管理处物业档案操作流程10

管理处物业档案操作流程10

管理处物业档案操作流程(十)

●收集资料(归档范围):

一、工程技术资料:1、项目取得资料(批文等);2、各类建筑许可证;3、各类图纸;4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;5、物业接管验收记录;6、其他合同、资料。

二、客户资料:

1、前期服务协议;2、交房清单;3、业主(客户)入住验房表; 4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);5、家庭情况登记;6、租户资料。

三、维修资料:

1、任务单;2、报修、约修记录。

四、安全维护管理资料:

1、值勤记录;2、交接班记录;3、物品出入登记;4、外来人员出入登记5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。

五、设施、设备管理资料(包括消防):

1、购销合同;2、安装图纸;3、说明书;4、养护计划;5、运行、维修、养护、巡查记录。

六、绿化管理资料:

1、图纸;2、承包合同;3、养护工作计划;4、检查记录。

七、环境卫生管理资料:

1、工作计划;2、检查记录。

八、社区文化资料:

1、活动计划;2、活动通知;3、活动图片。

九、业主反馈资料:回访记录、投诉记录、维修回访记录。

十、行政文件资料:

1、规章制度;2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。

十一、业主委员会资料:

1、筹备、成立等文件资料;2、会议纪要、决议等。

十二、财务管理资料:

各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。

●资料整理、归档:

按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。

●档案借阅:

文档查阅须经档案管理部门负责人批准。

范王码●档案的销毁:

根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。