正大房地产公司收文管理规定

正大房地产公司收文管理规定

河口房地产公司收文管理规定

1、凡公司工作文件(非私人文件)均由行政助理登记签收、拆封。

2、收文类型包括文档文件、传真文件、电子文件、邮件、信件等。

3、前台接待在签收和拆封时,需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和信函邮票被撕应拒绝签收。

4、部门文员在收到文件后,按收文进行编号1小时内发副总经理阅签,由副总经理根据文件内容和性质,确定传阅人和文件密级。

5、副总经理阅批后的收文,交还部门文员按文件标注传阅人和文件密级要求在规定时间内分送相关部门传阅和承办,文件传阅完毕后,按收文进行归档。

6、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带离公司,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

7、阅文时未经允许不可复印文件或抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确因工作需要,须办理借阅手续,以防止丢失泄密。

8、行政部对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应1小时内指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得副总经理同意后,方可复印或摘抄,原件应及时归档保存。