物业维修资金使用管理作业指导书

物业维修资金使用管理作业指导书

物业维修资金使用管理作业指导书

1.0目的

规范物业公司启动专项维修资金工作程序。

2.0适用范围

适用于物业公司启动专项维修资金工作。

3.0相关文件

3.1《北京市专项维修资金使用管理办法(试行)》

3.2《住宅专项维修资金管理办法》(中华人民共和国建设部、财政部令第165号)

3.3北京市昌平区**苑小区业主委员会:《北京市昌平区**苑小区专项维修资金使用管理实施细则》(2006年7月29日)

3.4北京市昌平区**西苑小区业主委员会:《北京市昌平区**西苑维修资金使用管理制度》(2006年7月28日)

3.5北京市昌平区**东苑、北苑、中苑小区业主委员会:《北京市昌平区**东苑、北苑、中苑小区业主委员会专项维修资金使用管理制度》(2006年7月29日)

4.0职责

4.1社区服务办公室负责核实专项维修资金的归集、分户情况;财务部负责向社区服务办公室提供所需情况、数据。

4.2社区服务办公室配合银行做好业主查询卡的发放工作。

4.3社区服务办公室负责公司专项维修资金领导小组下设的'专项工作小组'(以下简称'工作组')日常工作的组织安排。

4.4专业公司提出大修计划,组织维修预算、施工方案等资料。

4.5物业管理部、总工程师办公室负责对大修计划进行审核,选择施工单位、确定费用预算。

4.6社区服务办公室将大修计划告知业委会并协助业委会组织召开业主大会,组织文字材料。

4.7经营管理处负责协助召开业主大会。

4.8专业公司和有关部门负责签署维修合同。

4.9物业管理部负责向政府小区办备案工作。

4.10财务部负责维修费预支、收款、结算工作。

4.11专业公司负责维修项目的施工监督、检查、办证工作。

4.12公司各管理部门负责监督相关部门工作的落实。

5.0社区服务办公室工作程序

5.1资料学习培训阶段

5.1.1社区服务办公室负责牵头组织,物业管理部、质量管理部、电梯管理公司、经营管理处根据不同的分工进行培训;

5.1.2学习'3.0相关文件'所列法规及文件;

5.1.3学习相关部门出具的《核查报告》;

5.1.4特种设备检测所出具的《特种设备定期检测报告》;

5.1.5学习相关专业知识。

5.2协助业委会召开委员会会议准备阶段

5.2.1社区服务办公室负责将涉及范围内业主的《专项维修资金划转清册》、《支用维修资金分户明细表》下载成册;

5.2.2与经营管理处、财务部就业主姓名、住宅面积、归集资金等业主资料进行核对;

5.2.3社区服务办公室根据提供的维修预算,作出《支用维修资金分户明细表(预算)》;

5.2.4将《小区内设施设备大修需使用住宅专项维修资金的函》提交业主委员会;

5.2.5将维修计划、费用预算、核查报告、施工单位资质、《支用维修资金分户明细表(预算)》提交业主委员会;

5.2.6社区服务办公室负责就召开业主委员会会议及会议议程、所需材料和业委会主任沟通。材料包括:向业委会提交的《关于启用维修资金的告知函》,鉴定部门出具的《核查报告》,《维修计划》、《费用预算》、《施工单位资质》、《专项维修资金分户明细》、《专项维修资金划转清册》等。

5.3召开业主委员会会议阶段

5.3.1由业委会主任提议、全体委员参加、居委会主任列席的专项维修资金使用专题会;

5.3.2由物业公司向全体委员出示使用维修资金的相关材料;

5.3.3由业委会主任作出《使用维修资金的议案》、《委托书》、《召开业主大会的方法》等提议;

5.3.4组织、推选涉及范围内业主代表组成'维修工程项目监督小组';

5.3.5全体业委会委员表决、签字,居委会主任监督签字;

5.3.6形成业主委员会决议。

5.4材料公示阶段

5.4.1社区服务办公室制作公示资料。

5.4.2经营管理处协助社区服务办公室在涉及范围内张贴公示资料。

5.4.3公示资料包括:《业主委员会召开业主大会的决议》、《核查报告》、《施工计划》、《维修单位资质》、《施工单位维修费用预算》、《预算费用分摊明细》、《维修项目工程领导小组》、《召开业主大会的方法》、《委托书》等。

5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后将公示资料汇集成册备查。

5.5入户表决阶段

5.5.1配合业委会、居委会进行宣传;

5.5.2制作表决卡,与经营管理处做好入户准备;

5.5.3协助经营管理处组织人员入户发放、回收表决卡;

5.5.4对表决卡进行统计汇总;

5.5.5由业委会委托居委会、业主代表对表决结果进行抽查、确认,出具证明。

5.5.6协助业主委员会对表决结果进行公示。

6.0办理行政备案程序

6.1由物业管理部对以下资料进行审核:《支用维修资金申请》、《专项维修资金预支用备案表》、《施工合同》、《施工单位营业执照》、《资质证书》、《工程费用预算》、《鉴定报告》、《小区公示结果证明》、《业主决议(含统计结果)》、业委会出具的《同意使用维修资金的决议》、《维修费用分摊明细表》、《任务单》、《支取汇总表》、《支取清册》、《承诺书》。

6.2由社区服务办公室负责网上备案。

6.3物业管理部带以上材料到地区办事处及区、市建委小区办办理备案手续。

7.0费用预支程序

7.1由财务部对《维修费用分摊情况》进行审核;

7.2由财务部向银行提交《支用维修资金申请》、《专项维修资金预支用备案表》、《施工合同》、《施工单位营业执照》、《资质证书》、《工程费用预算》,相关部门出具的《核查报告》、《小区公示结果证明》、《业主决议(含统计结果)》、《同意使用维修资金的决议》、《维修费用分摊明细表》、《任务单》、《支取汇总表》、《支取清册》、《承诺书》等材料,到银行办理资金预支手续。

8.0维修施工程序

8.1由物业公司相关部门和工程项目领导小组对施工进行监督。

8.2施工现场明示施工单位、施工时间、安全提示等。

8.3施工单位遵守政府相关施工要求及规范。

8.4施工完成后物业公司组织专业人员及工程项目领导小组成员进行工程竣工验收,根据施工验收情况报质量检测机构检测。

8.5相关部门出具《工程验收合格证》及《工程费用决算单》。

8.6对施工过程影像资料留档。

9.0工程费用结算程序

9.1工程竣工验收合格后由财务部到银行办理资金结算手续;

9.2需准备以下材料:《维修费用结算单》、《维修费用发票》、根据工程结算单出具的《维修费用分摊明细》、《费用结算分户调整表》。

10.0材料备案程序

对以上所有涉及材料整理后备案存档,电子版档案、纸媒介档案(两份,业委会留存一份)分别存档。

11.0工作考核

启用公共维修资金工作考核纳入公司工作考核体系。

12.0需存档的文件或资料

12.1《业主委员会召开业主大会的决议》

12.2《核查报告》

12.3《施工计划》

12.4《施工单位资质证书》

12.5《施工单位营业执照》

12.6《施工合同》

12.7《施工单位维修费用预算》

12.8《支取维修资金分摊明细》

12.9《维修项目工程领导小组》

12.10《维修项目工程领导小组对费用预算进行审查的公告》

12.11《业主大会表决形式》

12.12《支用维修资金申请》

12.13《专项维修资金预支用备案表》

12.14由业委会审核后的《工程费用预算》

12.15相关部门出具的《鉴定报告》

12.16《小区公示结果证明》

12.17《业主决议(含统计结果)》

12.18专项维修资

金管理系统打印的《任务单》、《支取汇总表》、《支取清册》

12.19《承诺书》

12.20《工程验收合格证》

12.21《工程费用决算单》

12.22《费用发票复印件》

12.23《维修费用分摊明细》

12.24《费用结算分户调整表》