医学院会议、会务管理规定

医学院会议、会务管理规定

明昆医学院会议、会务管理规定

为加强会议管理，实现会议管理的规范化、制度化和科学化，提高会议质量和效率，结合学院实际制定本规定。

1.学院机关各职能部门、各二级单位拟召开全院性或涉及多个二级单位、部门的工作会议，须向分管院领导报告，经同意后按照职能划分提前三-五个工作日报党委办公室或院长办公室进行审批，由党委办公室或院长办公室统筹安排后方可召开。

2.会议召集者应填写《会议申请单》，写明会议名称、目的、意义、地点、日期、时间、议题、与会单位及人员、会议规模、主持人等内容。党委办公室或院长办公室审批同意召开会议的，应对会议的召开提出具体要求。

3.会议召集者应认真做好会前各项准备工作，包括起草出席会议的领导讲话材料，指定中心发言人，发出会议通知，准备会议材料，布置会议场所，安排会议记录，准备影像设备，组织宣传报道等。会议准备的情况应及时告知党委办公室或院长办公室，会议准备过程中有需要协调解决的事项，由党委办公室或院长办公室负责协调解决。

4.会议主持人要充分了解会议目的，始终把握会议主题，准确把握开会时间，积极引导会议发言和讨论，随时注意归纳整理各种意见和建议。

5.参加会议人员应严格按照会议要求，会前认真研究会议的目的、宗旨、议题及有关材料，准备会议发言提纲或询问事项。会上要积极发言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见，但会上如果形成决议，都应认真贯彻执行。

6.会议召集者应在会后及时整理，发布会议纪要或决议，备部门、单位如需要使用会议室，要提前到党委办公室或院长办公室申请，在会议室使用登记薄上签字，由党委办公室或院长办公室统一安排。参加会议人员要爱护会议室环境和设施，不得损坏、移动会议室的家具及物品。会议结束后，会议召集者要在会议室管理人员的配合下整理会场，保持清洁，并办理交接手续。

8.会议室管理人员要做好会议室的日常管理工作和会议期间的服务保障工作，包括会议室的卫生、供水、照明、影像、音响等。

9.涉会人员在会议期间不得使用通讯工具，除特殊情况外，参会人员在会议期间不处理日常工作事务。

10.涉会人员必须严格遵守保密规则，在会议作出的决议没有正式公布前，不得向外泄露;不得将会议讨论的具体情况向外传播。

11.机关党群各职能部门、各二级单位组织全院性或涉及多个二级单位、部门的活动，参照本规定执行。

12.本规定由党委办公室和院长办公室负责解释。本规定未规定事项，按照《明昆医学院会议规则》执行。

13.本规定自下发之日起执行，以前的相关规定及做法与本规定不一致的，按本规定执行。