物业分公司合同管理细则

物业分公司合同管理细则

物业分公司合同管理细则

1总则

1.1各物业分公司应严格遵循管理公司《经营管理制度》的规定做好合同管理工作,规范公司经营行为,保护公司的合法权益,建立公司良好的经营管理秩序。

1.2各物业分公司必须按管理公司的规定要求严格控制各类经济合同的审批和签订,所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同,任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的,责任人应承担由此引起的经济和法律责任。

2相关职责界定

2.1物业分公司负责合同的拟订、洽谈,并按规定权限发行审批手续,与合作方签订正式合同,以及合同签订后的实施工作。

2.2项目所在公司负责审核物业服务合同,及物业分公司2万元(含)以上的,且属于《经营管理制度》中规定项目所在公司权限内的合同审批。

2.3管理公司物业管理部在经营管理委员会授权下审议或批准各类有关物业服务的合同文本,并负责审批物业服务委托合同、物业服务顾问(咨询)合同。

2.4管理公司成本管理中心负责审批《经营管理制度》中规定权限内的合同。

3物业服务合同的审批

3.1各物业分公司的下列协议文件均应视为与顾客之间签订的合同,必须按照规定程序进行评审。

a)与项目所在公司或其他开发商之间签订的前期介入阶段专项服务协议;

b)与项目所在公司或其他开发商签订的前期物业服务合同;

c)协助项目所在公司或其他开发商拟订的业主临时公约;

d)与业主委员会签订及续签的物业服务合同;

e)协助业主委员会拟订的业主公约。

3.2物业分公司品质部负责件拟订上述合同文件草案,物业分公司总经理负责组织评审,各部门负责人参加。评审应在合同签订之前进行,并确保对每一份新的合同

文件均进行评审。

3.3各类物业服务合同文件的评审应确保满足以下要求:

a)合同内容符合国家相关法律法规的规定;

b)合同内容完整,充分反映顾客方的需求和期望;

c)合同中各项要求明确、陈述清晰,并已与顾客方达成共识。任何与原招标文件不一致的要求,或双方存在疑虑的问题均得到澄清;

d)本公司有能力提供合同文件约定的物业服务要求;

e)合同文件能够充分保障本公司的合法权益。

3.4合同文件评审方式可以是会议评审或文件递审,具体由物业分公司总经理决定。采用会议评审时,由总经理主持评审会议,品质部协助记录,评审会议通过后,按以下顺序完成签署手续。采用传审方式评审时,由品质部按以下顺序组织各部门完成评审和签署手续。

a)品质部经理签署;

b)各部门负责人会署;

c)法律顾问审阅、签署;

d)物业分公司副总经理签署;

e)物业分公司总经理签署。

3.5物业分公司在完成上述规定的评审和签署后,在与顾客方正式签订合同文件前,必须逐级报送项目所在公司总经理审核、管理公司物业管理部批准。

3.6物业分公司在与顾客方签订上述合同文件时,均必须由总经理作为公司代表签订合同。

4其它经济合同的审批(采购类合同评审)

4.1除上述合同文件外的其它经济合同,由业务经办部门负责拟订合同草案,并按下述规定顺序组织合同文件的审查、签署。

a)经办人签字;

b)经办部门负责人签字;

c)法律顾问审阅;

d)财务部经理审核;

e)物业分公司副总经理审核;

f)物业分公司总经理审核(审批)。

4.2其它经济合同文件的审查(评审)内容包括(不限于):

a)合同标的内容是否完整,严禁拆分合同;

b)对方单位(法人)的资格是否真实、合法,合同项目是否在其营业执照范围内,当事人的名称或者姓名和住所是否记录清楚、准确;

c)经济合同的标的是否明确;

d)经济合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求;e)经济合同的价款或者报酬以及支付方式是否确定和准确;f)经济合同的履行期限、地点和方式是否确定;

g)经济合同的违约责任是否明确;

h)经济合同中是否有发生争议的解决方法;

i)必要时,是否明确保修条款;

j)结算和付款条件是否有利;

k)计价依据是否完备等。

4.3物业分公司在完成上述规定的审查和签署后,在与合作方正式签订合同文件时必须根据合同标的额的大小履行以下报批手续:

a)管理公司审批权限范围内的合同,按照管理公司《经营管理制度》中ecg004

《合同审批程序与权限规定》的规定,逐级报项目所在公司、管理公司审批;

b)管理公司审批权限以下且标的额在2万元(含)以上的物业管理其它经济合同,报项目所在公司总经理审批;

c)标的额在2万元以下的其它经济合同,物业分公司总经理负责审批。

4.4经审批后的其它经济合同由项目所在公司总经理负责与合作方签订合同。

5合同执行及变更

5.1各物业分公司行政人事部负责合同档案的保管,完整的合同档案应至少包括合同正本(一份)、合同审批表、本公司法人授权委托证明书复印件、对方单位的企业

法人营业执照复印件及法定代表人证明书、法人授权委托证明书等。

5.2合同执行部门负责人是合同履行的主要责任人。合同履行中出现分歧时,应及时与对方协商处理,必要时应邀请法律顾问参与,并向公司领导汇报。需要变更或解除合同时必须采用书面形式,并进行重新评审,具体按前述内容执行。合同变更或解除后经办人或经办部门应及时传达到受更改影响的部门,以便及时调整工作。

5.3物业分公司财务部负责建立合同台帐,各业务经办部门应负责收集、整理和及时提交合同执行的相关资料。

6相关文件与记录

6.1wdwy-fr-mm6301(前期)物业服务合同审批表

6.2wdwy-fr-mm6302物业分公司经济合同审批表

6.3wdwy-fr-mm6303物业分公司合同台帐