星城项目物业档案资料管理

星城项目物业档案资料管理

新星城项目物业档案资料管理

随着物业现代化的不断发展,信息资源成为管理又一重要因素。档案、信息管理从物业管理的介入期开始,始终伴随着物业管理的进程,从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。为此,我们对档案、信息资料采用计算机管理,达到'科学化、有序化、集中化'管理目标。

管理的内容

1、资料的收集

资料的收集坚持'来源多、内容广'的原则。从物业管理的实际工作出发,扩大信息资料的来源,从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2、档案资料的分类

所收集的档案资料,根据其来源、内容、形式,进行集中整理和科学分类,做到条理清晰、分类合理,便于使用、查找、检索。

移交资料

项目资料名称

新星城项目规划资料

1、项目批准文件

2、用地批准文件

3、规划证、建筑许可证、开工许可证

4、拆迁安置资料

5、房地产平面图

工程技术资料

1、竣工图、总平面图,建筑、结构、设备及附属工程及 隐蔽工程的全套图纸

2、地质勘查报告、工程建设投标文件

3、工程合同及竣工报告

4、工程预决算

5、图纸会审记录

6、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

7、隐蔽工程验收签证

8、沉降观察记录

9、竣工验收证明书

10、钢材、水泥等主要材料的质量保证书

11、新材料、构配件的鉴定合格证书

12、水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

13、砂浆、混凝土试块试压报告

14、供水、供气、空调的试压报告

15、园林绿化图纸和清样

16、设备清单、设备供货合同,设备安装调试记录,使用注意事项、说明,质保书和保修单

17、工程监理报告

日常物业管理档案、信息资料

项目资料名称

物业资料物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等

业主资料业主须知、业主基本资料、物品出入登记等

装修资料装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等

维修资料修缮计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等

绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等

清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等

消防管理资料消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等

治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、护卫巡逻签到表、安全隐患整改通知等

设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等

社区文化活动资料活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等

员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等

服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等

行政文件资料政府相关文件、法规、法律;公司有关文件、通知、函件;商茂世纪广场物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等

3、档案资料管理的要点

(1)重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收,完善交接手续后方能分卷立档。

(2)档案资料实行专人专职管理。

(3)档案资料实行严格的借阅登记制度,归还入档时,必须经过审核检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽导致文件流失。

(4)档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由主要负责人或其指定的责任人负责,对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效文件。

(5)档案资料的管理必须做到'七防',即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等防潮物,档案管理人员须定期检查和清理,保证档案资料管理环境条件符合要求。

4、档案资料管理制度

(1)管理公司档案资料员负责整理收集各类档案资料。

(2)管理公司工作人员日常工作中必须完成工作范围内的各类文件、记录,以便档案员收集。

(3)管理公司资料室收档、存档的文件、批文必须是原始记录,其他资料确没有原始记录,也可存复印件。

(4)档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。

(5)管理公司档案资料分类:用户档案资料、装修审批资料、维修保养资料、工程竣工资料及管理公司相关资料。

(6)已归档的资料,每月进行抽查,每季进行全面检查,年度进行清理、检查,对超期或已无保存价值的档案,严格按销毁规程进行。

(7)对外借阅

用户借阅或其他人有关档案资料,须向管理公司提出书面申请,经管理公司经理批准后,交档案员备案查找。所有借阅档案资料不得带出档案室,如遇特殊情况需复印的,应交纳一定的保证金。

(8)对内借阅。

管理公司内部工作人员查阅档案资料时,经管理公司经理批准后,交档案室档案员查找,但不得随意复印

5、档案资料管理体系

6、档案资料销毁规程

(1)每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面认真检查、整理,并提出超过期限或已无保存价值的档案。

(2)根据各类档案资料的保管期限,在确定该档案已超过保

存期限或已无保存价值时,由档案资料员填写销毁单并报经理鉴定。

(3)经理在接到销毁单10个工作日内,结合实际情况,并经管理公司办公会议进行鉴定,确认无误后,执行销毁。