某园区物业档案建立与管理

某园区物业档案建立与管理

园区物业档案建立与管理

档案资料管理是物业管理工作中的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为园区的公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。为此,管理处将配备档案管理人员,建章立制,充分利用智能化系统、电脑系统和原始文件资料管理三个手段,建立与完善【**新城国际】档案管理体系,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理,为业主服务。

(一)档案建立

档案资料的分类:

1、开发商提供的资料

各类图纸;

各类设施设备单位和联系人、保修卡和说明书;

所有房屋验收的合格证明;

所有业主商品房买卖合同的复印件;

业主基本情况表等;

房屋维修记录。

2、管理处自建档案资料

物业资料;

住户资料;

日常管理资料;

车辆管理档案;

装修管理档案;

工程返修档案;

维修服务档案;

收费管理档案;

设备管理档案;

社区文化档案;

业主意见征询、统计记录;

服务质量回访记录;

住户投诉及处理记录;

员工档案管理;

培训档案;

行政文件;

业主管理委员会文件。

(二)档案管理

档案建立和管理流程

收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

档案管理要求

1、多种形式的档案储存方式并利于保管。

2、电脑储存,便于查找和利用。

3、原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。

4、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录并分柜保存。

5、档案管理人员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理手续并及时收回,防止文件流失和泄密。

6、档案存放的环境要求达到防火、防潮等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。