金阁物业管理处档案管理

金阁物业管理处档案管理

金苑阁物业管理处档案管理

档案的建立与管理要做到(1)档案资料标准化;(2)档案管理员专业化;(3)档案管理科学化;(4)实行计算机贮存与原始资料双档制。档案的建立与管理是物业管理的重要内容。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力地促进物业管理工作,提高物业管理水平,最终达到更好地为住户服务的目的。

一、档案的建立

1、办公室设专人负责“金苑阁”档案的建立与管理工作。按照各种档案对温度、湿度和照明的要求,建立标准的档案资料室;档案管理员必须经培训并合格后才能上岗。

2、制度档案建立与管理的工作流程,档案资料管理规章制度,档案管理员岗位责任制。

3、系统地收集“金苑阁”工程档案资料,住户资料、管理档案及其他档案,具体内容见附表。

二、档案的管理

1、充分运用计算机管理

在现代信息社会,广泛地应用计算机,参与各行业、各方面的工作,已成为现代化管理的重要手段,在档案管理上,充分发挥计算机具有的数据处理功能,贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势,实现档案管理的科学化和现代化。

计算机的应用主要体现在:

运用计算机查询住户资料。采用目前最先进的物业管理软件,经录入住户资料后可以很方便地查询有关住户资料。我们可以清楚地查到楼房名称、业主姓名、住户人数、面积、房屋类型、结构、家庭成员。如果想知道家庭成员的情况。可进一步查询其姓名、性别、出生年月、籍贯、关系、工作单位、职务、户籍等情况,这将为我们的工作带来极大的方便。

2、采用计算贮存与原始档案双档制,实现档案资料贮存方式多元化,尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存,以利于保存、查找和利用。

3、做到档案组卷分类科学化

编制统一的档案组卷分类说明书,规定应按部分类,以内容分类、按同一年度、同一保存期限,同一保存程度的顺序进行组卷,逐一编号、登记造册、编缉目录、分柜保存。住户档案资料分类原则,每组按柜、每栋按位、每单位按盒、每户按册建档。

4、加强档案的安全、保密工作

在设计建立标准化档案室之前,考虑了加强档案的安全管理,配置消防器材和防盗门、网、档案柜,符合防盗、防火、防虫、鼠、防潮的要求。贯彻执行国家保密法,管理处部分档案按其保存程度有重要之分,并以其泄露、遗失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响分为绝密、机密、秘密三级,其他资料档案,不同密级的档案在保管和运用方面将会区别对待。

三、档案的运程

1、建立电脑网络系统,由一台主机网上联系多台终端机,分布在各个办公室中,常用的档案应用编制计算机系统软件并将档案资料输入计算机,方便于查阅,密级档案设置密码口令,经主任授予口令后方能使用。

2、员工因工作需要借阅档案,应办理借阅登记手续,并规定借阅期限。

3、档案的销毁,应填写销毁单,并经管理处主任批准后方可执行,销毁单由档案员保存。

附表 项目内容

建筑与工程档案

1、社区规划图,竣工总平面图

2、单体建筑、结构、设备竣工图

3、地下管理网竣工图

4、地质勘察报告

5、工程合同及开、竣工报告

6、工程预结算

7、图纸会审记录

8、工程设计变更通知及技术核定单

9、竣工验收书

10、主要材料、质量保证书

11、水电、气等设备的检验合格书

12、绿化工程竣工图

13、社区各类房屋清单

14、出售房屋的产权范围

15、社区公共设施、设备及公共场所地清单

16、社区未完工的房屋、公用设施、设备及公共场地的竣工日期

住户档案

1、购房合同书

2、入伙通知书

3、夫妻双方身份证、工作证复印件

4、商、住户详细资料登记表

5、前期物业管理服务协议

6、家庭人员登记表

7、管理费银行托收档案

装修档案

1、装修申报表

2、装修管理协议

3、装修人员登记表

4、室内装修设计图

管理资料

1、管理规章制度

2、管理处文件、通知、资料、历次活动记录

3、部长值班工作记录

4、商、住户投诉与回访记录

5、员工培训与考核记录

6、员工个人档案

7、治安、交通管理记录

8、绿化管养记录

9、财务表及其公布方案

10、业行会的文件、通知、资料、历次活动记录

11、其它有关管理资料

维修档案

1、机电设备管理维修记录

2、维修申报、派工记录

3、维修回访记录

4、重大完善、配套工程记录