x地产公司档案室管理规定

x地产公司档案室管理规定

地产公司档案室管理规定

为了加强档案室管理,提高档案保管的严谨性和规范性,作规定如下:

一、档案室管理责任部门和责任人

公司档案室管理责任部门为总经理办公室,责任人为总经理办公室档案管理 员,其它人员不得随意进出档案室。

二、档案室存档范围

公司形成的各类档案以及各部门上报的存档资料,除此之外的其它物品不得 存放档案室。

三、档案柜编号与存放

档案室共有档案柜十四列,编号为a―n列,每列分为1―5栏,根据各部门归 档资料分类存放如下:

1、a列为总经理办公室资料、人力资源部资料,以及历年来奖状、奖杯、证 书、相片、光盘等。

a1-a2:公司奖状、奖杯、获奖证书等;

a3:公司历年活动相片、公司调研、房展会、部门活动、集团、社区活动及 项目图片、公司历年内刊及光盘资料。

a4:总经理办公室档案

a5:人力资源部档案

2、b列为公司重要证照及各部门历年签署的合同

b1:公司重要证照

b2-b5:历年来各部门签署的合同,根据时间、部门进行分类保存

3、c列为工程前期部档案(按项目分类)

c1-c5:2006g72地块文件、z国际公寓、翠竹园、玉兰山庄、梅花山庄

4、d列工程前期资料

5、e列为工程项目档案

6、f列为工程项目档案

7、g列为营销部档案

公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)

8、h列为营销部档案

公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)

9、i列为预算部档案

10、j列为预算部档案

11、k列为物资部、物管技术部档案

k1-k3:物资部各类招投标文件

k4-k5:物管技术部盘点表

12、l列为财务部档案(财务部历年凭证)

13、m列为财务部档案(财务部历年凭证)

14、n列为财务部档案

n1:财务部历年财务报表

n2:贷款合同、贷款按揭协议登记表、抵押合同、审计业务约定书、税务局 与外经委等单位来函、其它资料

n3:再投资退税审核资料、公司注销资料、利润再投资相关资料、审计报告 、评估报告、验资报告等

n4:银行资料

n5:增加注册资本相关资料、投资方名称变更相关资料

四、档案存放要求

档案文件根据内容分列存放整齐,每列文件须有档案文件目录,并做好存放 时间及借阅时间的记录。存放在档案盒内的资料必须在档案盒上统一字体标明名称,便于查找。

五、档案室的清理要求

档案室必须定期打扫与清洁。档案柜及所有保存文档资料存放超过一年后, 档案管理员必须定期清扫与整理,避免灰尘与污损。

六、其它规定按档案管理办法执行。