物业钥匙委托管理作业手册

物业钥匙委托管理作业手册

物业钥匙委托管理标准作业手册

为了规范项目内特定情况下业主委托保管的钥匙及空置房钥匙的管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙

01、物业管理处钥匙保管的范围

发展商交楼后,业主未入住时由发展商托管的钥匙

特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有委托要求或实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给物业管理处工作带来额外事端的情况

未售出房屋

02、客服中心接管过来的钥匙由档案资料员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中

03、钥匙的发放工作按照入住流程操作

04、业主在特定情况下的钥匙管理

业主委托保管钥匙时,管理员应按《业主留钥匙登记表》的要求填写相关项目

管理员应特别向业主说明本物业管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主留钥匙登记表》的'业主签名'栏签名确认

05、托管钥匙的管理

物业管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由物业管理处管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、数量、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认

办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在'接收人'一栏签名确认

客服主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还

当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应征求业主同意后,要求损坏或丢失方重新换锁,保证房屋安全。并将处理结果记录在《业主留钥匙登记表》上形成备忘录,入业主档案袋中

06、所有与钥匙管理有关的记录应由客服中心归档、保存。