档案管理员兼工程技术部内勤职位说明（15篇范文）

第1篇 档案管理员兼工程技术部内勤职位说明

房地产档案管理员(兼工程技术部内勤)职位说明

直接上司:工程技术部经理。

工作职权、责任与范围说明书

对部门经理负责,与行政人事部档案管理人员协调,负责本部门的档案管理工作与内勤工作;

负责收集、整理、分类、保管全部的工程技术资料、记录、文件、批文、图纸、证件、计划书、预算书、设计变更单等工程技术档案;

负责部门的总务、打字、复印等内勤工作;

对工程技术档案保管的安全完整性负责;对本部门内勤工作的及时合理性负责;

完成部门经理交办的其他工作。

工作标准

全面、规范、准确、专业化;安全、迅速。

岗位、职位综合素质、技能要求

熟悉工程技术图纸、资料分类、保管及有关的施工手续流程;具有二年以上档案管理工作经验;熟悉计算机及其他现代办公设备的使用;档案管理、文秘、管理、建筑等相关专业大专以上学历,初级以上职称,年龄在35周岁以下。

第2篇 汽修企业车辆维修档案管理

汽车维修企业车辆维修档案管理

1、档案存放要有序,查找方便,并应做好六防工作,即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒,保持档案存放处清洁卫生。

2、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案,档案资料如有损坏应及时修补。

3、根据档案的内容、性质和时间等待征,对档案进行分类整理、存放、归档,并按内容和性质确定其保存期限,电子档案要及时备份。

4、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责,在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

5、各班组每年对档案进行一次核对清理,并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料,由办公室按规定处理。

6、维修车辆实行一车一档制,二级维护及以上作业的车辆档案内容包括维修合同、检验记录、维修人员和质量检验人员名单,竣工出厂合格证副页、结算凭证。

7、档案的借阅必须办理规定手续,借阅者对档案的完整、清洁负责,未经许可不得擅自转借、复印。

第3篇 基本建设类档案管理要求

1.熟悉基建类档案工作的基本原则和归档范围的确定。

2.贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定基建档案工作规章制度。

3.督促、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累、整理、归档工作,验收各有关部门移交的基建档案。

4.将收集、积累的基建档案材料整理、组卷、装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐。

5.根据基建枵案材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时借阅、利用和立卷归档。

6.积极组织开发基建灼案信息资源,充分发挥其作用。

第4篇 物业管理师物业管理实务试题-第十二章物业管理档案管理

物业管理师物业管理实务试题汇编之第十二章物业管理档案管理

一、单项选择题(备选项中有1个符合题意)

1.以下关于档案的说法,不正确的是()。

a档案是历史的原始记录

b档案是该原始记录的信息内容

c档案是经过归档保存的原始记录及其载体

d施工图纸在工程竣工验收之前,是正在使用的文件,它既是原始记录,也是档案

【答案】d

【解析】本题考查的是考生对档案定义的理解。有关内容可参见教材第178页。

2.能够较好地保持文件在内容方面的联系,使内容相同或相近的文件集中在一起的档案分类方法是()。

a月度分类法b年度分类法c事件分类法d组织机构分类法

【答案】c

【解析】本题考查的是考生对档案分类方法的理解和掌握。有关内容可参见教材第178页。

3.物业承接查验期的基础资料档案不包括以下哪项内容()

a物业及其附属设施设备的权属文件

b物业及其附属设施设备的技术文件

c物业及其附属设施设备的验收文件

d日常物业管理文件

【答案】d

【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期档案的收集与整理的理解和掌握。有关内容可参见教材第180页。

4.关于物业管理档案的保存与安全,说法不正确的是()。

a某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的,应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限

b房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案,保存期限为设备的使用年限

c档案损坏有人为的原因和自然的因素

d档案的安全包括:档案本身不受到损坏与丢失;档案信息不被非法复制、查阅和传播

【答案】b

【解析】本题考查的是考生对档案管理要求的理解和掌握。有关内容可参见教材第184―186页。

5.关于物业管理企业信用档案,说法不正确的是()。

a物业管理企业信用档案的建立范围是所有物业管理企业和物业管理师等执(从)业人员

b建设部负责全国一级和二级资质物业管理企业及执(从)业人员信用档案系统的建立和监督管理

c地方物业管理行政主管部门负责二级资质以下物业管理企业及执(从)业人员信用档案系统的建立和监督管理

d建设部信息中心负责物业管理企业信用档案系统建设的技术支持和系统运行与维护管理工作

【答案】b

【解析】本题考查的是考生对物业管理企业信用档案的理解和掌握。有关内容可参见教材第186~187页。

6.不属于物业管理企业信用档案记录内容采集途径的是()。

a通过政府部门、协会采集

b通过物业管理企业、执(从)业人员采集

c通过中介机构及社会公众采集

d通过口头方式采集

【答案】d

【解析】本题考查的是考生对物业管理企业信用档案记录内容的采集途径的理解和掌握。d选项是采集方式,因此,是错误的。有关内容可参见教材第192页。

7.物业承接查验期档案的索取对象是()。

a建设单位b施工单位c监理单位d早期介入的物业管理企业

【答案】a

【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期档案的收集与整理中物业承接查验期物业管理档案收集的范围的理解和掌握。此阶段档案收集的索取对象较单一,主要是建设单位。有关内容可参见教材第180页。

8.日常物业管理企业档案的收集范围不包括的是()。

a设备设施运行记录

b设备设施维修养护记录

c工程竣工验收记录

d物业服务记录

【答案】c

【解析】本题考查的是考生对日常物业管理期档案的收集与整理的理解和掌握。“工程竣工验收记录”是在“物业承接查验期”收集的档案。有关内容可参见教材第182页。

9.关于物业档案保存注意事项说法不正确的是()。

a物业承接查验期和人住收集的档案资料保存管理和安全十分重要

b房屋共用部分和共用设施设备的监测、检修与运行档案的真实性和保存期限应明确规定

c设备检修与运行记录档案保存期限一般不低于该设备使用年限的2倍

d所有设备运行和维护档案应有一个销毁的管理方案和程序

【答案】d

【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的保存和安全的理解和掌握。d选项是错误的,教材讲的是“小型设备的运行和维护记录档案’’应有销毁的管理方案和程序。有关内容可参见教材第184~185页。

10.下列档案损坏属于自然因素是()。

a遗失

b榻坏

c被盗

d墨迹的自然消失

【答案】d

【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的损毁的理解。有关内容可参见教材第185~186页。

11.关于物业管理企业信用档案的投诉处理,说法不正确的是()。

a物业管理企业信用档案应当接受社会公众的网上投诉

b投诉信息转给被投诉企业后,被投诉企业应在20天内将处理意见反馈给信用档案管理部门

c反馈意见应由当地物业管理行政主管部门签章

d无正当理由不按期反馈的,可作为不良记录计人企业或执(从)业人

员的信用档案并进行公示

【答案】b

【解析】本题考查的是考生对物业管理企业信用档案的投诉处理的理解和掌握。b选项是错误的,教材讲的是15天。有关内容可参见教材第184~185页。

二、多项选择题(备选项中有2个或2个以上符合题意)

1.物业管理档案包括以下哪些内容()。

a物业权属资料、技术资料和验收文件

b业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料

c物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录

d物业管理公司行政管理及物业管理相关合同资料

e国家及地方行政管理部门的相关规定

【答案】a b c d

【解析】本题考查的是考生对物业管理答档案内容的理解和掌握。有关内容可参见教材第178页。

2.物业管理常用的档案分类方法有哪些()。

a月度分类法b季度分类法c年度分类法d事件分类法

e组织机构分类法

【答案】c d e

【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的分类方法的理解和掌握。有关内容可参见教材第178~179页。

3.物业承接查验期物业管理档案收集范围包括以下哪些内容()。

a权属资料档案

b技术资料档案

c物业运行记录档案

d验收文件档案

e业主(或物业使用人)的权属档案

【答案】a b d

【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期物业管理档案的收集范围的理解和掌握。有关内容可参见教材第180~181页。

4.关于物业入住期物业管理档案收集的方式和程序说法正确的是()。

a物业人住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关,须同步进行

b应设立档案资料收集整理工作小组,由该小组专责进行档案资料的收集和整理

c专责工作小组应按照业主权属资料、业主(或物业使用人)个人资料档案分组,并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程

d将相关的权属资料和个人资料的复印件作为档案资料保管

e在档案资料收集后,应及时整理并归档

【答案】a b c e

【解析】本题考查的是考生对物业入住期物业管理档案收集的方式和程序的掌握。只有d选项是不准确的,应为“与原件核对后的复印件”作为档案资料保存。有关内容可参见教材第182页。

5.关于el常物业管理期档案的收集与整理,说法正确的是()。

a日常物业管理期档案主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案

b物业运行记录档案的收集范围包括:建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案

c物业维修维护记录档案的收集范围包括:建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案

d手续办理完毕的文件,应由承办单位或个人保存,一年后向档案部门移交

e日常物业管理期档案主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案

【答案】b c e

【解析】本题考查的是考生对日常物业管理期档案的收集与整理的理解和掌握。有关内容可参见教材第182~183页。

6.物业管理档案管理中,纸介质档案常用的检索工具有()。

a目录式检索工具

b簿式索引检索工具

c电子目录检索工具

d卡片式检索工具

e指南式检索工具

【答案】a b d e

【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的检索的理解和掌握。c选项是错误的,纸介质档案常用的检索工具没有这一项。有关内容可参见教材第183页。

7.以下属于物业管理纸介质档案提供利用的方式的有()。

a档案室阅读

b外借光盘

c制作副本

d向查阅者提供档案的专业知识

e向查阅者提供档案索引的方法

【答案】a c d e

【解析】本题考查的是考生对物业管理档案中纸介质档案的检索的理解和掌握。b选项是错误的,纸介质档案中不含有光盘。有关内容可参见教材第183―184页。

8.关于物业管理档案的保存与安全,说法正确的是()。

a某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的,应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限

b房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案,保存期限为设备的使用年限

c档案损坏有人为的原因和自然的因素

d档案的安全包括:档案本身不受到损坏与丢失;档案信息不被非法复制、查阅和传播

e小型设备的运行和维修记录档案应长期保存

【答案】a c d

【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的保存和安全的理解和掌握。有关内容可参见教材第184~185页。

9.物业承接查验期其物业管理档案收集主要包括()。

a权属资料档案

b建设单位的资料档案

c验收文件档案

d业主使用人档案资料

e技术资料档案

【答案】a c e

【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期档案的收集与整理的理解和掌握。有关内容可参见教材第180页。

三、案例题

1.张先生于2002年购买了一套某花园式住宅的配套底商。人住时,小区尚未全部竣工。急于用底商开餐厅的张先生没有追究工程的不完善,草草接收了房屋,餐厅也随即开业。由于在其后对房屋

的使用中,张先生对房屋以及物业管理存在诸多不满,除人住时交了一年物业费外,3年内没有向物业公司交过任何费用。截止到2004年底,张先生已经拖欠物业费、水电费、取暖费20多万元。在多次催缴无效的情况下,物业公司将张先生告上了法庭。经过调查审理和法院调节,张先生对物业费和取暖费没有异议,但对水电费不能认同。原因是:物业公司不能提供由张先生签字确认的水电费的起始数字依据。最终,物业公司损失了水电费总额的20%。请问法院这样判决是否恰当在此案例中,物业公司的错误在哪里

【答案】(1)法院对此进行的判决比较合理,因为物业公司不能提供水电费的起始表数,按照正常的惯例推理,物业公司交付给业主的水电表均不可能为“零起始”。同时张先生也不能提供已交费的证据。根据公平的原则及法官的自由裁量权,法院支持物业公司收取张先生80%的水电费较为合理。

(2)物业公司为代收取水电费的主体,应做好相关的准备工作。此案中物业公司没有及时对张先生所购买房屋的原始水电表数与张先生进行书面确认。为以后的收取工作留下隐患。

2.如果你是某物业公司的档案管理员,负责档案的保存工作,请说明档案保存应注意的事项有哪些

【答案】(1)物业承接查验期和人住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案,是物业管理档案中最重要和基础性的档案,它的保存管理和安全十分重要。

(2)房屋共用部位和共用设施设备的检测、检修和运行记录档案,在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用,因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定,一般不能低于设备的使用年限的2倍。

(3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大,这部分档案的保存期较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序,以腾出空间,避免档案室空间被无谓占用。

3.如果你是某物业公司的管理人员,分管档案管理工作,请说明物业管理企业信用档案管理工作的目标和要求。

【答案】目标:以物业管理电子政务系统、物业管理行业协会自律管理系统和企业经营管理系统为基础,形成覆盖物业管理行业所有企业及执(从)业人员的信用档案系统,并通过中国住宅与房

地产信息网实现各级物业管理行政主管部门、行业协会网站的互联互通。

要求:(1)各级物业管理部门要提高认识,加强领导,积极组织、指导和推动物业管理企业信用档案系统的建设工作。

(2)扩大物业管理企业信用档案的覆盖面。

(3)保证物业管理信用档案系统信息的全面、准确。

(4)及时做好信用档案记录信息的更新工作。

(5)统一系统数据平台,保证信息传递畅通、资源共享。

(6)物业管理企业信用档案记录信息的报送、传递及有关事宜的联系,主要采用电子邮件方式。

4.如果你是某物业公司的管理人员,分管档案管理工作,请说明物业管理企业信用档案的记录内容有哪些。

第5篇 物业管理档案建立与管理

物业管理档案的建立与管理

1.资料收集

资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。

2.资料分类整理

(1)分辨真伪。

(2)分类排序。

(3)组编档号。

(4)装订精美。

3.档案资料管理

(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。

(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。

第6篇 管理处物业档案操作流程10

管理处物业档案操作流程(十)

●收集资料(归档范围):

一、工程技术资料:1、项目取得资料(批文等);2、各类建筑许可证;3、各类图纸;4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;5、物业接管验收记录;6、其他合同、资料。

二、客户资料:

1、前期服务协议;2、交房清单;3、业主(客户)入住验房表; 4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);5、家庭情况登记;6、租户资料。

三、维修资料:

1、任务单;2、报修、约修记录。

四、安全维护管理资料:

1、值勤记录;2、交接班记录;3、物品出入登记;4、外来人员出入登记5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。

五、设施、设备管理资料(包括消防):

1、购销合同;2、安装图纸;3、说明书;4、养护计划;5、运行、维修、养护、巡查记录。

六、绿化管理资料:

1、图纸;2、承包合同;3、养护工作计划;4、检查记录。

七、环境卫生管理资料:

1、工作计划;2、检查记录。

八、社区文化资料:

1、活动计划;2、活动通知;3、活动图片。

九、业主反馈资料:回访记录、投诉记录、维修回访记录。

十、行政文件资料:

1、规章制度;2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。

十一、业主委员会资料:

1、筹备、成立等文件资料;2、会议纪要、决议等。

十二、财务管理资料:

各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。

●资料整理、归档:

按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。

●档案借阅:

文档查阅须经档案管理部门负责人批准。

范王码●档案的销毁:

根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。

第7篇 某园区物业档案建立与管理

园区物业档案建立与管理

档案资料管理是物业管理工作中的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为园区的公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。为此,管理处将配备档案管理人员,建章立制,充分利用智能化系统、电脑系统和原始文件资料管理三个手段,建立与完善【**新城国际】档案管理体系,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理,为业主服务。

(一)档案建立

档案资料的分类:

1、开发商提供的资料

各类图纸;

各类设施设备单位和联系人、保修卡和说明书;

所有房屋验收的合格证明;

所有业主商品房买卖合同的复印件;

业主基本情况表等;

房屋维修记录。

2、管理处自建档案资料

物业资料;

住户资料;

日常管理资料;

车辆管理档案;

装修管理档案;

工程返修档案;

维修服务档案;

收费管理档案;

设备管理档案;

社区文化档案;

业主意见征询、统计记录;

服务质量回访记录;

住户投诉及处理记录;

员工档案管理;

培训档案;

行政文件;

业主管理委员会文件。

(二)档案管理

档案建立和管理流程

收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

档案管理要求

1、多种形式的档案储存方式并利于保管。

2、电脑储存,便于查找和利用。

3、原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。

4、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录并分柜保存。

5、档案管理人员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理手续并及时收回,防止文件流失和泄密。

6、档案存放的环境要求达到防火、防潮等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。

第8篇 研究生档案管理内容

1.熟悉研究生材料归档范围。

2.负责研究生毕业论文及评审等材料的接收、整理、装订、编目、保管和利用。

3.严格执行保密制度,借阅研究生材料须经研究生处同意。

第9篇 建筑公司档案分类管理说明

建筑工程公司档案分类管理说明

1文件档案的管理:

1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。

1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。

1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。

1.4 档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。

1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。

1.6 文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。

2电子文档的管理:

2.1 收集、积累要求:

■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。

■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。

■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。

■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。

■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩

方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。

■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。

■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.2 收集、积累方法:

■及时按照要求制作电子文件备份。

■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。

2.3 归档要求:

■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。

■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。

3声像档案的管理:

3.1 声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。

3.2 文字说明的编写要求:

■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。

■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。

3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。

3.4 底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。

3.5 原版声像档案一般不得借出档案室,如有特殊需要,需由部门领导批准,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。

第10篇 车辆技术档案管理

为了保证营运车辆技术质量,防止事故发生,根据公司安全管理规定,特制定此制度:

一、车辆档案管理

1、新车行驶证、营运证、附加费证、购车发票、附加费收据复印件及车辆照片等有关行车资料交给公司,建立车辆基本情况档案;

2、车辆驾驶员要在每月例保后将车辆的月行程里程、保养维修、肇事情况上报公司二保站登记,由二保站负责人核实后填写车辆技术登记;

3、车辆重要部件或证件如有改动,应将改动情况报公司登记备案;

二、车辆检查

1、司机平时出车前后要做好检查,严禁带病营运,一经发现,视情况轻重罚100至500元;

2、公司每季将定期或不定期的对车辆进行检查,车辆技术状况必须达到以下标准:

(1)车辆号牌齐全、清晰,安装位置正确,无遮挡物;

(2)灯光、喇叭、雨刮器、观后镜等装置齐全有效;

(3)发动机汽缸工作正常,无异响、漏油、漏水等现象;

(4)转向装置操作灵活,无过紧或过松现象,高速行驶时车辆不会出现跑偏或摆头现象;

(5)制动系统良好,符合国家制动规范要求,前后四轮的定位准确;

(6)车辆各种线路完好,接放安全牢固;

(7)轮胎保持良好,轮胎胎冠上的花纹深度不得少于3.2mm;

(8)其他部件符合安全行车标准。

3、公司营运部管理人员上路检查车辆行驶情况时,在出示检查证后,司机必须停车配合,如发现车辆状况不佳的或违反公司安全管理规定的,管理人员有对车辆进行停驶、回场检查的权力。

三、车辆保养和审验

1、关于车辆二级维护、季检、年审。

(1)车辆每季进行一次二级维护;

(2)车辆进行二级维护后,司机要将二级维护单交到公司二保站备案,再到市运管所在二级维护本上签章;

(3)严禁车辆不进厂检测而取得二级维护单等弄虚作假现象,一经发现查实,除了重新进行二级维护外,公司将对司机进行500元至1000元的罚款;

(4)车辆每年进行综合检测年审一次。

2、按规定参加交警、运管部门组织的检测、年检、年审。

第11篇 电器企业员工档案管理

电器公司员工档案管理

1 员工档案分为试用期员工档案、员工档案、促销员员工档案三类。

2 公司为上述人员设立档案。

3 员工被辞退或调离,公司将为员工保存档案一年。

4 除有关领导因工作需要须借阅员工档案外,未经人力资源部许可,其他人不得私自翻阅员工档案。

第12篇 s物业档案管理培训

物业档案是物业形成、变迁和管理工作中的历史记录。因此物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分。

物业档案是指关于某物业所有的包括过去和现在的一切活动中所形成的,具有参考价值,应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、物业档案的内容:

物业档案的内容主要由物业设计施工图、物业产权档案和物业卡片三部分组成(简称图、档、卡)。此外,根据物业管理的工作需要所编制的各种帐册和表格也属于物业档案资料的内容。

物业设计施工图是一种反映物业现状的图纸,在物业大修或改建时,它们反映了物业的功能和结构等的变化情况,使之成为与物业的现状相吻合的专业图纸;是物业使用、保养、维修的重要依据。

物业管理公司可以通过图纸了解物业的分布,占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积,了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况,为正确使用和维护物业提供了重要依据。

2、物业档案的特点:

专业性、动态性、真实性、价值性、法律性。

3、物业管理档案的要求:

物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作,当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时,各种物业资料应及时进行变更异动,才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此,物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是:

(1)收集资料要全面;

(2)整理资料要规范;

(3)保管资料要科学;

(4)变更资料要及时;

(5)使用资料要得当;

(6)统计资料要准确。

4、物业档案的收集

收集的实质就是集中,收集工作是物业档案管理工作的起点,是一个重要环节。物业档案收集的要求是:

(1)纳入计划、明确责任;

(2)内容要齐全、完整、准确、翔实;

(3)形式要标准规范;

(4)载体要丰富。

5、物业档案的整理

(1)物业档案的整理要求:

整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目,使之系统化。

要求做到:分类科学,组卷合理,排列有序,保管期限准确,装订整齐、牢固,案卷封面、脊背、卷内目录和备考表(异动记录)填制准确、字迹工整、图样清晰,载体和装具质地优良,便于保管和利用。

(2)设备档案管理

设备的标识、建帐和资料的管理

①设备的标识:

所有设备实现单机悬挂《设备卡》,标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。

②设备的建帐:

建立《机电设备台帐》,台帐内容包括:设备名称、统一编号、型号、生产厂家、技术资料、保养人等。

③设备资料的归档:

每台设备资料依次编入:每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、机电设备维修保养记录表及说明书、合格证等。

第13篇 业主档案管理作业程序

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业业主档案的保管与跟踪

三、职责

1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。

2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

(1)经业主签署后的《业主公约》。

(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

(3)《业主家庭情况登记表》。

(4)《钥匙领用登记表》。

(5)《业主证领用登记表》。

(6)《业主入住验房表》。

(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。

(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

(9)业主的有关证件复印件。

(10)其他应保存的资料。

2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、业主档案的跟踪

(1)当发生下列情况变化时,服务处员工应将变化情况记录在业主档案中:

①通讯电话联络方式发生变化时;

②业主发生更替时。

(2)业主档案跟踪管理,由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

5、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处主任批准,经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。

6、业主档案应永久保存。

7、将各业主资料输入电脑进行管理。

第14篇 公司文件、档案质量管理过程

某公司文件、档案质量管理过程

目标:*档案管理全年不出现10次错漏现象;

*仓库管理年无事故率100%

1 文件管理:

文件管理包括:对文件的制定、编写、发放、回收、作废的管理和控制,具体操作步骤按《文件控制程序》条款5.1流程的步骤进行。

2 档案入库流程

流程说明:

2.1各部门将需要保管的资料经文员整理后,移交给档案管理员。由文员填写移交表格 。

2.2合同类文件必须复印一份到财务部,并填写《文档签收表》。

2.3档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。

2.4档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。

2.5对档案管理员的考评按行政部的月考评,每月1次。

3 档案管理:

3.1传统文件、记录的管理按照按《文件控制程序》、《质量记录的控制程序》执行;

3.2电子文档的管理参见《文件控制程序》条款5.10执行;

第15篇 管理处业主档案管理程序

管理处业主档案管理程序

一.目的

规范客户档案的管理工作。

二.适用范围

适用于管理处业主档案的动态管理。

三.职责

1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四.程序要点

1.业主档案内容。

1)经业主签署的《业主公约》。

2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

3)《业主家庭情况登记表》。

4)《钥匙领用登记表》。

5)《业主证领用登记表》。

6)《业主入住验房表》。

7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

9)业主的有关证件复印件。

10)业主产权确认登记(产权证书)。

11)其他应保存的资料。

2.档案盒(夹)的制作。

1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:×××-×.×-s.w-业主档案:表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。

3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

3.业主档案袋的制作。

1)准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。

2)将写有'栋号、楼层号、房号'的标贴纸贴在档案袋封面上。

4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

7.业主档案的跟踪。

1)当发生下列情况变化时,行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中:

a)通讯电话联络方式发生变化时;

b)业主发生更替时。

2)业主档案跟踪管理,由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

3)对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

8.业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。

9.业主档案应永久保存。

10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。

12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于检索;

13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;

14.借阅档案要经过批准,并做好记录。