客服中心物资管理：账务操作规范

客服中心物资管理：账务操作规范

公司客服中心物资管理:账务操作规范

――账务操作规范

1、审核权限划分

通过使用erp软件可以掌握现场物资数量及物资存放地点,可以更加准确、快捷的了解及控制现场物资情况、控制现场物资成本。通过使用erp软件使各业务部从原始的手工记账变为先进的电子账务处理,使得账务处理工作量大大的减少,现场通过记录出入库流水账同样减少账务处理工作量,而且账务的准确性、及时性得以提高。这也是**账务处理的核心意义。

业务部物资账务人员负责本业务部所属现场账务处理工作,拥有对本业务部物资'调拨单'的审核权,对其他业务部erp单据的查看权;

业务管理部账务人员负责跨业务部物资的调拨权、调拨单的审核权,对其他所有业务部erp单据的审核权;

在erp中各种单据制作流程基本相同,下面就具体工作中所涉及erp单据逐一予以说明。

2、其他入库单业务

2.1其他入库单--采购入库

业务场景:通过采购部购买的物资,供应商将物资发送到业务部或现场的物资;

相应单据:其他入库单--采购入库;

科目说明:其他入库单--采购入库:根据公司的物资采购计划,由厂家发送到业务部或现场的物资。

操作步骤:

现场接到供应商发送过来的物资清点入库后,业务部在**软件中处理账务,制作'其他入库单--采购入库';

登录**软件后,点击'供应链--库存管理--入库业务--其他入库单';

双击'其他入库单'后,出现如下界面:

点击页面左上角<增加>,会自动生成'其他入库单';

自动生成的信息有入库单号,入库日期,蓝字;

在仓库的右侧横线处选择相应的库房,入库类别中选择'其他入库单--采购入库',在供应商处选择相对应的供应商,在存货编码中选择入库物资对应的编码,在数量下填写相应入库数量;

单据填写完成后,先点击左上角的<保存>,然后点击<审核>。本次入库业务处理完毕;

当想修改'其他入库单--采购入库'时,需要先<弃审>,再点击<修改>按钮。此时'其他入库单--采购入库'单可以修改,但是只能修改除库房以外的信息,如库房的选择出现错误时,需要<弃审>后<删除>单据重新制作'其他入库单--采购入库'。

现场接收厂家发送物资后,现场处理账务方法同上。每日发给业务部'现场出入库流水账',由业务部账务员检查现场账务处理情况。

2.2其他入库单--零采入库

业务场景:根据客服部临时要求,由业务部或现场自己单独购买的物品;

相应单据:其他入库单--零采入库;

科目说明:个别现场或业务部根据实际需要,需要少量采购物资,经申请同意后予以采购;

现场物资清点完毕入库后,编制'现场出入库流水账',在每日发给所属的业务部。如现场采购物品在**软件中无编码,现场拍下新增物资包括远景、近景、规格型号发给业务部,由业务部转发给业务管理部,在**软件中增加物资编号。再由业务部账务管理员制作'其他入库单--零采入库';

操作步骤:

点击<增加>其他入库单。在入库类别中选择'其他入库单--零采入库';

在仓库的右侧横线处选择相应的仓库,入库类别中选择'其他入库单--零采入库',在存货编码中选择入库物资,在数量下填写相应入库数量。

单据处理完成后,点击左上角的<保存>;并点击<审核>。本次入库业务处理完毕;

当想修改'其他入库单--零采入库'时,需要先点击<弃审>,再点击<修改>按钮。此时'其他入库单--零采入库'就可以修改了,但是只能修改除库房以外的信息,如库房的选择出现错误时,需要<弃审>后<删除>单据重新制作'其他入库单--零采入库'。

2.3其他入库单--损坏入库

业务场景:现场的物资(主要为工具、备件)在使用过程中正常消耗、损坏,存入现场损坏品库;

相应单据:'其他入库单--损坏入库';

科目说明:现场物资在使用过程中正常损坏的物资入到现场损坏品库房;业务部、现场由于库房保存不善造成的物资损坏。

操作步骤:

点击<增加>'其他入库单'。在入库类别中选择'其他入库单--损坏入库';

在仓库的右侧横线处选择相应的物资入库库房,一般为现场损坏品库房,入库类别中选择'其他入库单--损坏入库',在存货编码中选择相对应的入库物资,在数量下填写相应入库数量;

单据录入完成后,点击<保存>,然后再点击<审核>即可。其他相关内容同上。

2.4其他入库单--修复入库

业务场景:业务部或现场接收到从厂家修复后直发到本库房的物资;

相应单据:'其他入库单--修复入库';

科目说明:现场、业务部接收的物资,已经在厂家维修好的物资。修复入库记录的一定是完好品。

操作步骤:

点击<增加>'其他入库单'。在入库类别中选择'其他入库单--修复入库';

在仓库的右侧横线处选择相应的库房,一般为现场或业务部完好品库房,入库类别中选择'其他入库单--修复入库',在存货编码中选择相对应的入库物资,在数量下填写相应入库数量;

点击<保存>,然后再点击<审核>即可。其他相关内容同上。

3、其他出库单业务

3.1其他出库单--自用领用

业务场景:现场的物资在使用过程中正常消耗、损坏,从现场完好品库中出库替换风机上的损坏件;

相应单据:'其他出库单--自用领用';

科目说明:根据现场自身需求,从库房中领取物资。包括耗材领用,备件领用,备件更换。

操作步骤:

现场风机出现故障,需要从完好品库中出库物资替换风机损坏的物资,业务部根据现场'现场出入库流水账'每天在**软件中处理账务,制作'其他出库单--自用领用';

登录**软件后,单击<供应链>--<库存管理>--<出库业务>--双击<其他出库单>;

点击<增加>,在仓库的左侧横线

处选择相应的物资出库库房,一般为现场完好品库房,出库类别中选择'其他出库单--自用领用',在存货编码中选择出库物资,在数量下填写相应入库数量;

点击<保存>,然后点击<审核>即可。其他相关内容同上。

3.2其他出库单--返修出库

业务场景:现场或业务部损坏品库中具有维修价值的损坏物资,返到厂家维修;

相关单据:'其他出库单--返修出库';

科目说明:根据生产管理部给出的具有维修价值的二类物资。在这些物资还具有维修价值时,发往生产管理部库房返修,记入返修出库。返修出库一定是损坏品,并且从损坏品库出库。

操作步骤:

业务部或现场将损坏且具有维修价值的物资发给生产管理部库房,物资出库并清点完毕后,业务部账务员在**软件中处理账务,制作'其他出库单--返修出库';

登录**软件后,点击<供应链>--<库存管理>--<出库业务>--<其他出库单>。

点击<增加>,在仓库的左侧横线处选择相应库房,一般为现场或业务部的损坏品库房,出库类别中选择'其他出库单--返修出库',在存货编码中选择出库物资,在数量下填写相应入库数量;

点击<保存>,然后再点击<审核>即可。其他相关内容同上。

3.3其他出库单--报废出库

业务场景:现场损坏品库中的物资,不具有维修价值。现场经业务部申请允许直接报废出库,不用返回生产管理部库房;

相关单据:'其他出库单--报废出库';

科目说明:根据'商修管理办法'中规定的不具备维修价值的一类物资。使用过后不具备维修价值,或者是二类物资维修次数过多,无法修复或已不具备维修价值时,现场直接报废或发往业务部报废,记入报废出库。

操作步骤:

业务部或现场将损坏且不具有维修价值的物资予以报废出库,现场在**软件中处理账务,制作<'其他出库单--报废出库';每天报送'现场出入库流水账'给业务部,业务部在**软件中更新账目;

登录**软件后,点击:供应链--库存管理--出库业务--其他出库单;

点击<增加>,在仓库的左侧横线处选择相应的物资出库库房,一般为现场或业务部损坏品库房,出库类别中选择'其他出库单--报废出库',在存货编码中选择出库物资,在数量下填写相应入库数量;

点击<保存>,然后再点击<审核>即可。其他相关内容同上。

4、调拨业务

4.1业务部之间调拨

业务场景:当多个现场物资紧张或无此库存时,由所属业务部统一申请从其他业务部所属现场调入。此业务可能是业务管理部的统一调拨或业务部之间的协商调拨。业务管理部计划室发出调拨指令,由业务管理部计划室制作'调拨单'并点击<审核>;各业务部之间协商,由发出物资业务管理部计划员制作'调拨单';

相应单据:业务管理部审批的'联络单'、'调拨单';

科目说明:'其他入库单--完好品调拨'入库:业务部之间的调拨、现场之间的调拨、其他部门与业务部的调拨,在入库时,记入调拨入库,调拨的物资一定是完好品。

操作步骤

登录**软件后,点击<供应链>--<库存管理>--<调拨业务>--<调拨单>;

双击<调拨单>后,出现如下界面;

点击页面左上角<增加>,会自动生成'调拨单';

自动生成的信息有调拨单号,调拨日期;

在转出仓库选择物资转出仓库,转入仓库选择物资入库仓库;在出库类别中选择'其他出库单--完好品调拨',在入库类别中选择'其他入库单--完好品调拨'。在存货编码中填写入库物资,在数量栏中填写调拨数量;

'调拨单'填写完毕后,点击<保存>;业务部没有制作跨区域调拨单的权限,必须由业务管理部计划室制作的'调拨单',由计划室点击<审核>;

业务管理部计划室审核完'调拨单'后。告知物资出库业务部可以通过<下查>,找到相应的'其他出库单--完好品调拨'并<审核>;

物资出库业务部双击'其他出库单--完好品调拨',可以找到与调拨单相对应的'其他出库单--完好品调拨'。出库业务部核对'其他出库单'信息,如无疑问点击<审核>,物资出库完成账务处理;

物资收货业务部,接收到其他业务部发过来的物资时,在<调拨单列表>中找到相应的'调拨单',点击<下查>,找到相对应的'其他入库单--完好品调拨'。双击单据后,如无疑问点击<审核>,物资入库完成账务处理。

注意事项:由业务部之间协商,确定业务部之间物资的调拨,由业务管理部计划室来制作'调拨单',在备注中写明由业务部经理同意调拨并在每月月末将本月业务部经理同意调拨的调拨单制作纸质版,发到北京计划室备查。

4.2现场之间调拨

业务场景:某个现场需要某种物资,这种物资需要从其他现场调拨给有需求现场。这种调拨只能是业务部所管现场内部调拨(跨业务部现场之间的调拨业务参考4.1);

相应单据:'调拨单'、'其他入库单--完好品调拨'、'其他出库单--完好品调拨'。

科目说明:

调拨单:记录物资在同一公司不同仓库之间移动的凭据,将减少调出仓库的库存,增加调入仓库的库存;

其他入库单--完好品调拨:物资接收现场接收物资发出现场发来的物资,在入库时,记入调拨入库;

其他出库单--完好品调拨,物资接收现场接收物资发出现场发来的物资,在出库时,记入调拨出库。

操作步骤:

登录**软件后,点击<供应链>--<库存管理>--<调拨业务>--<调拨单>;

双击<调拨单>后,出现如下界面;

点击页面左上角<增加>,会自动生成'调拨单';

自动生成的信息有调拨单号,调拨日期;

在转出仓库选择仓库名称,转入仓库选择入库仓库;在出库类别中选择'其他出库单--完好品调拨',在入库类别中选择'其他入库单--完好品调拨'。在存货编码中填写入库物资,在数量栏中填写调拨数量。

'调拨单'填写完毕后,点击<保存&

gt;;如是跨业务部之间的物资调拨,由业务管理部计划室制作'调拨单',由计划室点击<审核>;如是业务部内部物资周转,由业务部账务管理员点击<审核>。其他步骤同上。

损坏品的调拨业务与完好品的调拨业务处理相同,只是在出库、入库类别中稍有不同。损坏品的调拨在入库类别中选择'其他入库单--损坏品调拨';在出库类别中选择'其他出库单--损坏品调拨'。损坏物品返回业务部时,业务部需要根据物资返回日期逐笔处理账务,因为物资返修,是按照批次到货,所以需要逐笔记录。其他步骤同上。

5、物资退库

业务场景:生产管理部库房向现场发货或者由厂家直发现场的物资,现场接到物资后发现其中有丢失或损坏的情况发生,现场将损坏物资单独存放返回厂家或生产管理部库房;

相关单据:物资退库;

科目说明:现场领用的物资使用后有剩余时,应及时退库并办理退库手续。损坏品出库后由于某种特殊原因被退回现场时,也记入物资退库。在制作入库单时,在其他入库单中选择红字,且物资数量必须小于0的数量。

操作步骤:

业务部或现场接到物资,物资入库并清点完毕后,业务部账务员在**软件中处理账务,制作'其他入库单--采购入库';

登录**软件后,点击<供应链>--<库存管理>--<入库业务>--<其他入库单>;

双击<其他入库单>后,出现如下界面;

点击页面左上角<增加>,会自动生成'其他入库单';

在仓库的右侧横线处选择相应的物资入库库房,入库类别中选择<物资退库>,在存货编码中选择入库物资,在数量下填写相应入库数量;

单据账务处理完成后,点击左上角的<保存>,然后点击<审核>。本次入库账务处理完毕。

6、盘点业务

业务场景:根据公司、客服部规定,每季度要对现场及业务部库房进行盘点,了解现场及业务部库存实际情况;

相关单据:'盘点表'。

操作步骤:

业务部账务员制作盘点模板,分发给现场。业务部将所管辖现场的现存量导出,粘贴到'盘点表'中;

将粘贴好的'盘点表'发给现场,在规定时间内现场进行自盘或其他现场人员监盘。点出数量后报回业务部。

现场在填写'盘点表'时,如出现盘亏或盘盈时,需要填写出现盘亏、盘盈的原因。业务管理部室根据《员工手册》奖惩规定酌情予以考核或奖励。

7、现场出入库流水账的填写

业务场景:现场每天填写'现场出入库流水账',将每天现场物资变动情况填写准确,在每天晚上发送给业务部账务员。由业务部代替现场在**软件中处理账务;

相关单据:'现场出入库流水账';

填写要求:

物资名称及型号请参照所属业务部导出的现场现存量中名称、型号;

请现场填写现场名称及表格中需要填写的所有信息;

请现场在每日发给所属的业务部,如不能按时发回也请发邮件讲明不能按时发回的原因;

填写物资信息必须正确,此项数据涉及客服账套,是物资盘点的数据比对重要依据,请现场予以总够的重视;

物资调拨入库时,在备注中填写调拨单号。物资出库时,在备注中填写物资出库装箱单信息。

8、现场出入库流水账查询

业务场景:现场每天处理完现场账务后,由业务部账务员检查现场账务处理情况;

相关单据:'出入库流水账'

操作步骤:

现场每天晚上更新当日现场物资出库、入库账务,并制作现场'出入库流水账';

业务部账务管理员收到现场发回'出入库流水账',在**软件中更新该现场账务;

现场每日打印出入库流水账并签字备查;