实物档案管理细则范例

实物档案管理细则范例

机关实物档案管理规范

1 范围

本规范规定了市直机关在公务活动中产生的,具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。

本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织,市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构参照执行,各区(市)可依此制定本区域的管理规范。

2 归档

2.1 归档范围

凡是本单位在行使职能活动时,形成、获得或者收集的,对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围,实物档案归档范围如下:

2.1.1 应进馆实物档案归档范围

2.1.1.1 本单位获得的省部级(含)以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2.1.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。

2.1.1.3 本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。

2.1.1.4 其它有重要保存利用价值的实物。

2.1.2 非进馆实物档案归档范围

2.1.2.1 本单位获得的(2.1.1.1.1规定范围之外)各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2.1.2.2 本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。

2.1.2.3 其它有一般保存利用价值的实物。

2.2 归档要求

2.2.1 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。

2.2.2 归档实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

2.2.3 归档的实物档案应保持整洁、无破损。

2.3 移交接收

2.3.1 各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查,确保实物档案符合归档要求。

2.3.2 移交实物档案时,应办理移交手续,清点后交接双方在移交清册上签字。

3 整理

3.1 分类

实物档案原则上按实物形状分类,实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。

3.2 编号

3.2.1 实物档案按实物形状结合级别,依其时间先后顺序排列。

3.2.2 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。

需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号。

3.2.3 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号,并在实物上粘贴归档章(见附图1)。

平面实物将归档章粘贴在实物右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底部。

归档章项目包括全宗号、目录号、案卷号。

3.2.3.1 全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。

3.2.3.2 目录号:全宗内所属目录的编号。

3.2.3.3 案卷号:按分类方案,每件实物档案的流水编号。

3.2.4 归档章项目应用阿拉伯数字填写,书写材料应符合档案管理要求。

3.3 编目

实物档案应按分类编号要求,将目录录入计算机,编制实物档案案卷目录(见附图2)。

实物档案案卷目录包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年度、期限、类别、备注等项目。

3.3.1 案卷号:填写实物的件号。

3.3.2 受奖单位:填写立档单位名称。

3.3.3 题名:填写实物名称。

3.3.4 授奖单位:填写实物制作、颁发单位。

3.3.5 授奖年度:填写实物制作、颁发年度。

3.3.6 期限:暂空。

3.3.7 类别:填写实物档案的种类名称,如:证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。

3.3.8 备注:填写需要说明的事项。

4 保管

4.1 实物档案一般应专柜保管,对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续。

4.2 对实物档案应定期清点,做到帐物一致,发现问题及时查对清楚。

4.3 实物档案应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物档案完好无损。

4.4 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂;

4.5 实物档案应使用数码相机数字化,并将形成的数码照片按《青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)》要求整理。

4.6 奖状可卷成筒状保管,锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。

5 利用

5.1 利用实物档案必须严格履行登记手续。

5.2 利用实物档案原则上只能使用实物照片,如确需使用实物档案原件,须写明利用目的,经本单位分管领导批准方能利用。

5.3 归还实物档案时,档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查,核查无误后方可签字注销。

如发现损坏,应立即追究责任。

6 移交进馆

6.1 移交进馆时间

属于进馆范围的实物档案,应随本单位其他门类档案定期向青岛市档案馆移交。

6.2 移交进馆要求

实物档案移交进馆时,一并移交下列材料。

6.2.1 机读实物档案案卷目录。

6.2.2 计算机打印实物档案案卷目录三套。

6.2.3 进馆说明。