某物业辖区顾客财产控制管理规定

某物业辖区顾客财产控制管理规定

物业辖区顾客财产控制管理规定

1.0目的

使顾客财产的价值得到充分发挥和有效控制,更好地为顾客服务,实现顾客满意。

2.0适用范围

辖区内顾客共有的所有财产和属顾客个人所有(包括单位集体所有,以下同)而由管理处代管的财产。

3.0职责

由管理处负责顾客财产的控制和管理。

4.0定义:

顾客财产:辖区内属顾客共有的财产和属顾客个人所有而由物业公司代管的财产。

5.0顾客财产的识别

5.1顾客财产包括但不限于以下内容:

5.1.1辖区内房屋本体及公共设施、设备(包括房屋本体、公共广场、绿地、道路、小品、公共娱乐设施、车棚、化粪池、污水井、上下水管道、宣传设施、机电设备等);

5.1.2辖区内的出租用房、未售房屋和车库;

5.1.3辖区内停放的车辆(包括机动车辆和非机动车辆);

5.1.4顾客所有的钥匙(包括顾客个人和顾客共有);

5.1.5顾客的档案资料(包括顾客个人档案资料和顾客共用档案资料);

6.0程序

6.1辖区内房屋本体及公共设施的控制和管理见《房屋本体及公共设施管理工作手册》:

6.2辖区内的出租用房和未售房屋控制和管理见《房屋管理规定》;

6.3辖区内车辆的管理见《安全管理规定》;

6.4顾客的钥匙管理见《房屋管理规定》;

6.5顾客档案资料的控制和管理;

6.5.1顾客人个档案及资料的管理;

6.5.1.1顾客个人档案及资料包括但不限于以下内容:

a)《住户基本情况登记表》

b)《分户验收单》

c)《装修协议书》

d)《业主公约》

e)《访问顾客记录表》

f)《处理违章记录》

g) 空房看管记录

6.5.1.2日常管理

a)个人档案资料以每户为单位,每户一册单放在档案袋内,并在档案袋的封皮上注明业主姓名、编号(包括栋号、单元号及房号)、籍贯、档案资料目录,按顺序排放在档案柜中,以便随时查阅,发现丢失及时补充;

b)每半年对所有档案资料检查一遍,填写《档案资料检查表》,管理部每半年抽查一次,监督执行情况。

6.5.1.3资料更改管理

若发现资料与事实不符,应立即更改,更改应把原有内容用线划掉,但应保留原记录的清晰度,不得涂改,若需业主亲自更改的应请业主签名(例如协议书),若无法更改或更改幅度较大,业主应重新签定并在《档案资料检查表》上做记录且保存原资料;

6.5.2顾客共有资料的管理;

6.5.2.1顾客共有资料包括但不限于

a)辖区规划设计图

b)平面竣工图

c)供水管网图

d)供电线路图

e)天燃气管网图

f)暖气管网图

g)污雨水管网图

6.5.2.2管理处应把资料分类并妥善保存,以便随时查阅;

7.0相关文件及记录

a)《房屋本体及公共设施工作手册》

b)《房屋管理规定》

c)《安全管理规定》

d)《住户基本情况登记表》 qr-c

e)《分户验收单》qr-c

f)《装修协议书》

g)《业主公约》

h)《处理违章记录》qr-c

i)《访问顾客记录表》qr-c

j)《档案资料检查表》qr-c