地产公司工程物资采购管理规定

地产公司工程物资采购管理规定

地产公司工程物资采购管理规定

第一节 概述

第一条 为规范物资采购行为,加强物资采购的计划管理,有效地控制工程造价,特制定工程物资采购管理规定。

第二条 本章所指的物资采购包括建设工程中所有甲供物资的采购和乙供物资的管理。其中机电工程和单位工程设备材料总价大于50万元的甲供物资,采用招标方式进行采购,具体操作按照《工程招标投标管理》执行。

第三条 物资采购的行为应当遵循公平、公开、公正和诚实信用的原则进行。

第二节 物资采购的分类和计划编制

第四条 甲供物资:包括铝板、石材、景观石材及景观木材、绿化工程中的大型乔木、灌木、卫浴洁具龙头、厨房电器、电线、电缆、配电箱、不锈钢管材、水泵、阀门、母线等。

第五条 乙供物资:包括水泥、混凝土、外加剂及抗袭纤维、防水材料、保温材料、粘结剂、电气预埋盒、pvc电线管、钢管、钢骨架pe管、电缆桥架等。

第六条 甲供和乙供物资清单确定:预算部在工程实施前,结合设计文件和图纸,提交工程中所使用的大宗材料设备清单(包括材料设备的品种、规格和控制性数量),由总经理组织召开会议讨论确定甲供和乙供物资的范围。由预算部编写完成《材料设备采购范围》后提交总经理批准执行。

第七条 物资采购计划编制:根据工程的开发进度计划及《材料设备采购范围》清单,物资部组织编制相应的甲供物资采购计划,设计部、工程管理部和预算部协助其编制,计划报物资副总批准后执行。

第八条 设备材料的变更:如因设计等原因造成材料设备变更的(包括材料设备的品种、规格和控制性数量),相关部门应配合预算部及时调整,经物资副总审核报总经理批准执行。

第九条 物资采购计划的变更:如因工程建设的原因造成工程进度计划调整的,物资部根据工程管理部提交的进度计划及时调整物资采购计划,经物资副总批准执行。

第十条 材料设备品牌的确定:由设计部和工程管理部提交材料设备的技术指标、外形规格和色彩等要求,物资部组织选定材料设备品牌,并提供材料样品,报设计部或工程管理部确定。

第三节 甲供物资供货商的选择和评价

第十一条 为了有效地控制材料设备的质量和价格,甲供物资的供应商应优先选择生产厂商或一级代理商。

第十二条 物资部负责组织设计部、工程管理部等相关人员对供应商进行考察,考察内容包括供应商的生产/供货能力、质量体系、价格、市场应用、交通、服务、信用等情况。考察完成后由物资部提交《供应商考核及评估表》,经总经理批准后,将合格的供应商列入《合格供应商一览表》。供应商的评级分为不合格、合格和良好三个等级。主要甲供物资的合格供应商应保持在三家以上。

第十三条 为了保障市场公平和保持有效的市场竞争,物资副总每年组织一次物资部、设计部、工程管理部和物管技术部的相关人员,对《合格供应商一览表》的供应商进行综合评价,去除不合格的供应商,增补合格的供应商,并报总经理批准后执行。对所有的供应商实行科学的动态管理。

第四节 甲供物资采购的程序

第十四条 根据工程建设的需要,按照物资采购的计划安排,物资部经理负责组织材料设备的采购。

第十五条 甲供物资采购的操作程序:

(一)采购金额小于3万元(含3万元)的材料设备,物资部从《合格供应商一览表》选择一家供应商报价或从市场直接采购。金额小于3万元的甲供物资可以不签订合同,价格以甲供物资价格审批表形式履行审批程序。

(二)采购金额3万元以上,50万元以下(含50万元)的材料设备,物资部应从《合格供应商一览表》中选择二到三家供应商报价,物资主管负责编制比价表,参照设计部专业工程师及工程管理部工程师的意见,确定选择供应商的依据,提交预算部审核,物资主管负责洽谈并拟订合同条款,办理合同审批手续。

(三)采购金额50万元以上的材料设备按工程招标投标管理的相关规定执行。具体内容详见第五章

(四)由设计部或工程管理部指定的产品或品牌,以及政府部门推荐产品,物资部应做出情况说明及价格分析,附上市场同类产品的价格作为依据,履行审批程序。

(五)苗木采购时,园林副总工程师现场确认苗木形式,并与物资部主管共同确定价格,并按甲供物资价格审批表形式报批。

第十六条 甲供物资价格审批表审批的程序:物资主管――物资部经理――预算部经理――财务部经理――物资副总――财务副总――总经理。

第十七条 甲指乙购物资由物资部组织,按甲供物资的采购流程,选择确定采购价格和供应商。委托承包商按确定的供应商和物资品牌进行合同签订和物资采购。

第五节 乙供物资的申报和核价

第十八条 乙供物资的价格由物资部审核,工程管理部负责乙供物资的品质管理。乙购物资的品牌或样品由物资部会同设计部、工程管理部共同确认并封样,作为材料进场验收的重要依据。

第十九条 乙供物资核价的操作流程:

(一)金额小于10万元(含10万元)的乙供物资,由物资主管核价,物资部经理审核,经预算部经理确认后,报物资副总批准执行。

(二)金额10万元以上50万元以下的乙供物资,由物资主管核价,物资部经理核定,预算部经理审核,经物资副总确认后,报总经理批准执行。

(三)金额50万元以上的乙供物资,由物资主管核价,物资部经理核定,预算部经理审核,经物资副总、总经理确认后,报董事会代表批准。

(三)乙供物资价格审批流程:承包单位――监理公司――工程管理部――物资部――预算部――物资副总――总经理

第二十条 承包商必须严格按物资部核价认定的品牌或样品采购,各类乙购物资必须由物资部审批价格后,承包商方可采购。各类甲指乙购物资采购,承包商必须严格按物资部核定的价格和品牌组织采购。

第二十一条 总金额不超过50万元的乙供物资提前10天申报;总额超过50万(含)的乙供物资提前30天申报;同一类材料申报不得超过三次。

第二十二条 由物资部批价的乙供物资,由项目部督责承包商按照公司要求的表单形式申报,报价必须注明该物资详细的使用时间、部位,品种、材质、品牌、规格和数量。

第二十三条 乙供苗木经物资部批价后,由承包商组织采购,苗木进场验收由项目部组织,物资部须派苗木主管参加,经项目部、物资部共同签认的验收单是乙供苗木验收合格的依据,同时也是工程管理

部审核竣工图的凭证。

第六节 甲供材料设备的供应

第二十四条 物资主管根据订货合同及承包商申报计划,安排材料设备的进货。甲供物资计划的申报时间原则上参照甲方物资采购合同约定的时间,对于合同中约定不明或者没有相关约定时,按以下要求时间申报:

(一)、土建材料:

1、钢材:提前30天申报月度明细供货计划(工地收货时间若有变更,提前5天);

2、进户门:门框提前20天,门扇提前40天;

3、外墙涂料:国产涂料提前15天,进口涂料提前60天;

4、外墙石材、外墙铝板:国产材料提前30天,进口材料提前90天;

5、其它材料:提前15天。

(二)、水电材料及机电设备:

1、电线、电缆:提前30天;

2、国产设备:提前30天;

3、进口设备:提前90天;

4、其它水电材料:提前15天。

(三)、景观材料:

1、苗木:提前15天;

2、景观石材:普通规格板提前45天;弧形及异型板提前60天;到货期安排在每年12月-2月份的北方产地的石材,提前90天;

3、芬兰木、南方松:提前60天;

4、其它景观材料:提前15天。

(四)、装修材料:

1、国产材料:提前20天;

2、进口材料:提前90天。

第二十五条 物资部应提前24小时通知工程管理部或施工单位做好材料设备的进场准备工作。

第二十六条 物资部向供应商签发甲供物资验收单,由供应商负责送货到施工现场并承担相应的责任。

第二十七条 工程管理部组织监理、承包商进行验收,验收内容包括材料设备的型号、规格、外观、质量、数量等,验收合格后,承包商应在4小时内安排卸货并承担相应的责任。

第二十八条 甲供物资验收合格后7天内(须复检的材料,另加上复检所需时间),工程管理部负责组织监理、承包商办理相关交接验收手续,并将验收表单报送物资部。

第二十九条 甲供物资验收不合格的,原则上承包商可以不予卸货,由物资部主管负责协调。

第三十条 甲供物资的供应商应随货提供产品合格证、质保书等。如需检验或试验,则按材料设备检验及试验的有关规定执行。订货前需要检验报告的,由物资部负责协调;货到现场需检验或送检的,按规定可由承包商办理的,由工程管理部负责协调。

需检验才能进入现场的材料,设备,应存放在指定的验收场地内。不得使用有效证件不齐全或检验试验不合格的产品。

第三十一条 验收不合格的材料设备,应由物资主管协调供应商在指定的时间内搬运出存放地点。

因退货发生的一切费用由供货商承担。可以降级使用的材料设备,须经设计部或工程管理部同意,报工程副总批准。如涉及价格调整,报物资副总批准。

第三十二条 材料数量减少分以下三种情况:

(一)合同签订前,将报价表中总额减少后,再按规定办理。

(二)合同签订后,材料设备未生产出来前,物资主管与供应商协调变更合同。

(三)合同签订后,材料设备已生产出来或材料设备已运到工地,物资主管与供应商联系退货,如无法退货,则视责任情况经物资部经理签署意见后,报物资副总批准处理。

第三十三条 材料的品种更改分以下三种情况处理:

(一)合同签订前,按规定重新办理。

(二)合同签订后,材料设备未生产出来前或生产出来未发货前,物资主管与供应商协商取消合同,不能取消合同的,则视责任情况经物资部经理签署意见后,报物资副总批准处理。

(三)合同签订后,材料设备已生产出来或材料设备已运到工地,物资主管与供应商联系退货,无法退货的,则视责任情况经物资部经理签署意见后,报物资副总批准处理。

第三十四条 材料设备剩余的处理及甲供物资的调拨:

材料设备剩余时,物资主管负责联系退货,无法退货的,则视责任情况经物资部经理签署意见后,报物资副总批准。

根据现场情况,由物资部在征询工程管理部意见后,可在承包商之间进行甲供物资的调拨,由物资部开具物资调拨单,经双方签字后,转回物资部调帐。

第七节 款项的支付及资金调拨

第三十五条 合同款项的支付:

(一)机电设备工程合同预付款项及进度款的办理由工程管理部专业工程师根据物资订货合同中有关要求,填写机电设备工程款项申报表,报工程管理部经理审批,物资部根据合同相关条款审核。

(二)材料款的办理

1.材料预付款和进度款由负责签订该材料合同的物资主管负责办理。

2.材料结算款办理流程:负责签订该材料合同的物资主管对结算材料的价格、数量、金额及付款依据进行审核,审核完成后由其办理付款手续,后由物资部负责财务的主管进行复核,复核完成后办理材料入、出库手续。

3.材料款项付款依据为物资采购合同及相关工作联系单、甲供物资价格审批表(须附上完整的审批意见)。

4.物资部主管根据承包单位、监理及项目部签字确认的甲供物资验收单,填写物资款项申报表,按公司规定程序报批,并办理材料的验收入库。

(三)机电设备工程付款程序:工程管理部主管――工程管理部经理――物资部经理――预算部经理――财务经理――物资副总――财务副总――总经理(付款50万以下)――董事会代表(付款50万及50万以上)

(四)物资付款程序:物资部经办人――物资部经理――预算部经理――财务经理――物资副总――财务副总――总经理(付款50万以下)――董事会代表(付款50万及50万以上)

第三十六条 工程管理部根据施工合同、物资采购计划表及工程进度计划表,填写月度甲供物资计划表,物资部根据月度甲供物资计划表填写月资金计划报预算部。

第三十七条 材料设备进货的统计:

材料设备进货的统计由物资部负责,详细统计已进材料设备的品种、数量、规格、价格及费用承担单位,付款情况,并将其填入《材料设备采购月报表》,于次月5日前送预算部,财务部,报物资副总,总经理各一份。

第八节 文件管理

第三十八条 物资主管(主办)负责甲供物资月报表、甲供物资领用月报表、竣工物资表等的填写,物资部仓库保管员负责库存物资报表的填写

。

第三十九条 物资部资料员负责各种往来文件及合同的分类、协理、归档、发放,负责各种材料样本的整理、归类,并负责材料样品的保管。

第九节 仓库管理

第四十条 因工程设计变更等原因造成的多余物资,无法退回厂家。由项目部出具详细情况说明,经物资部经理及物资副总同意,报总经理批准后才能办理入库及冲帐手续。

第四十一条 每月初5日前,物资部负责与材料对库存帐,做到物、卡、帐相符。

第十节 物业维修管理

第四十二条 工程竣工交付后,物资部负责提供设备维修卡给物业公司,提供设备供货商或其维修部的相关资料,提供相关配件的价格,配合物管技术部建立维修维护方案。