医院声像档案管理细则范例

医院声像档案管理细则范例

医院声像档案管理细则

1、目的

为加强对声像档案的管理,妥善收集与保管医院重要会议、活动拍摄的照片、图片、录像等声像资料,制定本细则。

2、适用范围

2.1本细则适用于医院各类声像资料的管理,包括医院召开的重要会议的声像资料(含数码照片、录像资料,下同)、外事活动的声像资料、重要培训与学术讲座的声像资料、科研成果及开展的新技术、新项目声像资料。

2.2本细则仅针对声像档案的管理,从属于医院《档案管理制度》。

3、工作程序

3.1会议、培训、活动的组织部门需指定专人(以下简称采集人)负责现场声像资料的采集与整理。

3.2会议、培训、活动结束15个工作日内,采集人根据要求,将声像资料制作成册连同底片(含电子版文件)送交档案室统一管理。

3.3认真执行声像资料归档交接手续,声像资料采集人应为声像资料附以简要文字说明,包括标题、人员姓名、排列顺序、时间、地点等基本信息。

3.4各部门(科室)采集人送交的声像资料(包括底片、电子版文件),由档案室进行分类、编号,填写目录,按声像资料的介质规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”,并辅以文字说明,按照时间顺序进行保存。

3.5借阅声像资料应履行借阅手续,资料档案不经允许不得反拍,更不得涂抹损坏。档案归还时,档案管理人员要认真检查,发现以上问题,视情节轻重给予经济处罚。

3.6声像资料档案要分级进行管理,对珍贵的历史照片应列为重点保护范围,妥善保存,原则上不予外借。如因公务确需借阅,应经院办(人事行政部)负责人批准。

3.7集团重要会议、活动的声像资料,除医院存档外,应复制一份报集团人事行政部存档备案,执行《重要事项管理制度》。