物业信息传递管理程序文件

物业信息传递管理程序文件

物业程序文件:信息传递管理程序

1.目的

建立zz物业统一的信息管理标准,进一步规范衡量物业公司业务体系。

2. 适用范围

本规定适用于公司各部门、各管理处信息传递管理。

3.定义

无

4.职责

各部门经理负责贯彻执行,由办公室负责监督执行。

5.方法及过程控制

5.1公司各部门人员应保持开放心态,及时、准确地将信息传递给公司相应部门。

5.2各部门/管理处经理(负责人)是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门/管理处的信息管理工作。各部门/管理处设一名信息员(可以兼职)。

5.3公司各部门/管理处之间及部门/管理处内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严重者将移交司法机关处理。

5.4公司员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。

5.5定时编制并传递文件时间

5.5.1工作计划:每月26日(遇公休日顺延)由各管理处、各部门自行制定,并经项目、部门负责人审核后,传递办公室汇总,待公司办公室主任审批后知会地产公司相关部门或人员。

5.5.2物业管理信息周报:每周五由各管理处、各部门按照统一文本格式制作,并经项目、部门负责人审核后,传递行政事务办公室汇总,品质管理部审核,公司总经理最终审核后发送地产公司和物业公司相关人员。

5.5.3物业管理月报:每月1次,每月3日报送;由各管理处、各部门按照统一文本格式制作,并经主管第一负责人审核后,传递办公室,由办公室发送至地产公司总办和集团物业管理部。

5.5.4经营月报表:每月8日前(遇法定节假日,顺延);

5.5.5重大的质量事故、突发事件、顾客投诉须在一个工作日内通报。见《突发事件管理控制程序》、《顾客投诉处理程序》

5.6职能部门人员向其他部门发送邮件,需提前报送本部门经理(负责人)审批,否则将视为无效信息。

5.7关于公司内外文件的收发与网络安全

5.7.1公司对内、对外发文都应有统一格式,公司对外发文需由总经理确认后方可发送。各部门在公司内部发文由部门经理确认后张贴、发送。

5.7.2各部门及各位职员必须采用给定的帐号和密码上公司内部网,并对帐号严格保密,不得泄露给外界(他人)使用,对于因泄露帐号给公司造成损失的,视情节给予相应处理,直至追究相关法律责任。

5.7.3各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应定时更换,如本部门有人员离职,应立即更换其在职期间所掌握的所有密码,以确保信息安全。

5.7.4不得利用internet及e-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。

5.7.5不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做严肃处理。

5.7.6操作时,应遵守internet国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮 件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。

5.7.7不得利用internet从事私人工作,办公室电脑人员将定期对各部门电脑使用情况进行监控、检查。

5.8单据、合同的传递与督促

5.8.1单据、文件、合同的传递

各类单据、文件、合同,经总经理批复后,将批复件转交指定人员取回。

5.8.2审批时限

审批人自接收后不超过2个工作日(物业公司范围内),完成审批。

5.8.3如审批人外出,可通过电话方式授权其他人员代签意见,待审批人员外出归来后补签。

5.9 关于公司内部网平台

5.9.1公司内部网各部门信息由各部门/管理处信息管理员负责维护更新,整体维护由办公室电脑管理员负责。

5.9.2内部网建立了正常的沟通渠道,即内部网论坛.不得利用公司网络进行人身攻击,否则后果自负。

5.9.3内部网各部门/管理处的信息需由各部门/管理让经理确认后方可上传发布。

5.10内部沟通办法

5.10.1公司各项政策、制度、措施一般通过会议或文件的形式进行传达,一般情况每二周召开经营管理业务会,每年年初召开年度工作会议,以及召开一些临时会议。

5.10.2每月第一个整周的周六为总经理接待日,所反映问题由总经理落实有关部门妥善处理。

5.10.3各部门可采取例会、座谈等方式进行内部沟通,传达公司和部门政策,听取各组意见。

5.10.4沟通时应耐心、礼貌倾听员工意见,对员工的意见及困难予以重视并做好回复工作。

5.10.5减少浪费、节约成本。开源与节流,是公司在经营管理中并行不悖的两种手段,公司欢迎员工提出增产节约的方法和节约费用开支的建议。

5.10.6通过公司内部网平台实现信息共享与内部沟通,总经理online板块实现了员工与领导层的直接对话.畅所欲言板块体现了沟通无极限.

5.10.7沟通的信息及内容:

a)正常信息,如工作情况、方针、目标、检验、检测结果、顾客对产品质量投诉、内部审核与管理评审报告及体系运行的其他记录;

b) 不符合信息;

c) 其他内部信息,如员工对于产品质量工作的建议等。

6支持性文件

无

7质量记录表格

tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物业信息收集一览表》