋体;

排版:上边距3cm,下边距2cm,左边距4cm,右边距3cm;每页22行,每行28个字;张贴的文件用纸大小根据实际需要确定。

四、本规定自下发之日起执行。

五、本规定由行政部负责解释。