学院档案管理实施细则

学院档案管理实施细则

学院档案管理实施细则

档案管理工作是学院总体工作的一个重要组成部分，它是由国家、省、市指令性文献、文件和学院的物业管理、行政管理、人力资源管理及教学管理等各具有价值的文献、文件和资料组成。为维护档案的真实性和严肃性，特制定档案管理实施细则。

一、档案管理人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》。工作态度端正，事业心强。

二、档案管理人员要认真学习，积极工作，刻苦钻研业务，不断提高工作能力和管理水平，尽职尽责，认真遵守保密守则。

三、档案归档

（一）档案室负责接收各科室、部门在工作中形成的全部档案。学校各科室、部门需要归档的资料，按照要求收集齐全，整理组卷，按期向档案室移交，办理移交手续。文书档案移交时间每年4月20日前，会计档案每年5月20日前移交隔年档案，基建档案随时收交，不得无故拖延。

档案室接收和移交档案前必须经过严格的鉴定手续，质量合格后方可移交。档案交接手续，由归档单位编写移交清册，一式两份，当面查点清楚，并由交接双方签字，各保留一份。

（二）归档要求:

1.归档的文件资料必须完整、真实。

2.装订入册必须采用最终审定的正式稿件。

3.凡装订入册必须按档案总目录、分类目录及案卷目录和程序排列，并立卷说明。

4.各部门的资料归档入册，按统一通知的时间，先将本部门的归档工作，按装订要求分类装订好，然后移交院办统一编目归档。

5.档案移交时，交接人必须按规定办理签名移交手续。

6.归档时间:整套系统性管理工作文件应在正式颁布生效后的10天内归档，装订立卷。其他工作文件应先集中保管，半年一次装订立卷。行政工作、教学业务工作，应在下一年度第一季度内装订上卷。基建类资料在每项工程竣工验收后一个月内立卷。

四、档案借阅

（一）因工作需要按程序审批后，可借阅有关档案。

（二）借阅档案应在档案室内阅读。确因工作需要外借的，一天以内由党政办公室主任签名同意;一天以上由院长签字同意。

（三）凡需摘录或复印档案内容的必须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容的案卷编号及原文标题，并通过档案管理人员登记认可。

（四）保密档案不外借、摘录和复印。

（五）保密档案借阅需经党政办公室主任以上领导批准。

（六）借阅档案者不得在档案上注、涂、勾、点、圈、划，不得弄脏档案和撕、拆、取页，因工作需要摘录或复制时，须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容和案卷编号及原文标题。用完后退回档案室。

（七）归还档案时，档案管理人员必须认真查验，确认无误后，方能撤销借阅手续。

（八）凡因利用者保管不善，造成损毁、丢失，依《档案法》及其他规定予以处罚。

五、档案销毁

（一）超过保管期限的档案，由党政办公室对档案进行认真审查鉴定，确认无保存价值后，编造销毁清册，写出报告，经院长办公会议讨论，院长审批同意后方可销毁。

（二）会计档案的销毁，必须由档案人员提出意见，与财务人员共同审查鉴定，除报主管领导外，还需报财政部门审核批准。

（三）已到期，但经鉴定尚需继续保存的档案，可延长保管期限。

销毁时，必须经主管领导签字，派出监销人员到指定地点监销。监销人员必须在销毁档案清册上签字，送到造纸厂亲视化浆或销毁地点火化，不留痕迹。

六、档案安全

（一）库房专用，达到防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防光七防要求。

（二）库房设置温湿度计及登记簿，每月检查，发现超过极限，及时采取有效措施。

（三）库房内严禁烟火。放置灭火器材，以防不测。

（四）库房适时通风。

（五）箱柜摆放合理，垂直有序，利于通风。

（六）档案出入库房随时登记，做到帐卷相符。经常检查案卷完好状况，以便采取措施。