文书档案管理细则范例

文书档案管理细则范例

文书档案是综合反映各项工作的书面历史材料,建设银行发布了《中国人民建设银行文书档案管理暂行办法》,来看小编为大家带来的文书档案管理细则内容:

文书档案管理细则

文书档案管理规定如下

第一条 为了加强建设银行文书档案的科学管理,充分发挥文书档案的作用,根据国家档案局有关档案工作的制度、规定及《中国人民建设银行档案管理暂行办法》,特制定本办法。

第二条 建设银行文书档案是各级行在各项工作活动中形成的,具有查考利用价值并经过分类整理而保存起来的文件材料。

第三条 建设银行文书档案的收集范围包括:

1.本级行自身形成及本级行与有关部门联合颁发的,反映本行主要工作活动的文件材料;

2.上级行和上级党政机关颁发或转发的针对本行工作或本行须遵循贯彻的文件材料;

3.下级行报送的具有查考利用价值的文件材料;

4.同级机关和非隶属机关颁发的本级行需要执行的文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件;

5.本行附属企业和本行投资入股的各类公司的反映其基本面貌和经营状况的重要文件材料。

第四条 各级行党、政、工、青、妇等部门在工作活动中形成的文书档案材料,均应由本行档案部门集中统一管理和保管,任何单位或个人都不得据为己有,以维护建设银行档案的完整与安全。

第五条 各级建设银行应实行由文书部门或职能部门整理立卷的制度,档案部门负责对立卷工作进行业务指导和检查督促。

第六条 各立卷部门应指定人员负责文书立卷归档工作。

承办人员在文件材料处理完毕后,应及时将全部文件材料交文书立卷人员,由文书立卷人员负责整理立卷,并按规定的时间向本行档案部门移交。

移交时,双方根据移交的案卷目录进行清点、核对,并履行移交手续。

第七条 文书立卷工作要遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第八条 立卷归档要求

1.做好文件材料收集工作。

应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与文件有关的签报、批示等附属材料,均应齐全、完整。

2.按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。

不同保管期限的文件材料应分开立卷。

3.行内几个部门共同办理的文件,由主办部门立卷,本行同外单位联合制发的文件,由行内交主部门立卷。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,可放在复文年立卷;未作批复的,放在请示年立卷;跨年度的规划,放在规划期的第一年立卷;跨年度的总结,放在总结期的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;各类案件放在结案年立卷。

5.卷内文件材料应按下述要求进行排列:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,审定稿在后;重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后;各类案件的案卷,其结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后;其他文件材料应依其形成规律或特点合理组织立卷。

6.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷,应在有文字的每页材料的正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页的右上方逐件编件号。

7.归档的每一案卷均应填写一式三份卷内文件目录,其中一份置卷首,一份由立卷部门留底,另一份交档案部门作为检索工具。

每一案卷的卷尾均应放置备考表,用以填写本卷需要说明的有关情况及立卷人姓名、立卷完成时间等。

8.案卷封皮应逐项按规定填写清楚。

案卷题名要简明、概括、字迹工整。

案卷封皮一律用毛笔或钢笔书写。

9.卷内文件材料要去掉金属物,对破损的张页应进行托裱,宽大的张页应折叠整齐,装订线外有字迹的张页应加宽边。

案卷采用三点一线的装订方法,并保持右边、底边整齐。

不装订的案卷,其卷内文件应逐件用细线装订。

10.立卷完成后,立卷人员应按照不同的保管期限,分别填制一式两份案卷目录。

其中一份交档案部门留存,另一份经档案部门编填卷号后退立卷部门备查。

第九条 本级行附属企业的文书立卷归档工作,比照本行职能部门办理。

本级行投资入股的各类公司的属于本行文书档案管理范围的各类档案材料,由本行文书部门或本行业务管理部门一并立卷归档。

第十条 文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期为16年至50年,短期为15年以下(含15年)。

对不易判定保管期限的档案材料,应按照宜长不宜短的原则进行保管。

第十一条 凡是反映本级行主要业务活动和基本历史面貌的,对本级行各项工作和经济建设、历史研究具有长远利用价值的档案,列为永久保管。

其主要内容包括:

1.本级行制定的重要的法规性文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的主要文件材料;重要的请示、报告、总结和综合统计报表;机构演变,本级行领导人任免的文件材料等。

2.上级机关颁发的针对本行主要业务工作并需要本行贯彻执行的重要文件材料。

第十二条 凡是反映本级行工作活动,在较长的时间内对本级行具有查考利用价值的档案,列为长期保管。

主要内容包括:

1.本级行处理一般工作问题形成的文件材料,一般会议的主要文件材料,一般的规章制度等。

2.上级机关颁发的属于本行主要业务并需贯彻执行的一般文件材料。

3.下级行报送的重要的总结、报告和统计报表等文件材料。

第十三条 凡是在较短时间内对本行有参考利用价值的档案,列为短期保管。

主要内容包括:

1.本级行一般事务性的文件材料。

2.上级机关颁发的非本行主管业务。

但本行需贯彻执行的文件材料。

3.下级行报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。

4.同级机关和非隶属机关颁发的需要本级行执行的法规性文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件。

第十四条 文书档案的保管期限应从档案所属年代的下一年1月1日起计算。

长期规划、计划等文件材料的保管期限则按其有效期满后的下一年1月1日起计算。

第十五条 各级行档案部门对所接收的案卷应进行审核把关,对不符合质量要求的案卷应退立卷部门重新加工整理。

第十六条 各级行档案部门应以便于保管和提供利用为前提,按照本行文件形成的规律和特点,选择年度——组织机构分类法或年度——问题分类法对归档案卷进行分类。

所用的分类方法应保持前后一致,尽量保持固定,不能随意变动。

第十七条 案卷的排列应以档案分类方法为基础,按照不同的保管期限分别排列入库。

案卷排列方法应统一,前后一致。

第十八条 按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置。

在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

第十九条 案卷目录应区分不同的保管期限,分年度或混年度编制目录号。

在一个全宗内,案卷目录号不能重复。

第二十条 各级行档案部门应充分利用档案信息资源,积极开展档案编研工作,根据需要编写各种类型的档案资料,主动为机关各项工作服务。

第二十一条 各级行档案部门应努力做好档案利用工作,除编制案卷目录、卷内目录或全引目录外,还应根据利用者借阅档案的规律和特点,编制重要文件目录(卡片)、专题文件目录(卡片)、文号索引等档案检索工具,力求做到查找使用方便,调卷迅速准确。

第二十二条 各级行档案部门应根据本行具体情况,制定档案的借阅制度,严格办理借阅手续和掌握借阅范围,防止密级档案失密、泄密,确保档案安全。

第二十三条 各级行应定期向当地档案馆移交档案。

移交档案的具体时间、范围和进馆要求,按照当地档案局、馆的有关规定执行。

第二十四条 对超过保管期限的文书档案,应由本行档案部门按照《中国人民建设银行档案管理暂行办法》的规定组织鉴定和销毁工作。

第二十五条 本办法适用于各级建设银行。

第二十六条 本办法由总行办公室负责解释。

补充、修改时同。

第二十七条 本办法自颁布之日起执行。

(87)建总办字第20号《关于印发〈中国人民建设银行系统档案管理试行办法〉的通知》同时废止。